Politika zaštite podataka i upotrebe umjetne inteligencije

Uloge i odgovornosti

Vaša organizacija je upravitelj podataka za sadržaj koji zaposlenici unose u uslugu (pitanja, dokumenti, izvorni materijal). EuroWork AB obrađuje ovaj sadržaj kao obrađivač podataka, isključivo radi pružanja usluge.

Za podatke o računu i naplati (ime, adresa e-pošte, podaci o organizaciji) EuroWork AB je upravitelj podataka.

Koji se podaci obrađuju

Podaci o računu: ime, adresa e-pošte, radno mjesto, odjel, zemlja, jezične postavke i opcionalna profilna slika. Unutar usluge profilna slika je vidljiva samo drugima u vašoj organizaciji. Jedini izuzetak je forum, koji je zajednički za sve organizacije: ako tamo objavite bez izbora anonimnosti, vaše ime, profilna slika, naziv organizacije i zemlja prikazani su drugim učesnicima. Pogledajte odjeljak o forumu u nastavku.

Radni sadržaj: razgovori, učitani dokumenti, projektni izvori, materijal asistenta i sačuvani dokumenti. Sadržaj je izoliran na nivou reda po organizaciji u bazi podataka, jedna organizacija nikada ne može pročitati podatke druge.

Dnevnik operacija i troškova: svaki poziv umjetnoj inteligenciji evidentira se s izborom modela, vremenskom oznakom, brojem tokena i troškovima. Sadržaj upita i odgovora nije dio dnevnika odluka.

Audio snimci sastanaka učitani za transkripciju privremeno se pohranjuju u privatno skladište datoteka u Frankfurtu i brišu se nakon što su zapisnici spremni. Dokumenti učitani za prijevod obrađuju se na isti način.

Ako vaša organizacija učita predložak PowerPointa, boje i fontovi se ekstrahuju i pohranjuju, ali nikada sama datoteka. Učitani logo, međutim, pohranjuje se kao slika u bazi podataka, jer se koristi u vašim prezentacijama.

Gdje se podaci obrađuju

Svo skladištenje je unutar EU i EEA: i baza podataka i aplikacija rade u Frankfurtu (Njemačka), u istoj regiji podatkovnog centra, tako da vaši podaci ne putuju između zemalja pri svakom pregledavanju stranice.

Podrazumijevano, obrada umjetnom inteligencijom odvija se s Mistral AI u Europi uz nulto zadržavanje podataka: niti upiti niti odgovori se ne pohranjuju kod pružatelja usluga umjetne inteligencije, niti se koriste za obuku njihovih modela.

Vanjski modeli ChatGPT (OpenAI) i Claude (Anthropic) dostupni su kao opcija. Koriste se samo kada ih korisnik aktivno odabere za pojedinačnu poruku i uključuju obradu u Sjedinjenim Američkim Državama. Svaka takva poruka prvo prolazi kroz kontrolu osjetljivosti: lični podaci, povjerljive informacije i poslovne tajne nikada se ne šalju vanjskim modelima i uvijek se obrađuju modelom unutar EU. Vaš administrator može isključiti ovu opciju za cijelu organizaciju, a njeno uključivanje ili isključivanje evidentira se u revizijskom dnevniku.

Povezivanje s Microsoft 365

Svaki korisnik može povezati svoj vlastiti Microsoft 365 račun s uslugom. Povezivanje je dobrovoljno, lično i samo za čitanje: usluga može čitati kalendarske događaje, predmete dolazne pošte i pregledni tekst, sadržaj pojedinačne e-pošte kada je korisnik izričito uputi na nju, te sadržaj datoteka na SharePointu i OneDriveu na koje korisnik već ima pristup. Ništa se ne upisuje, šalje ili briše u Microsoft okruženju.

Materijal se preuzima u trenutku postavljanja pitanja, kada korisnik zatraži nešto što ga zahtijeva, a zatim postaje dio razgovora s istom izolacijom i zadržavanjem kao i sav drugi radni sadržaj. Nema kontinuirane sinhronizacije. Pristupni tokeni šifriraju se u mirovanju (AES-256-GCM), svako čitanje evidentira se u revizijskom dnevniku s navedenom svrhom, a korisnik se može odjaviti u bilo kojem trenutku, što briše tokene.

Microsoftova vlastita obrada vaše e-pošte i datoteka odvija se prema vašem ugovoru s Microsoftom, a ne prema ovom. Povezivanje samo čita iz njega, na zahtjev korisnika.

Primjenjivo pravo i prekogranični transferi

Organizacije u EU pokrivene su GDPR-om. Organizacije u Norveškoj, Islandu i Lihtenštajnu pokrivene su GDPR-om putem Sporazuma o EEA. U oba slučaja sva obrada odvija se unutar EU i EEA podrazumijevano, tako da ne dolazi do transfera u treće zemlje. Samo ako korisnik aktivno odabere vanjski model za pojedinačnu poruku (opcija koju vaš administrator može isključiti) dolazi do transfera u Sjedinjene Američke Države, na temelju odluka Europske komisije o adekvatnosti za EU-US Data Privacy Framework i nakon automatske provjere osjetljivosti.

Organizacije u Ujedinjenom Kraljevstvu pokrivene su UK GDPR-om zajedno sa Zakonom o zaštiti podataka iz 2018., a ne EU GDPR-om. Skladištenje unutar EU i EEA dopušteno je jer UK priznaje EEA kao adekvatan, a Europska komisija obnovila je svoju odluku o adekvatnosti za UK 19. decembra 2025., koja vrijedi do 27. decembra 2031.

Organizacije u Švicarskoj pokrivene su revidiranim Saveznim zakonom o zaštiti podataka (revFADP), pod nadzorom FDPIC-a. GDPR se primjenjuje na švicarsku organizaciju tek kada se obrati tržištu EU. Skladištenje unutar EU i EEA dopušteno je jer Švicarska priznaje EEA kao adekvatan.

EU AI Act primjenjuje se na organizacije u EU. Relevantan je za EEA, ali još nije uključen u Sporazum o EEA, a niti Ujedinjeno Kraljevstvo niti Švicarska nemaju ekvivalentan horizontalni zakon o umjetnoj inteligenciji. Izvještaj i dokumentacija u usluzi dostupni su na svakom tržištu i korisni su kao podrška, bez obzira na to koji okvir se primjenjuje na vas.

Forum

Forum dijele sve organizacije u usluzi i stoga je jedino mjesto gdje podaci napuštaju vašu organizaciju. Ovdje je EuroWork AB upravitelj podataka, a ne obrađivač, jer mi određujemo svrhu zajedničke rasprave.

Ako objavite pod svojim imenom, vaše ime, profilna slika, naziv organizacije i zemlja prikazani su svima koji imaju pristup forumu. Ako se odlučite za anonimnu objavu, ništa od toga se ne prikazuje: veza s vašim računom ostaje u bazi podataka kako biste mogli uređivati vlastitu objavu, ali se nikada ne prikazuje drugim čitateljima, niti vašem poslodavcu.

Objave se automatski prevode na jezike koje čitatelji koriste i automatski pregledavaju prije objavljivanja. Oba koraka odvijaju se na EU modelu s nultim zadržavanjem podataka i plaćaju se od strane EuroWorka. Nemojte pisati lične podatke ili povjerljive informacije u objavi na forumu, bez obzira na to jeste li anonimni ili niste.

Vlasnik vaše organizacije odlučuje imaju li zaposlenici pristup forumu. Podrazumijevano je uključen i može se isključiti za cijelu organizaciju.

Kontrola osjetljivosti

Prije nego što se bilo što pošalje modelu umjetne inteligencije, upit, priloženi dokumenti i izvori konteksta automatski se provjeravaju u dva sloja: determinističkim obrascima (lični identifikacijski brojevi, adrese e-pošte, telefonski brojevi, IBAN i slično) te kontekstualnom procjenom na EU modelu.

Ako se otkriju osjetljivi podaci, razred zaštite razgovora automatski se podiže, korisnik se obavještava, a događaj se evidentira. Zaštita je dizajnirana da bude sigurna u slučaju kvara: ako provjera ne može donijeti odluku, sadržaj se tretira kao osjetljiv.

Razredi informacija i pretraga weba

Sav sadržaj obrađuje se u razredima informacija: javni, interni, povjerljivi ili zabranjeni. Razred određuje koje su tokove podataka dopuštene.

Pretraga weba nikada se ne može koristiti za povjerljivi sadržaj, što je pravilo platforme koje se ne može isključiti. Vaša organizacija može dodatno pooštriti pravila, ali ih nikada ne može ublažiti.

Zadržavanje i brisanje

Vaš administrator kontrolira politiku zadržavanja: razgovori se automatski brišu nakon odabranog broja dana neaktivnosti po razredu informacija. Brisanje se evidentira u revizijskom dnevniku.

Organizacija može u bilo kojem trenutku izvesti sav sadržaj razgovora (JSON) i zatražiti potpuno brisanje.

Kolačići

Usluga koristi samo neophodne kolačiće: kolačić za sesiju za prijavu i kolačić za jezik koji se postavlja samo kada sami aktivno odaberete jezik. Nema analitičkih, praćenja ili kolačića trećih strana, zbog čega se ne prikazuje transparent o pristanku.

Zemlja i jezik za nove posjetitelje izvode se iz jezičnih postavki preglednika i zemlje porijekla mreže pri svakom pregledavanju stranice.

Statistika posjetitelja na javnoj web stranici ne koristi kolačiće: brojimo pregledavanja stranica po danu, stranici, zemlji i referentnoj stranici kao obične brojeve. Za brojanje jedinstvenih posjetitelja po danu, pohranjuje se jednosmjerna heš vrijednost mrežne adrese i preglednika sa solju koja se mijenja svakodnevno, a heš vrijednosti brišu se nakon dva dana. Nijedan posjetitelj ne može se pratiti kroz više dana, a ništa se ne dijeli s trećim stranama.

Ako napišete prijedlog u obrascu Not the one who decides?, EuroWork AB pohranjuje ono što ste popunili i gotov nacrt za praćenje, te adrese e-pošte kada se e-pošta pošalje. EuroWork AB je upravitelj podataka za ove podatke.

Podizvođači

Vercel Inc. (hosting aplikacija i privremeno skladištenje datoteka, EU regija Frankfurt), Neon Inc. (baza podataka, EU regija Frankfurt), Mistral AI SAS (modeli umjetne inteligencije, Francuska, nulto zadržavanje podataka), Black Forest Labs GmbH (generiranje slika, Njemačka, hosting u EU) i Sweego SAS (transakcijska e-pošta poput pozivnica i resetiranja lozinke; francuska tvrtka hostana kod OVHcloud i Scaleway unutar EU).

OpenAI (Sjedinjene Američke Države) i Anthropic PBC (Sjedinjene Američke Države), isključivo za poruke gdje je korisnik aktivno odabrao vanjski model (opcija koju vaš administrator može isključiti) i automatska provjera osjetljivosti je odobrila sadržaj.

Sigurnost

Podaci svake organizacije izolirani su u dva sloja: svaki upit baze podataka eksplicitno navodi organizaciju, a baza podataka dodatno ima politike na nivou reda po organizaciji (Row-Level Security). Sav promet je šifriran. Administrativni događaji, promjene politika i izvozi evidentiraju se u revizijskom dnevniku koji administrator organizacije i službenik za zaštitu podataka mogu pregledati.

Podržani su jednokratna prijava (SSO/OIDC) i automatsko opskrbljivanje (SCIM 2.0), deaktivirani računi isključuju se odmah.

Označavanje umjetne inteligencije prema AI Act-u

Ono što usluga stvara označava se kao strojno generirano. Svaka slika dobiva dvije oznake: nevidljivu, ugrađenu u samu sliku, i bilješku u metapodacima datoteke koja navodi da je stvorena umjetnom inteligencijom, kojom uslugom i kada. Dokumenti izvezeni u Word i PDF sadrže istu bilješku u svojstvima datoteke. Oznaka ne govori ništa o sadržaju, tko ga je naručio ili kojoj organizaciji pripada.

Oznaku nije dopušteno uklanjati. Ne smijete, niti smijete dopustiti drugima, namjerno brisati ili mijenjati oznaku koju je usluga postavila u datoteci. Iznimke se primjenjuju kada je promjena neophodna kako bi se informacije održale točnima nakon naknadne obrade, te za sigurnosne revizije i istraživanja. Mi ne prodajemo alate za zaobilaženje oznaka, niti uklanjamo oznake koje je netko drugi postavio u materijalu koji unosite.

Vidljivo označavanje je vaša odgovornost. Ako objavite deep fake, odnosno sliku, audio ili video koji liči na stvarnu osobu ili događaj koji bi se mogao smatrati autentičnim, to mora biti vidljivo svakome tko ga vidi. Isto vrijedi i za tekst stvoren umjetnom inteligencijom objavljen radi informiranja javnosti o pitanjima od javnog interesa, osim ako osoba nije pregledala sadržaj i preuzela uredničku odgovornost. Interni materijali, e-pošta i sve što ostaje unutar organizacije nisu obuhvaćeni.

Vaša prava i kontakt

Subjekti podataka ostvaruju svoja prava (pristup, ispravak, brisanje i drugo) prvenstveno putem svoje organizacije, koja je upravitelj podataka za radni sadržaj.

Pitanja o ovoj politici ili vlastitoj obradi podataka EuroWork AB: obratite se EuroWork AB (559474-3709), Box 260, 831 23 Östersund, Sweden.