Hvad skal jeg bruge AI til? Tredive svar fra virkelige arbejdsdage

Det mest almindelige spørgsmål efter en kursusdag handler aldrig om, hvordan teknologien fungerer. Det lyder sådan her: hvad skal jeg bruge den til?

Det er et rimeligt spørgsmål. Man ved, at andre får noget ud af AI, men de eksempler, man hører, handler om at skrive blogindlæg, og man skriver ikke blogindlæg. Man behandler sager, afgiver tilbud, ringer til kunder, holder møder, læser rapporter, man ikke nåede at læse.

Her er en liste over ting, som folk faktisk gør. Ingen af dem kræver, at du kan noget om AI. Alle kan gøres i EuroWork, og de fleste tager under et minut at prøve.

Kameraet er den undervurderede knap

Her er eksemplet, der ofte får folk til at tage mobilen frem midt i et kursus.

Du finder en dims i en kasse i lageret. Du kan ikke søge på den, for du ved ikke, hvad den hedder. Tag et billede af den, tryk på Vedhæft et dokument og spørg, hvad det er, og om den kan smides ud. Det samme virker med reservedele, ingen kender nummeret på, en komponent i et stativ eller den der kabel i serverrummet.

Samme greb, flere varianter:

1. Whiteboardet efter mødet. Tag et billede af det og bed om en forståelig projektplan i stedet for at skrive femten pile og en kladdet kasse af.
2. Et gammelt dokument med sirlig håndskrift. Et vielsesbevis, et referat fra halvtredserne, en note i en gammel mappe. Bed om en tolkning, og om at usikre ord markeres, så du ved, hvor du selv skal kikke efter.
3. Skiltet, etiketten eller manualen på et sprog, du ikke kan læse. Tag et billede og spørg, hvad der står.
4. En rapportside, du har fotograferet med mobilen. Bed om et resumé på halvdelen af længden, så ved du på ti sekunder, om det er værd at læse det hele.

Det lyder som en legetøjsfunktion. Men så bruger man det på arbejdet hver uge.

Læse det, ingen når at læse

Her ligger den største uudnyttede gevinst i de fleste virksomheder. Ikke at skrive hurtigere, men at slippe for at læse alt.

5. Årsrapporten eller kvartalsrapporten, du har fået tilsendt. Vedhæft den og spørg: hvad i den her vedrører mig som lærer? Som indkøber? Som ejendomschef? Samme dokument giver helt forskellige svar, alt efter hvem der spørger.
6. Bed den argumentere imod sig selv. Først: giv mig de fire stærkeste grunde til at gå videre med det her. Derefter: giv mig de fire stærkeste grunde til at lade være. Du får et bedre billede på to minutter, end du får af en times grubleri.
7. To versioner af samme kontrakt. Vedhæft begge og spørg, hvad der er forskelligt. Nogen har gjort det i virkeligheden og opdagede, at et lille ord var fjernet fra købsaftalen, det som gjorde, at køberen ikke længere tog ansvar for personalet ved overdragelsen. Det ord havde ingen set ved gennemlæsningen.
8. Udbudsforespørgslen mod jeres egne referencer. Vedhæft forespørgslen og en oversigt over, hvad I har vundet og leveret tidligere, og spørg ligeud, om det her er værd at bruge tre dage på.
9. Lovteksten eller forskriften. Bed om en forklaring på et sprog, der henvender sig til nogen, der ikke er jurist. Bed gerne om en version, en sekstenårig ville forstå, den bliver ofte bedst, også for voksne.
10. Ansøgningerne mod annoncen. Vedhæft jobannoncen som kriterieliste og ansøgningerne én ad gangen, anonymiserede, og bed om ja eller nej med begrundelse. Beslutningen er stadig din, men grundlaget er ensartet.

Skrive og bevare sin egen stemme

11. Lad den gennemgå i stedet for at skrive. Skriv svaret selv og bed om en vurdering af tonen. Ofte får du at vide, at det, du skrev, er godt, og en konkret ting, der ville gøre det bedre.
12. Forkort til halvfjerds procent. Ikke fordi teksten er dårlig, men fordi den bliver læst. Gør det til en vane for alt, du sender til flere end fem personer.
13. Svaret på den sure mail. Kopier det, du har fået, og bed om et svar, der dæmper i stedet for at optrappe. Gennemlæs, rediger, send.
14. Skift tone helt. Samme tekst som formel, som varm, som selvironisk. At se sin egen tekst i tre tonelejer er den hurtigste måde at forstå, hvilket der passer.
15. Replikken på debatindlægget i lokalavisen. Bed om de stærkeste modargumenter. Du behøver ikke bruge dem direkte, men du ved, hvor du står.
16. Oversættelsen, der skal holde. Under Dokumenter findes dokumentoversættelse til tekstdokumenter og præsentationer. Formateringen følger med, tabeller og layout bliver bevaret, og du får en færdig fil tilbage at downloade. Skal teksten leve længe i tryk eller på nettet: lad en, der har sproget som modersmål, kigge det igennem alligevel.

En ting at huske: så snart du publicerer noget, er det dine ord. Det gælder uanset, hvem eller hvad der skrev første udkast.

Assistenter: når det samme spørgsmål kommer hver dag

Det her er den funktion, der ændrer mest for den, der svarer på de samme spørgsmål igen og igen. Under Assistenter bygger du din egen ekspert ved at give den en instruktion og nogle kilder at støtte sig til.

17. Tilbudssvareren. En kollega, der svarer på et par hundrede mails om dagen, har lagt hele sortimentet, priserne og rabatreglerne ind. Han kopierer den indkommende mail, skimter svaret på ti sekunder og sender. Det, der tog et kvarter, tager nu nogle sekunder.
18. Granskningen mod jeres grafiske profil. Upload designmanualen på tres sider som kilde. Vedhæft derefter en annonce, en brochure eller en præsentation og bed om en gennemgang. Du får at vide, at logoets proportioner brydes, og at farven er forkert, sådan noget, ingen gider slå op hver gang.
19. Granskningen mod regelsættet. Samme princip med Forbrugerombudsmandens retningslinjer, jeres egne udbudsregler eller jeres miljøpolitik som kilde. Den læser også billedet i en annonce og siger, hvad i det, der risikerer at bryde mod reglerne.
20. Introduktionshjælpen. Peg assistenten mod det, der allerede ligger i jeres HR-dokumenter, så svarer den til den nyansatte uden, at nogen skriver en eneste ny tekst.
21. Husets tone. Læg et par tekster ind, som I er tilfredse med, som kilde, og bed den skrive i samme ånd. Nu lyder det som jer, ikke som en brochure.

Møder, der ikke opsluger dagen

Under Dokumenter uploader du lyd fra et møde og får et referat tilbage. Arbejdet fortsætter i baggrunden, så du kan lukke fanen og gå til næste møde.

22. Ingen behøver at være sekretær. Den, der ellers tager noter, kan deltage i samtalen i stedet, det er ofte den, der har mest at bidrage med.
23. Beslutninger, der ikke falder mellem stolene. Gem referatet som dokument, så er det søgbart for alle, der har brug for det, i stedet for at ligge i nogens notesbog.
24. Resuméet til dem, der ikke var med. Et afsnit i Kanaler i stedet for endnu et møde.

Opgaver, der klarer sig selv

25. Morgenrapporten. Under Planlagt lægger du en tilbagevendende opgave, der kører, før du kommer på arbejde. Resultatet ligger og venter som en AI-samtale, når du logger ind. Overvågning af et emne, en ugesummering om fredagen, en opsummering den første i måneden.
26. Opgaver med kontrol trin for trin. Under Missioner beskriver du, hvad du vil have gjort. Du får en plan, og derefter Godkend eller Spring over for hvert trin, før noget sker. Den kan søge på nettet, søge i jeres eget materiale og oprette et dokument af resultatet. Har I koblet e-mailen under Forbindelser, kan den også læse din kalender og din indbakke, men kun læse: intet sendes i dit navn, og intet bookes bag din ryg.
27. Dybdegående research. Vælg Dybdegående research, når spørgsmålet er for stort til et direkte svar: en kortlægning af konkurrenterne i jeres amt, et grundlag om, hvad forskningen faktisk siger om det, I overvejer at indføre. Den arbejder videre, mens du laver andet, og du får kilderne med.

Se på tallene med nye øjne

Vedhæfter du et regneark eller en csv-fil, får EuroWork en opsummering af hele filen: hver kolonne med sit værdisæt, sine mest almindelige værdier og sine yderpunkter, plus de første rækker i klar tekst. Det betyder, at du kan spørge om materialets form direkte, mens præcise beløb stadig er noget, du tjekker mod kilden.

28. Upload filen og bed om en analyse uden at styre. Sig bare, hvilken rolle du har, for eksempel at dit job er at markedsføre kurserne eller at holde varmeudgifterne nede i en ejendomsportefølje. Du får en gennemgang tilbage, du ikke vidste, du ville have, og næsten altid to-tre spørgsmål, der er værd at grave videre i.
29. Bed den udfordre din mavefornemmelse. "Jeg tror, at de store kunder bestiller mest. Ser du noget i denne fil, der taler imod det?" At få sin egen tese testet er mere værd end en opsummering.
30. Spørg direkte med dine egne ord. Du behøver ikke at kunne fagsprog, og du behøver ikke at stave rigtigt. Skriv "hvad er underligt her", hvis det er det, du mener, det er nok.

Det her er ikke magi, det er håndværk

En ting, der overrasker mange: dem, der får allermest ud af AI, er ikke de mest tekniske. Det er de dygtigste i deres fag. Juristen stiller de bedste spørgsmål til kontrakter, økonomen ser med det samme, om et tal er urimeligt, sagsbehandleren genkender et svar, der lyder rigtigt, men er forkert. Din faglige viden bliver mere værd, ikke mindre, for det er den, der gør, at du ved, hvad du skal bede om, og hvornår svaret ikke duer.

To vaner gør større forskel end alle tricks tilsammen:

Vent ikke på svaret. Giv opgaven, gå og lav noget andet, kom tilbage. Dybdegående research, missioner og mødetranskribering er bygget til det.

Bed om planen først. Tilføj "beskriv først, hvordan du vil gøre det her" i dit spørgsmål. Det er det samme som at bede en ny medarbejder vise oplægget, før vedkommende går i gang. Kvaliteten stiger med det samme.

Og det, der gør, at du tør

Alt det ovenstående havde været ubehageligt, hvis du ikke vidste, hvor oplysningerne ender. Derfor står der under hvert svar i EuroWork, hvilken model der svarede, i hvilket land det blev behandlet, og hvad svaret kostede. Standardvalget er europæiske modeller. Indholdet bruges aldrig til at træne nogen model. Vælger du Følsomme oplysninger, forbliver alt i EU, uanset hvad du har bedt om, og indhold, der ikke må behandles, stoppes, før det sendes.

Det betyder, at du kan bruge listen ovenfor på rigtige sager, rigtige kontrakter og rigtige kunder. Ikke på opdigtede eksempler.

Begynd med tre

Vælg tre ting herfra og gør dem i denne uge. For eksempel: tag et billede af noget, du undrer dig over, vedhæft det længste dokument, du har fået denne måned, og spørg, hvad der vedrører dig, og opret en morgenrapport under Planlagt.

Om to uger kan du ikke huske, hvordan du gjorde før.