Waar gebruik ik AI voor? Dertig antwoorden uit echte werkdagen

De meest gestelde vraag na een trainingsdag gaat nooit over hoe de techniek werkt. Het is deze: waar gebruik ik het voor?

Dat is een terechte vraag. Je weet dat anderen er iets uit halen met AI, maar de voorbeelden die je hoort gaan over het schrijven van blogteksten, en jij schrijft geen blogteksten. Jij behandelt dossiers, maakt offertes, belt klanten, houdt vergaderingen en leest rapporten die je niet hebt kunnen lezen.

Dit is een lijst met dingen die mensen écht doen. Geen ervan vereist dat je iets van AI afweet. Elk punt is getest in EuroWork voordat het hier opgeschreven werd, met verzonnen maar realistisch materiaal. De antwoorden duurden tussen de vijf en vijfenveertig seconden en kostten tussen de twee en veertien cent per stuk.

De camera is de onderschatte knop

Dit is het voorbeeld dat mensen vaak hun telefoon laat pakken tijdens de training.

Je vindt een dingetje in een doos in het magazijn. Je kunt er niet naar zoeken, want je weet niet hoe het heet. Maak er een foto van, druk op Een document bijvoegen en vraag wat het is en of je het weg kunt gooien. Hetzelfde werkt voor het reserveonderdeel waarvan niemand het nummer weet, voor een component in een schakelkast en voor die kabel in de serverruimte.

Hetzelfde trucje, meer varianten:

1. Het whiteboard na de vergadering. Maak er een foto van en vraag om een begrijpelijk projectplan, in plaats van vijftien pijlen en een vlekkerig vakje over te schrijven.
2. Een oud document met krullerig handschrift. Een huwelijksakte, een notulen uit de jaren vijftig, een aantekening in een oude map. Vraag om een vertaling, en of onzekere woorden gemarkeerd worden zodat je weet waar je zelf goed moet kijken.
3. Het bordje, het etiket of de handleiding in een taal die je niet leest. Maak er een foto van en vraag wat er staat.
4. Een rapportpagina die je met je telefoon hebt gefotografeerd. Vraag om een samenvatting van de helft van de lengte, zodat je in tien seconden weet of het de moeite waard is om het helemaal te lezen.

Het klinkt als een speeltje. Totdat je het elke week op je werk gebruikt.

Lezen wat niemand tijd voor heeft

Hier ligt de grootste onbenutte winst in de meeste organisaties. Niet sneller schrijven, maar niet alles hoeven lezen.

5. De jaarrekening of tussentijdse rapport die je toegestuurd kreeg. Voeg hem toe en zeg wie je bent: wat hiervan raakt mij, als rector? Als inkoper? We hebben het getest als rector en kregen het schoolgedeelte eerst, de economie als indirecte invloed, en niets over het rioolnetwerk.
6. Laat hem tegen zichzelf ingaan. Eerst: geef me de vier sterkste redenen om hiermee door te gaan. Daarna: geef me de vier sterkste redenen om het niet te doen. Je krijgt in twee minuten een beter beeld dan na een uur piekeren.
7. Twee versies van hetzelfde contract. Voeg ze allebei toe en vraag wat het verschil is. We hebben het getest met twee concepten voor een koopovereenkomst waar een bijzin over personeelsverantwoordelijkheid was verwijderd en de garantietermijn was verkort van 24 naar 12 maanden. Beide wijzigingen kwamen terug, met wat ze in de praktijk betekenen voor de koper. Dat soort bijzinnen is precies waar je oog overheen glijdt bij het doorlezen.
8. Een aanbestedingsverzoek tegen jullie eigen referenties. Voeg het verzoek toe en een overzicht van wat jullie eerder gewonnen en geleverd hebben, en vraag ronduit of het de moeite waard is om er drie dagen aan te besteden.
9. De wetstekst of voorschrift. Vraag om een uitleg in een taal die bedoeld is voor iemand die geen jurist is. Vraag gerust om een versie die een zestienjarige zou snappen, die wordt vaak het best, ook voor volwassenen.
10. De sollicitaties tegen de vacature. Voeg de vacature toe als criteria en de sollicitaties een voor een, geanonimiseerd, en vraag om ja of nee met motivatie. De beslissing is nog steeds aan jou, maar de onderbouwing is consistent.

Schrijven, en je eigen stem behouden

11. Laat hem beoordelen in plaats van schrijven. Schrijf zelf het antwoord en vraag om een beoordeling van de toon. Je hoort vaak dat wat je schreef goed is, en één concreet ding dat het beter zou maken. Toen we het testten, kregen we het advies om een zin toe te voegen die de frustratie van de ontvanger erkent, wat klopte. Hetzelfde antwoord eindigde met een verwijzing naar richtlijnen die we niet konden vinden. Lees bronverwijzingen met dezelfde argwaan als al het andere.
12. Korter maken tot zeventig procent. Niet omdat de tekst slecht is, maar omdat hij dan gelezen wordt. In onze test werd een tekst van 906 tekens 601 tekens, met alle vier de feiten er nog in. Maak er een gewoonte van voor alles wat je naar meer dan vijf mensen stuurt.
13. Het antwoord op de boze mail. Plak wat je kreeg erin en vraag om een antwoord dat kalmeert in plaats van opstookt. Lees het goed door voordat je het verstuurt: in onze test beloofde het concept dat een factuur direct zou worden geannuleerd, terwijl we uitdrukkelijk hadden gevraagd om niets te beloven wat we niet zeker wisten. De toon was goed, de belofte was niet van jou.
14. Verander de toon helemaal. Dezelfde tekst als formeel, als warm, als zelfspot. Je eigen tekst in drie toonhoogtes zien is de snelste manier om te begrijpen welke past.
15. De reactie op het opiniestuk in de lokale krant. Vraag om de sterkste tegenargumenten. Je hoeft ze niet letterlijk te gebruiken, maar je weet waar je staat. Hier is de waarschuwing het belangrijkst: in onze test bouwde het antwoord zijn argumenten op een rapport en een intern memo die niet bestaan. De argumenten waren bruikbaar, de cijfers waren verzonnen. Gebruik de redenering, haal de cijfers zelf op.
16. De vertaling die moet blijven. Onder Documenten vind je documentvertaling voor tekstdocumenten en presentaties. De opmaak blijft behouden, tabellen en lay-out blijven staan, en je krijgt een kant-en-klaar bestand terug om te downloaden. Moet de tekst lang meegaan in druk of op het web: laat iemand met de taal als moedertaal er toch even naar kijken.

Eén ding om te onthouden: zodra je iets publiceert, zijn het jouw woorden. Dat geldt ongeacht wie of wat het eerste concept heeft geschreven.

Specialisten: als dezelfde vraag elke dag komt

Dit is de functie die het meest verandert voor degene die steeds dezelfde vragen beantwoordt. In de linkerkolom, onder Specialisten, bouw je je eigen expert door hem een instructie te geven en een paar bronnen om op te leunen. Je kiest zelf of hij van jou is, gedeeld wordt met geselecteerde collega’s of met de hele organisatie.

17. Degene die elke dag dezelfde vragen beantwoordt. Voeg het aanbod, de prijzen en de regels toe als bronnen, en laat de specialist het antwoord schrijven. We hebben het principe getest met HR-materiaal: de specialist antwoordde met exacte bedragen en tijden uit de bronnen, niet uit het hoofd.
18. De controleur tegen jullie huisstijl. Upload de designhandleiding als bron. Voeg daarna een advertentie toe en vraag om een beoordeling. We hebben het getest met een advertentie die tegen vier regels inging, en kregen alle vier terug met de regel geciteerd: de verboden rode kleur, het logo in de verkeerde hoek, de ontbrekende primaire kleur en de kop in hoofdletters. Dat soort dingen waar niemand zin in heeft om elke keer op te zoeken.
19. De controleur tegen het regelwerk. Hetzelfde principe met jullie aanbestedingsregels of milieubeleid als bron. Hij leest zowel de regel in de bron als de kleuren en compositie in de afbeelding die je toevoegt.
20. De introductiehulp. Wijs de specialist naar wat er al in jullie HR-documenten staat, dan antwoordt hij de nieuwe medewerker zonder dat iemand een nieuwe tekst hoeft te schrijven. In de test kwamen de juiste cijfers terug: de vergoeding voor gezondheidszorg, de flexibele uren en de saldolimieten, allemaal uit de documenten gehaald.
21. De huisstoon. Voeg een paar teksten toe waar jullie tevreden over zijn als bron en vraag hem in dezelfde stijl te schrijven. Nu klinkt het als jullie, niet als een brochure. In onze test kwam de gewoonte terug om eerst het nadeel te erkennen, zoals in de voorbeeldteksten stond.

Eén ding dat ons verbaasde: de bronnen worden al gecontroleerd als je ze uploadt. Ons HR-materiaal werd als gevoelig gemarkeerd en daarmee gebonden aan Europese modellen, terwijl de toonvoorbeelden zonder opmerkingen door gingen.

Vergaderingen die je dag niet opslokken

Onder Documenten upload je het geluid van een vergadering en krijg je een verslag terug. Het werk gaat op de achtergrond door, dus je kunt het tabblad sluiten en naar de volgende vergadering gaan.

22. Niemand hoeft secretaris te zijn. Degene die normaal aantekeningen maakt, kan nu meedoen aan het gesprek, wat vaak degene is die het meest te melden heeft. In onze test haalde het verslag de juiste besluiten en de juiste verantwoordelijke uit het geluid, en schreef "onduidelijk, niet vermeld in het transcript" waar gegevens ontbraken, in plaats van iets te verzinnen.
23. Besluiten die niet tussen wal en schip vallen. Sla het verslag op als document, dan is het doorzoekbaar voor iedereen die het nodig heeft, in plaats van dat het in iemands notitieblok blijft staan.
24. Het verslag wordt een document zoals alle andere. Het krijgt een versiegeschiedenis, een knop om goed te keuren met de woorden dat een mens de inhoud heeft gecontroleerd, en export naar Word, PDF of PowerPoint.

Taken die zichzelf doen

25. Het ochtendrapport. Stel een ritme in voor de opdracht, dagelijks of elke vrijdag, zodat het wordt uitgevoerd voordat je binnenkomt. Het resultaat ligt als een klaar document in je stroom als je inlogt, en het eerste wat je ziet is het Bord dat zegt wat er wacht. Het volgen van een onderwerp, een weekoverzicht op vrijdag, een samenvatting op de eerste van de maand.
26. Opdrachten met controle stap voor stap. Beschrijf onder De AI-collega wat je gedaan wilt hebben. Je krijgt een plan, en daarna Goedkeuren of Overslaan voor elke stap voordat er iets gebeurt. Hij kan zoeken op het web, zoeken in jullie eigen materiaal en een document maken van het resultaat. Als jullie de e-mail hebben gekoppeld onder Verbindingen, kan hij ook je agenda en je inbox lezen, maar alleen lezen: er wordt niets verstuurd in jouw naam en er wordt niets geboekt achter je rug om.
27. Diepgaand onderzoek. Kies Diepgaand onderzoek als de vraag te groot is voor een direct antwoord. Hij werkt verder terwijl jij iets anders doet, de voortgangsrapporten komen binnen in de thread, en het rapport komt terug met een bronnenlijst. Onze test leverde vijf bronnen op, waarvan één wetenschappelijk. Een beperking: afbeeldingen die je toevoegt worden in deze modus niet gelezen, bewaar die voor een gewone vraag.

Naar cijfers kijken met nieuwe ogen

Als je een rekenblad of een csv-bestand toevoegt, krijgt EuroWork een samenvatting van het hele bestand: elke kolom met zijn waardebereik, zijn meest voorkomende waarden en zijn uitschieters, plus de eerste regels in leesbare tekst. Dat betekent dat je kunt vragen naar de vorm van het materiaal, terwijl exacte bedragen nog steeds iets zijn wat je controleert aan de bron.

28. Upload het bestand en vraag om een analyse, zonder sturing. Zeg alleen welke rol je hebt, bijvoorbeeld dat jouw taak is om de cursussen te promoten of om de verwarmingskosten in een vastgoedportefeuille te verlagen. Je krijgt een overzicht terug dat je niet wist dat je wilde hebben, en bijna altijd twee of drie vragen die het waard zijn om verder uit te zoeken.
29. Vraag hem om je onderbuikgevoel in twijfel te trekken. "Ik denk dat de grote klanten het meest bestellen. Zie je iets in dit bestand dat daartegen spreekt?" Je eigen stelling laten toetsen is meer waard dan een samenvatting.
30. Vraag het ronduit, in je eigen woorden. Je hoeft geen vaktermen te kennen. Alle vragen in deze lijst zijn in alledaagse taal geschreven, en ze werkten allemaal.

Dit is geen magie, het is vakmanschap

Eén ding dat veel mensen verbaast: degenen die het meeste uit AI halen, zijn niet de meest technische mensen. Het zijn de besten in hun vak. De jurist stelt de beste contractvragen, de econoom ziet meteen of een cijfer onredelijk is, de dossierbehandelaar herkent een antwoord dat goed klinkt maar fout is. Je vakkennis wordt meer waard, niet minder, want het is die kennis die ervoor zorgt dat je weet wat je moet vragen en wanneer het antwoord niet deugt.

Twee gewoontes maken meer verschil dan alle trucjes bij elkaar:

Wacht niet op het antwoord. Geef de opdracht, ga iets anders doen, kom terug. Diepgaand onderzoek en vergaderverslagen zijn daarvoor gemaakt, en beide gaan door, ook als je het tabblad sluit. Opdrachten wachten juist op jou: ze stoppen bij elke stap totdat jij hebt goedgekeurd.

Lees cijfers met argwaan. Redeneringen en structuur zijn de sterke kant. Exacte bedragen, jaartallen en bronverwijzingen zijn de zwakke kant, vooral als de AI geen materiaal heeft om op te leunen. Geef je hem een document, dan kloppen de cijfers, dat zagen we keer op keer. Vraag je hem om cijfers uit het niets, dan kan hij ze verzinnen met volle overtuiging in zijn stem.

En wat ervoor zorgt dat je het durft

Alles hierboven zou ongemakkelijk zijn als je niet wist waar de gegevens terechtkomen. Daarom staat onder elk antwoord in EuroWork welk model heeft geantwoord, in welk land het verwerkt is en wat het antwoord heeft gekost. De standaardinstelling is Europese modellen. De inhoud wordt nooit gebruikt om een model te trainen. Kies je Gevoelige informatie, dan blijft alles binnen de EU, wat je ook vraagt, en inhoud die niet verwerkt mag worden, wordt tegengehouden voordat het verzonden wordt.

Dat betekent dat je de lijst hierboven kunt gebruiken voor echte dossiers, echte contracten en echte klanten. Niet voor verzonnen voorbeelden.

Begin met drie

Kies drie dingen uit deze lijst en doe ze deze week. Bijvoorbeeld: fotografeer iets waar je nieuwsgierig naar bent, voeg het langste document toe dat je deze maand hebt gekregen en vraag wat jou raakt, en geef De AI-collega een opdracht met het ritme "elke week".

Over twee weken weet je niet meer hoe je het vroeger deed.