Vijf vragen over jullie ChatGPT-opzet

ChatGPT is een uitstekend product. Dat medewerkers het al gebruiken, is geen probleem dat opgelost moet worden, maar een teken dat de behoefte er is. De vraag is niet óf AI op het werk wordt gebruikt, maar onder welke voorwaarden.

Hier zijn vijf vragen die elke Zweedse organisatie moet kunnen beantwoorden over de huidige opzet. Kunnen jullie op alle vijf met ja antwoorden, dan hoeven jullie niet te wisselen.

1. Weten jullie waar jullie gegevens worden verwerkt?

Bij EuroWork staat onder elk antwoord waar het is verwerkt, welk model heeft geantwoord en dat de inhoud nooit wordt gebruikt om een model te trainen. Niet in een overeenkomst, maar in de interface, terwijl het werk doorgaat. De standaardkeuze is Europese modellen. Wil iemand bewust ChatGPT of Claude gebruiken voor onschadelijke inhoud, dan kan dat, maar het is zichtbaar, en gevoelige inhoud wordt altijd naar de EU gerouteerd.

2. Wat kost het, en wie ziet die kosten?

De meeste AI-diensten worden per licentie en per maand verkocht. Wat jullie niet zien, is wat elke vraag daadwerkelijk kost. EuroWork toont de prijs per antwoord, in jullie valuta, en de prijs per kwaliteitsniveau al voordat de vraag wordt verzonden. Een gebalanceerde vraag aan een Europees model kost enkele centen. Dezelfde vraag aan een Amerikaans topmodel kost een veelvoud daarvan. Nu kunnen jullie met open ogen kiezen en een limiet instellen voor de totale maandelijkse kosten.

3. Wat gebeurt er met wat er wordt gemaakt?

In chattools wordt het antwoord tekst in een thread. In EuroWork wordt een lang antwoord een document met versie 1, informatieclassificatie, beoordeling en goedkeuring. Hetzelfde, maar beheersbaar: degene die het herziet, kan zien wat er is geschreven, door wie en welke versie geldig is.

4. Kunnen jullie bepalen wat er mag worden verzonden?

EuroWork classificeert inhoud in vier niveaus en controleert elke vraag voordat deze wordt verzonden. Inhoud die eruitziet alsof deze persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie bevat, wordt automatisch naar een strenger niveau gebracht, en verboden informatie wordt volledig tegengehouden. Die controle zit in de dienst, niet in een beleid dat op het intranet staat.

5. Krijgen medewerkers hulp om er goed in te worden?

Het lastige aan AI in een organisatie is niet de techniek, maar dat vijftien mensen met verschillende voorkennis hetzelfde hulpmiddel nuttig moeten kunnen gebruiken. EuroWork heeft een ingebouwde cursus, een trainingsbot die vragen beantwoordt over zowel AI als de dienst, en een gamified voortgangspad waarmee je je eigen vooruitgang kunt zien. Daar is geen equivalent voor in pure chattools.

Wat jullie niet hoeven op te geven

Alles waar jullie aan gewend zijn, blijft behouden: dezelfde manier van schrijven, antwoorden die binnenstromen, markdown, tabellen, bestandsuploads, beeldgeneratie, projecten met eigen bronmateriaal, eigen assistenten en websites zoeken met bronvermelding. We hebben bewust geen nieuwe manier van chatten bedacht, want er is geen reden om te veranderen wat al werkt.

Het verschil zit in het kader eromheen: waar gegevens worden verwerkt, wat het kost, wat er met het resultaat gebeurt en wie het kan opvolgen.

Als jullie toch blijven

Dan raden we drie dingen aan: schrijf een beleid voor welke gegevens niet mogen worden geplakt, schakel modeltraining op gebruikersgegevens uit in de instellingen en geef medewerkers een halve dag training. Dat brengt jullie een heel eind verder, ongeacht welk hulpmiddel jullie kiezen.