Povjerenje: ono što vam treba da odobrite EuroWork

Ova stranica nije napisana za onoga ko će koristiti EuroWork. Napisana je za onoga ko treba da odobri da to neko drugi radi: službenika za zaštitu podataka, IT direktora, nabavljača, onoga ko dobije pitanje u krilo u petak i treba odgovor do ponedeljka.

Pokušali smo da odgovorimo na sve takve stvari na jednom mjestu, uključujući i ono što mi nemamo.

Gdje se podaci zapravo nalaze

Baza podataka i aplikacija rade u Frankfurtu, u istoj regiji podatkovnog centra. Obrada pomoću AI-a se standardno odvija kod Mistral AI u Evropi, sa nultim zadržavanjem podataka: vaša pitanja i odgovori se ne čuvaju kod dobavljača AI-a i ne koriste se za obuku njihovih modela.

ChatGPT i Claude su dostupni kao opcije i podrazumijevaju obradu u SAD. Koriste se samo kada pojedinačni korisnik aktivno odabere jedan od njih za pojedinačnu poruku, a vaš administrator može potpuno isključiti ovu opciju. Prije nego što takva poruka bude poslana, prolazi kroz provjeru osjetljivosti, a ono što liči na lične podatke ili povjerljive informacije uvijek se šalje evropskom modelu.

Sve ovo stoji i u dokumentu o politici, koji je pravno obavezujući tekst. Ova stranica je sažetak.

Da jedna organizacija nikada ne vidi podatke druge

Izolacija je ugrađena u bazu podataka, a ne u kod iznad nje. Svaki upit prema bazi podataka nosi identitet organizacije, a bez tog identiteta ne vraćaju se nikakvi redovi. Ako bi greška u aplikaciji zaboravila uslov, rezultat bi bio da se ništa ne vidi, a ne da se vide pogrešni podaci. To se zove fail closed, i to je jedina vrsta zaštite kojoj se može vjerovati na duže staze.

Sadržaj se nikada ne evidentira u zapisniku odluka. Tamo stoji koja je model odgovorila, kada, koliko je to koštalo i zašto je model odabran. Ne vidi se šta je neko pitao.

Ugovor

Ugovor o obradi ličnih podataka uključen je u ugovor o usluzi, gdje je vaša organizacija odgovorna za lične podatke, a EuroWork AB je izvršilac za sadržaj koji vaši zaposleni unose. Možete dobiti tekst ugovora prije nego što se registrujete, samo nas kontaktirajte.

Podizvršioci, odnosno dobavljači koje mi angažujemo za rad i obradu AI-a, navedeni su imenom u dokumentu o politici. Ako promijenimo nekog od njih, obavijestićemo vas unaprijed.

Šta mi nemamo

Nismo ISO 27001 certificirani. Nemamo sproveden eksterni penetracioni test za prikazivanje, niti stranicu sa statusom historije rada. To su stvari koje dolaze, ali ne želimo da nagovještavamo da već postoje.

Radije bismo da ovo otkrijete na našoj stranici nego tokom nabavke.

Dostupnost

Usluga je izgrađena prema WCAG 2.2 AA. Nivoi kontrasta, navigacija tastaturom i podrška čitačima ekrana su provjereni, ali ne tvrdimo da je svaka površina besprijekorna. Ako naiđete na nešto što ne radi, želimo da nam javite, i popravićemo to. To je i jedini časni način rada na dostupnosti: usluga nikada nije gotova, ona postepeno postaje manje loša.

Ako nešto pođe po zlu

Ako otkrijemo incident sa ličnim podacima, obavijestićemo vas bez nepotrebnog odlaganja, sa onim što znamo u tom trenutku i šta radimo po tom pitanju. Dobićete ono što vam treba za vlastitu prijavu nadzornom tijelu, uključujući vremena i koje kategorije podataka su pogođene.

Da ponesete svoje materijale sa sobom

Dokumenti se preuzimaju kao Word, Excel ili PowerPoint direktno u usluzi. Ako želite da izvezete sve zajedno, na primjer ako odlučite da prestanete sa korištenjem, mi ćemo to srediti. Ne smatramo da je pozicija za pregovore da se oteža otkazivanje.

Uredba o umjetnoj inteligenciji

Sve što usluga generiše je označeno. Slike nose oznaku unutar same datoteke, tako da ide sa slikom kada se preuzme i proslijedi. Odgovori AI-a su označeni u interfejsu. To ispunjava članak 50 o transparentnosti, a izvještaji u usluzi se mogu koristiti kao osnova za vašu dokumentaciju.

Gotov obrazac za procjenu uticaja

Ako javna ustanova želi da uvede AI, obično je potrebna procjena uticaja u pogledu zaštite podataka, a pisanje od nule traje popodne koje niko nema. Evo obrasca u kojem smo odgovorili na sve što se odnosi na nas. Ono što ostaje je ono što se odnosi na vas, a na to možete odgovoriti samo vi.

1. Opis obrade. EuroWork koriste zaposleni za postavljanje pitanja, sažimanje i kreiranje dokumenata, transkripciju sastanaka, prevođenje datoteka i pokretanje ponavljajućih zadataka. Podaci koji se obrađuju su podaci o nalogu i radni sadržaj koji zaposleni sami unose.

2. Svrha i pravni osnov. Popunite vašu svrhu. Pravni osnov je tipično javni interes ili vršenje javnih ovlašćenja za javne ustanove, legitimni interes za privatni sektor.

3. Kategorije registrovanih. Zaposleni koji koriste uslugu, kao i osobe koje se pojavljuju u materijalu koji zaposleni odluče da unesu. Precizirajte ko su oni kod vas.

4. Nužnost i proporcionalnost. Usluga ne prikuplja više od onoga što zaposleni sam napiše ili otpremi. Povezivanje sa Microsoft 365 je lično i dobrovoljno: svaki korisnik povezuje svoj nalog, veza je samo za čitanje (kalendar, zaglavlja mejlova, pojedinačna pisma i datoteke na izričit zahtjev korisnika), podaci se preuzimaju u trenutku upita bez stalne sinhronizacije, svako čitanje se evidentira, a korisnik može u svakom trenutku da prekine vezu.

5. Gdje se obrada odvija. Skladištenje unutar EU i EEA: baza podataka i aplikacija u Frankfurtu, u istoj regiji podatkovnog centra. Obrada AI-a kod evropskog dobavljača sa nultim zadržavanjem podataka. Transfer u treće zemlje se dešava samo ako korisnik aktivno odabere eksterni model, opciju koja se može isključiti za cijelu organizaciju.

6. Rizici i mjere zaštite. Izolacija na nivou redova po organizaciji koja pada zatvoreno, automatska provjera osjetljivosti koja može podići ali nikada ne spustiti nivo zaštite, klasifikacija informacija po pitanju, evidencija o radnjama, ljudsko odobrenje prije nego što nacrt AI-a postane važeći dokument, te mjesečni limit troškova.

7. Preostali rizik. Glavni preostali rizik je da zaposleni unese osjetljiviji materijal nego što svrha zahtijeva. Protumjere: klasifikacija informacija, provjera osjetljivosti, te činjenica da ugrađeni kurs upravo to obrađuje. Procijenite nivo na osnovu vaše djelatnosti.

8. Savjetovanje sa službenikom za zaštitu podataka. Popunite datum i zapažanja.

Ako želite ovaj obrazac kao Word dokument, javite nam i poslaćemo vam ga.

Pitajte nas umjesto da nagađate

Ako ovdje ne pronađete odgovor, pišite nam. Dobićete odgovor od čovjeka, a ako je odgovor da nemamo ono što vam treba, reći ćemo vam to.