Waar gebruik ik AI voor? Dertig antwoorden uit echte werkdagen

De meest gestelde vraag na een trainingsdag gaat nooit over hoe de techniek werkt. Het is deze: waar gebruik ik het voor?

Dat is een terechte vraag. Je weet dat anderen er iets uit halen met AI, maar de voorbeelden die je hoort gaan over het schrijven van blogteksten, en jij schrijft geen blogteksten. Jij behandelt dossiers, maakt offertes, belt klanten, houdt vergaderingen en leest rapporten die je niet hebt kunnen lezen.

Dit is een lijst met dingen die mensen daadwerkelijk doen. Geen ervan vereist dat je iets van AI weet. Alles is te doen in EuroWork, en de meeste dingen kosten minder dan een minuut om uit te proberen.

De camera is de onderschatte knop

Dit is het voorbeeld dat er meestal voor zorgt dat mensen tijdens de training hun telefoon pakken.

Je vindt een voorwerp in een doos in het magazijn. Je kunt er niet naar zoeken, want je weet niet hoe het heet. Maak er een foto van, druk op Een document bijvoegen en vraag wat het is en of je het weg kunt gooien. Hetzelfde werkt voor het reserveonderdeel waarvan niemand het nummer weet, voor een component in een schakelkast en voor die kabel in de serverruimte.

Dezelfde aanpak, meer varianten:

1. Het whiteboard na de vergadering. Maak er een foto van en vraag om een begrijpelijke projectplanning, in plaats van vijftien pijlen en een vlekkerig vakje over te schrijven.
2. Een oud document met krullerig handschrift. Een huwelijksakte, een notulen uit de jaren vijftig, een aantekening in een oude map. Vraag om een vertaling, en of onzekere woorden worden gemarkeerd, zodat je weet waar je zelf goed moet kijken.
3. Het bord, het etiket of de handleiding in een taal die je niet leest. Maak er een foto van en vraag wat er staat.
4. Een rapportpagina die je met je telefoon hebt gefotografeerd. Vraag om een samenvatting van de helft van de lengte, zodat je binnen tien seconden weet of het de moeite waard is om het helemaal te lezen.

Het klinkt als een speeltje. Daarna gebruik je het elke week op je werk.

Lezen wat niemand tijd voor heeft

Hier ligt de grootste onbenutte winst in de meeste organisaties. Niet sneller schrijven, maar niet alles hoeven lezen.

5. De jaarrekening of tussentijdse rapport die je hebt ontvangen. Voeg deze toe en vraag: wat hierin is voor mij relevant, als docent? Als inkoper? Als facilitair manager? Hetzelfde document geeft totaal verschillende antwoorden, afhankelijk van wie het vraagt.
6. Laat het tegen zichzelf argumenteren. Eerst: geef me de vier sterkste redenen om hiermee door te gaan. Daarna: geef me de vier sterkste redenen om het niet te doen. Je krijgt binnen twee minuten een beter beeld dan na een uur piekeren.
7. Twee versies van hetzelfde contract. Voeg beide toe en vraag wat het verschil is. Iemand heeft dit in het echt gedaan en ontdekte dat een klein woord uit de koopovereenkomst was verwijderd, waardoor de koper niet langer verantwoordelijk was voor het personeel bij de overdracht. Dat woord had niemand gezien bij het doorlezen.
8. Een aanbestedingsverzoek tegenover jullie eigen referenties. Voeg het verzoek en een overzicht toe van wat jullie eerder hebben gewonnen en geleverd, en vraag ronduit of het de moeite waard is om er drie dagen aan te besteden.
9. Wettekst of voorschrift. Vraag om een uitleg in een taal die bedoeld is voor iemand die geen jurist is. Vraag gerust om een versie die een zestienjarige zou begrijpen, die is vaak het beste, ook voor volwassenen.
10. De sollicitaties tegenover de vacature. Voeg de vacature toe als criteria en de sollicitaties één voor één, geanonimiseerd, en vraag om een ja of nee met motivatie. De beslissing is nog steeds aan jou, maar de onderbouwing is consistent.

Schrijven en je eigen stem behouden

11. Laat het beoordelen in plaats van schrijven. Schrijf zelf het antwoord en vraag om een beoordeling van de toon. Vaak hoor je dat wat je schreef goed is, en één concreet punt dat het nog beter maakt.
12. Inkorten tot zeventig procent. Niet omdat de tekst slecht is, maar omdat hij dan gelezen wordt. Maak er een gewoonte van bij alles wat je naar meer dan vijf mensen stuurt.
13. Het antwoord op de boze e-mail. Plak wat je hebt ontvangen erin en vraag om een antwoord dat de gemoederen kalmeert in plaats van aanwakkert. Lees het door, pas het aan, stuur het.
14. De toon volledig veranderen. Dezelfde tekst als formeel, als warm, als zelfspot. Je eigen tekst in drie toonhoogtes zien is de snelste manier om te begrijpen welke past.
15. De reactie op het opiniestuk in de lokale krant. Vraag om de sterkste tegenargumenten. Je hoeft ze niet letterlijk te gebruiken, maar je weet waar je staat.
16. De vertaling die moet kloppen. Onder Documenten vind je documentvertaling voor tekstdocumenten en presentaties. De opmaak blijft behouden, tabellen en lay-out blijven intact, en je krijgt een kant-en-klaar bestand terug om te downloaden. Moet de tekst lang meegaan in druk of op het web: laat iemand met de taal als moedertaal er toch even naar kijken.

Een ding om te onthouden: zodra je iets publiceert, zijn het jouw woorden. Dat geldt ongeacht wie of wat het eerste concept heeft geschreven.

Assistenten: als dezelfde vraag elke dag terugkomt

Dit is de functie die het meeste verandert voor degene die steeds weer dezelfde vragen beantwoordt. Onder Assistenten bouw je je eigen expert door een instructie en een paar bronnen toe te voegen waar deze op kan leunen.

17. De offertebeantwoorder. Een collega die dagelijks een paar honderd e-mails beantwoordt, heeft het hele aanbod, de prijzen en de kortingsregels ingevoerd. Hij plakt de inkomende e-mail erin, bekijkt het antwoord tien seconden en stuurt het. Wat een kwartier kostte, duurt nu een paar seconden.
18. De controleur van jullie huisstijl. Upload de zestig pagina’s tellende designhandleiding als bron. Voeg vervolgens een advertentie, brochure of presentatie toe en vraag om een controle. Je hoort dat de verhoudingen van het logo niet kloppen en dat de kleur verkeerd is, dingen die niemand elke keer opzoekt.
19. De controleur van het regelgevend kader. Hetzelfde principe met de richtlijnen van de Consumentenautoriteit, jullie eigen aanbestedingsregels of jullie milieubeleid als bron. Het leest ook de afbeelding in een advertentie en zegt wat daarin in strijd kan zijn met de regels.
20. De introductiehulp. Wijs de assistent naar wat al in jullie HR-documenten staat, zodat deze de nieuwe medewerker antwoord geeft zonder dat iemand een nieuwe tekst hoeft te schrijven.
21. De huisstoon. Voeg een paar teksten toe waar jullie tevreden over zijn als bron en laat het in dezelfde stijl schrijven. Nu klinkt het als jullie, niet als een brochure.

Vergaderingen die de dag niet opslokken

Onder Documenten upload je het geluidsbestand van een vergadering en krijg je een verslag terug. Het werk gaat op de achtergrond door, dus je kunt het tabblad sluiten en naar de volgende vergadering gaan.

22. Niemand hoeft secretaris te zijn. Degene die normaal gesproken aantekeningen maakt, kan nu meedoen aan het gesprek, wat meestal degene is die het meeste kan bijdragen.
23. Besluiten die niet tussen wal en schip vallen. Sla het verslag op als document, zodat het doorzoekbaar is voor iedereen die het nodig heeft, in plaats van in iemands notitieblok te blijven staan.
24. De samenvatting voor degenen die er niet bij waren. Een bericht in Kanalen in plaats van nog een vergadering.

Taken die zichzelf uitvoeren

25. Het ochtendrapport. Onder Gepland zet je een terugkerende taak die wordt uitgevoerd voordat je binnenkomt. Het resultaat ligt klaar als een AI-gesprek wanneer je inlogt. Het volgen van een onderwerp, een weekoverzicht op vrijdag, een samenvatting op de eerste van de maand.
26. Opdrachten met stap-voor-stapcontrole. Onder Missies beschrijf je wat je wilt laten doen. Je krijgt een plan, en vervolgens Goedkeuren of Overslaan voor elke stap voordat er iets gebeurt. Het kan zoeken op het web, zoeken in jullie eigen materiaal en een document maken van het resultaat. Als jullie de e-mail hebben gekoppeld onder Verbindingen, kan het ook je agenda en je inbox lezen, maar alleen lezen: er wordt niets in jouw naam verzonden en er wordt niets achter je rug om geboekt.
27. Diepgaand onderzoek. Kies Diepgaand onderzoek als de vraag te groot is voor een direct antwoord: een overzicht van de concurrenten in jullie provincie, een onderbouwing van wat het onderzoek daadwerkelijk zegt over datgene waar jullie over nadenken om in te voeren. Het werkt verder terwijl jij iets anders doet, en je krijgt de bronnen erbij.

Naar cijfers kijken met nieuwe ogen

Als je een spreadsheet of een csv-bestand toevoegt, geeft EuroWork een samenvatting van het hele bestand: elke kolom met zijn waardebereik, meest voorkomende waarden en uitschieters, plus de eerste regels in duidelijke taal. Dat betekent dat je direct naar de vorm van het materiaal kunt vragen, terwijl exacte bedragen nog steeds iets zijn wat je controleert aan de hand van de bron.

28. Upload het bestand en vraag om een analyse, zonder sturing. Zeg alleen welke rol je hebt, bijvoorbeeld dat jouw taak is om de cursussen te promoten of om de verwarmingskosten in een vastgoedportefeuille laag te houden. Je krijgt een overzicht terug dat je niet wist dat je wilde hebben, en bijna altijd twee of drie vragen die het waard zijn om verder uit te zoeken.
29. Vraag het om je onderbuikgevoel in twijfel te trekken. "Ik denk dat de grote klanten het meest bestellen. Zie je iets in dit bestand dat daar tegenin gaat?" Je eigen stelling laten toetsen is meer waard dan een samenvatting.
30. Vraag het ronduit, in je eigen woorden. Je hoeft geen vaktermen te kennen en je hoeft niet correct te spellen. Schrijf "wat is hier vreemd aan" als dat is wat je bedoelt, dat is voldoende.

Dit is geen magie, het is vakmanschap

Eén ding dat veel mensen verbaast: degenen die het meeste uit AI halen, zijn niet de meest technische mensen. Het zijn de besten in hun vak. De jurist stelt de beste vragen over contracten, de econoom ziet direct of een cijfer onredelijk is, de dossierbehandelaar herkent een antwoord dat goed klinkt maar fout is. Jouw vakkennis wordt waardevoller, niet minder, want het is die kennis die ervoor zorgt dat je weet wat je moet vragen en wanneer het antwoord niet deugt.

Twee gewoontes maken meer verschil dan alle trucs bij elkaar:

Wacht niet op het antwoord. Geef de opdracht, ga iets anders doen, kom terug. Diepgaand onderzoek, missies en vergaderverslagen zijn daarvoor gemaakt.

Vraag eerst om het plan. Voeg toe "beschrijf eerst hoe je dit gaat aanpakken" aan je vraag. Het is hetzelfde als een nieuwe medewerker vragen om het plan te laten zien voordat hij aan de slag gaat. De kwaliteit gaat direct omhoog.

En wat ervoor zorgt dat je het durft

Alles hierboven zou ongemakkelijk zijn als je niet wist waar de gegevens terechtkomen. Daarom staat onder elk antwoord in EuroWork welk model heeft geantwoord, in welk land het is verwerkt en wat het antwoord heeft gekost. De standaardinstelling is Europese modellen. De inhoud wordt nooit gebruikt om een model te trainen. Kies je Gevoelige informatie, dan blijft alles binnen de EU, ongeacht wat je hebt gevraagd, en inhoud die niet verwerkt mag worden, wordt tegengehouden voordat het wordt verzonden.

Dat betekent dat je bovenstaande lijst kunt gebruiken voor echte dossiers, echte contracten en echte klanten. Niet voor verzonnen voorbeelden.

Begin met drie

Kies drie dingen uit deze lijst en doe ze deze week. Bijvoorbeeld: fotografeer iets waar je over twijfelt, voeg het langste document toe dat je deze maand hebt ontvangen en vraag wat voor jou relevant is, en zet een ochtendrapport klaar onder Gepland.

Over twee weken weet je niet meer hoe je het vroeger deed.