Навіщо мені потрібен ШІ? Тридцять відповідей із реальних робочих днів

Найчастіше запитання після навчального дня ніколи не стосується того, як працює технологія. Воно звучить так: навіщо мені це потрібно?

Це логічне запитання. Ви знаєте, що інші отримують користь від ШІ, але приклади, які чуєте, стосуються написання постів для блогу, а ви ж не пишете пости. Ви розглядаєте справи, готуєте комерційні пропозиції, телефонуєте клієнтам, проводите зустрічі, читаєте звіти, на які не вистачило часу.

Це список справ, які люди дійсно роблять. Жодна з них не вимагає від вас знань про ШІ. Кожен пункт ми перевірили в EuroWork перед тим, як записати тут, використовуючи вигадані, але реалістичні матеріали. Відповіді займали від п’яти до сорока п’яти секунд і коштували від двох до чотирнадцяти копійок кожна.

Камера, недооцінена кнопка

Цей приклад зазвичай змушує людей дістати телефон прямо під час курсу.

Ви знайшли якийсь предмет у коробці на складі. Ви не можете його знайти в пошуку, бо не знаєте, як він називається. Зробіть фото, натисніть Додати документ і запитайте, що це таке і чи можна його викинути. Те саме працює з запчастиною, номер якої ніхто не знає, з компонентом у розподільчому пристрої чи з тим кабелем у серверній.

Те саме рішення, більше варіантів:

1. Дошка після зустрічі. Зробіть фото і попросіть зрозумілий план проєкту замість того, щоб переписувати п’ятнадцять стрілок і брудний квадрат.
2. Старий документ із вигадливим почерком. Свідоцтво про шлюб, протокол п’ятдесятих років, запис у старій папці. Попросіть розшифрувати і позначити незрозумілі слова, щоб ви знали, де потрібно придивитися самостійно.
3. Табличка, етикетка чи інструкція мовою, яку ви не розумієте. Зробіть фото і запитайте, що там написано.
4. Сторінка звіту, яку ви сфотографували на телефон. Попросіть стислий виклад на половину обсягу, щоб за десять секунд зрозуміти, чи варто читати все.

Звучить як іграшка. Але потім ви починаєте використовувати це на роботі щотижня.

Читати те, на що ніхто не має часу

Саме тут криється найбільший невикористаний потенціал у більшості організацій. Не в тому, щоб писати швидше, а в тому, щоб не читати все.

5. Річний звіт або проміжний звіт, який вам надіслали. Додайте його і скажіть, хто ви: що з цього стосується мене як директора школи? Як закупівельника? Ми спробували як директор школи і отримали спочатку розділ про школу, економіку як непрямий вплив і нічого про водопровідну мережу.
6. Попросіть його аргументувати проти себе. Спочатку: дайте мені чотири найвагоміші причини продовжити це. Потім: дайте мені чотири найвагоміші причини відмовитися. Ви отримаєте краще уявлення за дві хвилини, ніж після години роздумів.
7. Дві версії одного договору. Додайте обидві і запитайте, що відрізняється. Ми спробували з двома проєктами договору купівлі-продажу, де було вилучено підрядне речення про відповідальність за персонал і скорочено гарантійний термін з 24 до 12 місяців. Обидві зміни були повернуті з поясненням, що вони означають на практиці для покупця. Саме такі підрядні речення очі часто пропускають під час читання.
8. Запит на пропозицію проти ваших власних референцій. Додайте запит і підсумок того, що ви вигравали і поставляли раніше, і запитайте прямо, чи варто витрачати на це три дні.
9. Закон чи нормативний акт. Попросіть пояснення мовою, зрозумілою не юристу. Попросіть версію, яку зрозумів би шістнадцятирічний підліток, вона часто виходить найкращою навіть для дорослих.
10. Заявки на вакансію. Додайте оголошення про роботу як список критеріїв і заявки по одній, анонімізовані, і попросіть відповісти «так» чи «ні» з обґрунтуванням. Рішення все одно залишається за вами, але підґрунтя буде рівним.

Писати і зберігати свій власний голос

11. Нехай він перевіряє замість того, щоб писати. Напишіть відповідь самостійно і попросіть оцінити тон. Ви часто почуєте, що те, що ви написали, добре, і отримаєте конкретну пораду, як це покращити. Коли ми спробували, нам порадили додати речення, яке підтверджує розчарування адресата, це було правильно. Та сама відповідь закінчувалася посиланням на правила, яких ми не могли знайти. Ставтеся до посилань на джерела з такою ж недовірою, як і до всього іншого.
12. Скоротити до сімдесяти відсотків. Не тому, що текст поганий, а тому, що його прочитають. У нашому тестуванні текст на 906 знаків скоротився до 601 знака, зберігши всі чотири факти. Зробіть це звичкою для всього, що ви надсилаєте більше ніж п’яти людям.
13. Відповідь на розгніваний лист. Вставте те, що ви отримали, і попросіть відповідь, яка заспокоїть, а не розпалить конфлікт. Уважно прочитайте перед відправкою: коли ми спробували, проєкт обіцяв негайно анулювати рахунок, хоча ми спеціально просили не обіцяти того, чого не знаємо. Тон був правильним, обіцянка, не вашою.
14. Змінити тон повністю. Той самий текст як офіційний, як теплий, як самоіронічний. Побачити свій текст у трьох тональностях, найшвидший спосіб зрозуміти, яка підходить.
15. Репліка на статтю в місцевій газеті. Попросіть найсильніші контраргументи. Вам не обов’язково використовувати їх дослівно, але ви будете знати, де стоїте. Тут найважливіше застереження: у нашому тестуванні відповідь будувала аргументи на основі звіту та внутрішньої записки, яких не існує. Аргументи були корисними, цифри, вигаданими. Використовуйте міркування, але цифри шукайте самостійно.
16. Переклад, який має витримати. У розділі Документи є переклад документів і презентацій. Форматування зберігається, таблиці та макет залишаються, і ви отримуєте готовий файл для завантаження. Якщо текст має жити довго в друці чи в інтернеті, все одно попросіть носія мови переглянути його.

Одне, про що варто пам’ятати: як тільки ви щось публікуєте, це ваші слова. Це стосується незалежно від того, хто або що написав перший варіант.

Спеціалісти: коли одне й те саме запитання надходить щодня

Це функція, яка найбільше змінює роботу того, хто відповідає на схожі запитання знову і знову. У лівій колонці, у розділі Спеціалісти, ви створюєте власного експерта, даючи йому інструкцію та кілька джерел, на які можна спиратися. Ви самі вирішуєте, чи це буде ваш особистий помічник, чи він буде доступний вибраним колегам, чи всій організації.

17. Той, хто відповідає на одні й ті самі запитання щодня. Додайте асортимент, ціни та правила як джерела і нехай спеціаліст пише відповідь. Ми спробували цей принцип з матеріалами HR: спеціаліст відповідав точними сумами та термінами з джерел, а не з пам’яті.
18. Рецензент щодо вашого графічного стилю. Завантажте посібник із дизайну як джерело. Потім додайте оголошення і попросіть його перевірити. Ми спробували з оголошенням, яке порушувало чотири правила, і отримали назад усі чотири з цитатою правила: заборонений червоний колір, логотип у неправильному куті, відсутній основний колір і заголовок великими літерами. Те, на що ніхто не має часу шукати щоразу.
19. Рецензент щодо нормативних актів. Той самий принцип із вашими правилами закупівель або екологічною політикою як джерелом. Він читає як правило в джерелі, так і кольори та композицію на зображенні, яке ви додали.
20. Помічник для адаптації. Спрямуйте спеціаліста на те, що вже є у ваших документах HR, і він відповість новому співробітнику, не написавши жодного нового тексту. У тестуванні повернулися правильні цифри: компенсація за оздоровлення, гнучкий ліміт і ліміти залишків, взяті з документів.
21. Тон компанії. Додайте кілька текстів, які вас влаштовують, як джерело і попросіть написати в тому ж дусі. Тепер це звучить як ви, а не як брошура. У нашому тестуванні повернулася звичка спочатку визнавати недоліки, яка була в прикладах.

Одне, що нас здивувало: джерела перевіряються вже під час завантаження. Наш матеріал HR був позначений як конфіденційний і тому був прив’язаний до європейських моделей, тоді як приклади тону пройшли без зауважень.

Зустрічі, які не з’їдають день

У розділі Документи ви завантажуєте аудіо зі зустрічі і отримуєте протокол. Робота продовжується у фоновому режимі, тож ви можете закрити вкладку і йти на наступну зустріч.

22. Нікому не потрібно бути секретарем. Той, хто зазвичай веде записи, може брати участь у розмові, і це зазвичай той, хто має найбільше що сказати. У нашому тестуванні протокол правильно виокремив рішення та відповідальну особу з аудіо, а там, де інформація була відсутня, написав «незрозуміло, не вказано в транскрипті», замість того щоб вигадувати.
23. Рішення, які не губляться. Збережіть протокол як документ, і він буде доступний для пошуку всім, хто його потребує, замість того щоб лежати в чиємусь блокноті.
24. Протокол стає документом, як і всі інші. Він отримує історію версій, кнопку для підтвердження з формулюванням, що людина перевірила зміст, і можливість експорту у Word, PDF або PowerPoint.

Завдання, які виконуються самі

25. Ранковий звіт. Задайте ритм завданню, щоденно або щотижня, і воно виконуватиметься до вашого приходу. Результат лежатиме як готовий документ у стрічці, коли ви увійдете, і перше, що ви побачите,, це Робочий стіл, який повідомляє, що на вас чекає. Моніторинг теми, щотижневий підсумок по п’ятницях, зведення на перше число місяця.
26. Завдання з контролем на кожному кроці. У розділі Твій колега-ШІ опишіть, що ви хочете зробити. Ви отримаєте план, а потім Підтвердити або Пропустити для кожного кроку, перш ніж щось станеться. Він може шукати в інтернеті, шукати у ваших власних матеріалах і створювати документ із результатів. Якщо ви підключили електронну пошту в розділі Підключення, він також може читати ваш календар і вхідні, але тільки читати: нічого не надсилається від вашого імені і нічого не бронюється за вашою спиною.
27. Глибоке дослідження. Виберіть Глибоке дослідження, коли запитання занадто велике для прямої відповіді. Він працюватиме далі, поки ви займаєтеся іншими справами, звіти надходитимуть у потік, а звіт повернеться з переліком джерел. У нашому тестуванні було п’ять джерел, одне з яких наукове. Обмеження: зображення, які ви додаєте, на цьому етапі не читаються, збережіть їх для звичайного запитання.

Подивитися на цифри новими очима

Якщо ви додаєте електронну таблицю або csv-файл, EuroWork надає зведення всього файлу: кожен стовпець із діапазоном значень, найпоширенішими значеннями та крайніми величинами, а також перші рядки у зрозумілому вигляді. Це означає, що ви можете запитати про форму матеріалу безпосередньо, тоді як точні суми все одно потрібно перевіряти за джерелом.

28. Завантажте файл і попросіть аналіз, не керуючи процесом. Просто скажіть, яку роль ви виконуєте, наприклад, що ваша робота, просувати курси або зменшувати витрати на опалення в парку будівель. Ви отримаєте огляд, про який навіть не здогадувалися, і майже завжди два-три запитання, варті подальшого вивчення.
29. Попросіть його поставити під сумнів вашу інтуїцію. «Я думаю, що великі клієнти замовляють найбільше. Чи бачите ви в цьому файлі щось, що суперечить цьому?» Отримати перевірку власної тези цінніше, ніж зведення.
30. Запитуйте прямо, своїми словами. Вам не потрібно знати фахову термінологію. Усі запитання в цьому списку написані розмовною мовою, і всі вони спрацювали.

Це не магія, це ремесло

Одна річ, яка дивує багатьох: ті, хто отримує найбільше від ШІ,, це не найтехнічніші люди. Це ті, хто найкраще володіє своєю професією. Юрист ставить найкращі запитання щодо договорів, економіст одразу бачить, чи є цифра абсурдною, діловод розпізнає відповідь, яка звучить правильно, але є хибною. Ваші професійні знання стають ціннішими, а не менш цінними, бо саме вони дозволяють вам знати, про що просити і коли відповідь не годиться.

Дві звички мають більший ефект, ніж усі хитрощі разом:

Не чекайте на відповідь. Дайте завдання, займіться чимось іншим, поверніться. Глибоке дослідження та транскрибування зустрічей створені для цього, і обидва продовжують працювати, навіть якщо ви закриєте вкладку. Завдання, навпаки, чекають на вас: вони зупиняються на кожному кроці, поки ви не підтвердите.

Ставтеся до цифр з недовірою. Міркування та структура, сильна сторона. Точні суми, дати та посилання на джерела, слабка, особливо коли ШІ не отримав матеріалів для опори. Якщо ви даєте йому документ, цифри будуть правильними, ми бачили це неодноразово. Якщо ви просите цифри з повітря, він може їх вигадати з повною впевненістю в голосі.

І те, що дозволяє вам наважитися

Усе вищезазначене було б неприємним, якби ви не знали, куди потрапляють дані. Тому під кожною відповіддю в EuroWork зазначено, яка модель відповіла, в якій країні оброблялися дані та скільки коштувала відповідь. Стандартний вибір, європейські моделі. Зміст ніколи не використовується для навчання будь-якої моделі. Якщо ви виберете Конфіденційна інформація, все залишається в ЄС незалежно від того, про що ви просили, а вміст, який не можна обробляти, блокується перед відправкою.

Це означає, що ви можете використовувати цей список для реальних справ, реальних договорів і реальних клієнтів. Не для вигаданих прикладів.

Почніть із трьох

Виберіть три речі звідси і зробіть їх цього тижня. Наприклад: сфотографуйте те, що вас цікавить, додайте найдовший документ, який ви отримали цього місяця, і запитайте, що з цього стосується вас, і дайте Твоєму колезі-ШІ завдання з ритмом «щотижня».

За два тижні ви не згадаєте, як робили це раніше.