Tillid: det du skal bruge for at godkende EuroWork

Den her side er ikke skrevet til den, der skal bruge EuroWork. Den er skrevet til den, der skal godkende, at en anden gør det: databeskyttelsesrådgiveren, IT-chefen, indkøberen, eller den, der får spørgsmålet i skødet en fredag og har brug for et svar inden mandag.

Vi har forsøgt at svare på alt sådan et sted, inklusive det, vi ikke har.

Hvor oplysningerne rent faktisk ligger

Både databasen og applikationen kører i Frankfurt, i samme datacenterregion. AI-behandlingen sker som standard hos Mistral AI i Europa med zero data retention: jeres spørgsmål og svar gemmes ikke hos AI-leverandøren og bruges ikke til at træne deres modeller.

ChatGPT og Claude findes som valgmuligheder og indebærer behandling i USA. De bruges kun, når en enkelt bruger aktivt vælger dem til en enkelt besked, og jeres administrator kan slå valgmuligheden helt fra. Før en sådan besked sendes, passerer den en følsomhedskontrol, og det, der ligner personoplysninger eller fortrolige oplysninger, sendes altid til EU-modellen i stedet.

Alt dette står også i politikdokumentet, som er den juridisk bindende tekst. Denne side er sammenfatningen.

At en organisation aldrig ser en andens

Isoleringen ligger i databasen, ikke i koden ovenpå. Hvert forespørgsel til databasen bærer organisationens identitet, og uden den identitet returneres der slet ingen rækker. Skulle en fejl i applikationen glemme et vilkor, bliver konsekvensen, at intet vises, ikke at forkerte oplysninger vises. Det kaldes fail closed, og det er den eneste form for beskyttelse, man kan stole på på længere sigt.

Indhold logges aldrig i beslutningsloggen. Der står, hvilken model der svarede, hvornår, hvad det kostede, og hvorfor modellen blev valgt. Ikke hvad nogen spurgte om.

Kontrakten

Databehandleraftalen er en del af serviceaftalen, med jeres organisation som dataansvarlig og Skræddersydd AB som databehandler for det indhold, jeres medarbejdere indtaster. I kan få kontraktteksten, før I tilmelder jer, bare sig til.

Underleverandørerne, altså de leverandører, vi selv benytter til drift og AI-behandling, står navngivet i politikdokumentet. Hvis vi skifter en af dem, giver vi besked på forhånd.

Hvad vi ikke har

Vi er ikke ISO 27001-certificerede. Vi har ikke gennemført en ekstern penetrationstest, som vi kan vise frem, og ingen statusside med driftshistorik. Det er sådan noget, der kommer, men vi vil ikke lade, som om det allerede findes.

Vi vil hellere have, at I opdager det her på vores egen side end i en udbudsrunde.

Tilgængelighed

Tjenesten er bygget efter WCAG 2.2 AA. Kontrastniveauer, tastaturnavigation og skærmlæserunderstøttelse er gennemgået, men vi påstår ikke, at hver eneste overflade er fejlfri. Støder I på noget, der ikke virker, vil vi gerne vide det, og vi retter det. Det er også den eneste hæderlige måde at arbejde med tilgængelighed på: en tjeneste bliver aldrig færdig, den bliver gradvist mindre dårlig.

Hvis noget går galt

Hvis vi opdager en personoplysningshændelse, giver vi jer besked uden unødig forsinkelse med det, vi ved på det tidspunkt, og hvad vi gør ved det. I får det, I har brug for til jeres egen anmeldelse til tilsynsmyndigheden, herunder tidspunkter og hvilke kategorier af oplysninger, der er berørt.

At tage sit materiale med sig ud

Dokumenter kan downloades som Word, Excel eller PowerPoint direkte i tjenesten. Hvis I ønsker at få alt samlet, for eksempel fordi I vælger at opsige abonnementet, sørger vi for det. Vi ser det ikke som en forhandlingsposition at gøre en opsigelse besværlig.

AI-forordningen

Alt, der genereres i tjenesten, er mærket. Billeder bærer mærkningen inden i selve filen, så den følger med, når billedet downloades og sendes videre. AI-svar er mærket i grænsefladen. Det opfylder artikel 50 om gennemsigtighed, og rapporterne i tjenesten kan bruges som dokumentation i jeres egen rapportering.

Færdig skabelon til konsekvensanalyse

Hvis en offentlig myndighed skal indføre AI, kræves der som regel en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, og at skrive en fra bunden tager en eftermiddag, som ingen har. Her er en skabelon, hvor vi har svaret på alt, der handler om os. Det, der mangler, er det, der handler om jer, og det kan kun I svare på.

1. Beskrivelse af behandlingen. EuroWork bruges af medarbejdere til at stille spørgsmål, sammenfatte og oprette dokumenter, transskribere møder, oversætte filer og køre tilbagevendende opgaver. De oplysninger, der behandles, er kontooplysninger samt det arbejdsindhold, medarbejderne selv indtaster.

2. Formål og retlig grundlag. Udfyld jeres formål. Retligt grundlag er typisk almen interesse eller myndighedsudøvelse for offentlige myndigheder, berettiget interesse for private.

3. Kategorier af registrerede. Medarbejdere, der bruger tjenesten, samt de personer, der optræder i det materiale, medarbejderne vælger at indtaste. Præcisér, hvem det er hos jer.

4. Nødvendighed og proportionalitet. Tjenesten indsamler ikke mere, end det medarbejderen selv skriver eller uploader. Forbindelsen til Microsoft 365 er personlig og frivillig: hver bruger forbinder sin egen konto, forbindelsen er kun læseadgang (kalender, e-mail-emner, enkelte breve og filer på brugerens udtrykkelige anmodning), data hentes i spørgsmålsøjeblikket uden løbende synkronisering, hver læsning logføres, og brugeren kan til enhver tid afbryde forbindelsen.

5. Hvor behandlingen finder sted. Lagring inden for EU og EØS: database og applikation i Frankfurt, i samme datacenterregion. AI-behandling hos europæisk leverandør med zero data retention. Overførsel til tredjeland sker kun, hvis en bruger aktivt vælger en ekstern model, en valgmulighed, der kan slås fra for hele organisationen.

6. Risici og sikkerhedsforanstaltninger. Rækkeisolering per organisation, der fejler lukket, automatisk følsomhedskontrol, der kan hæve, men aldrig sænke beskyttelsesniveauet, informationsklassificering per spørgsmål, revisionslog over handlinger, menneskelig godkendelse, før et AI-udkast bliver et gyldigt dokument, samt månedligt loft for omkostninger.

7. Tilbageværende risiko. Den væsentligste tilbageværende risiko er, at en medarbejder indtaster mere følsomt materiale, end formålet kræver. Modforanstaltninger: informationsklassificering, følsomhedskontrollen samt at den indbyggede kursusdel netop omhandler dette. Vurdér niveauet ud fra jeres virksomhed.

8. Høring af databeskyttelsesrådgiver. Udfyld dato og bemærkninger.

Hvis I ønsker denne skabelon som et Word-dokument, så sig til, så sender vi den.

Spørg os i stedet for at gætte

Hvis I ikke finder svaret her, så skriv til os. I får svar af et menneske, og hvis svaret er, at vi ikke har det, I har brug for, siger vi det.