Andmekaitse ja tehisintellekti kasutamise poliitika

Rollid ja vastutus

Teie organisatsioon on andmekaitse seaduse mõistes andmekontroller töötajate sisestatud sisu (küsimused, dokumendid, lähteained) osas. EuroWork AB töötleb seda sisu andmetöötlejana, ainult teenuse osutamiseks.

Konto ja arveldusandmete (nimi, e-posti aadress, organisatsiooni andmed) osas on EuroWork AB andmekontroller.

Milliseid andmeid töödeldakse

Kontoandmed: nimi, e-posti aadress, ametinimetus, osakond, riik, keele-eelistus ja valikuline profiilipilt. Teenuses on profiilipilt nähtav ainult teie organisatsiooni liikmetele. Ainus erand on foorum, mis on ühine kõigile organisatsioonidele: kui avaldate seal ilma anonüümsuse valikuta, näidatakse teistele osalejatele teie nime, profiilipilti, organisatsiooni nime ja riiki. Vaata allpool foorumi jaotust.

Töösisu: vestlused, üleslaaditud dokumendid, projekti lähteained, assistendi materjalid ja salvestatud dokumendid. Sisu on andmebaasis reatasemel isoleeritud organisatsiooniti, üks organisatsioon ei saa kunagi lugeda teise andmeid.

Tegevus- ja kululogi: iga tehisintellekti päring logitakse koos mudeli valiku, ajatempli, tokenite mahu ja kuluga. Päringu ja vastuse sisu ei kuulu otsustuslogisse.

Koosoleku helifailid, mis on üles laaditud transkriptsiooni jaoks, salvestatakse ajutiselt privaatsesse failihoidlasse Frankfurdis ja kustutatakse, kui protokoll on valmis. Dokumendid, mis on üles laaditud tõlkimiseks, käsitletakse samamoodi.

Kui teie organisatsioon laadib üles PowerPointi malli, ekstraheeritakse ja salvestatakse värvid ja fondid, mitte faili ennast. Üles laaditud logo salvestatakse aga pildina andmebaasis, kuna see joonistatakse teie esitlustesse.

Kus andmeid töödeldakse

Kogu salvestamine toimub ELi ja Euroopa Majanduspiirkonna (EMP) piires: nii andmebaas kui rakendus töötavad Frankfurdis (Saksamaa), samas andmekeskuse piirkonnas, seega teie andmed ei liigu riikide vahel iga lehevaatamise järel.

Vaikimisi toimub tehisintellekti töötlus Mistral AI abil Euroopas nullandmetalletusega: AI pakkuja ei salvesta päringuid ega vastuseid ning midagi ei kasutata nende mudelite koolitamiseks.

Välised mudelid ChatGPT (OpenAI) ja Claude (Anthropic) on saadaval valikuna. Neid kasutatakse ainult siis, kui kasutaja valib need aktiivselt üksikute sõnumite jaoks, ning see hõlmab töötlust Ameerika Ühendriikides. Iga selline sõnum läbib enne tundlikkuse filtri: isikuandmeid, konfidentsiaalseid teavet ja ärisaladusi ei saadeta kunagi välismudelitele, vaid need suunatakse alati ELi mudelile. Teie administraator saab selle valiku kogu organisatsiooni jaoks välja lülitada, ning selle lubamine või keelamine logitakse.

Microsoft 365 ühendus

Iga kasutaja saab ühendada oma Microsoft 365 konto teenusega. Ühendus on vabatahtlik, isiklik ja ainult lugemiseks: teenus saab lugeda kalendrisündmusi, postkasti teemasid ja eelvaadet, ühe e-kirja sisu, kui kasutaja sellele spetsiifiliselt osutab, ning failide sisu SharePointis ja OneDrive'is, millele kasutajal juba ligipääs on. Microsofti keskkonnas midagi ei kirjutata, ei saadeta ega kustutata.

Materjali hangitakse küsimuse esitamise hetkel, kui kasutaja küsib midagi, mis seda vajab, seejärel saab see vestluse osaks samade isoleeritus- ja säilitustingimustega nagu kogu muu töösisu. Pidevat sünkroonimist ei toimu. Ligipääsutokenid on krüpteeritud puhkeolekus (AES-256-GCM), iga lugemine logitakse auditloogis koos eesmärgiga, ning kasutaja saab ühenduse igal ajal katkestada, mis kustutab tokenid.

Microsofti enda töötlus teie e-kirjade ja failidega toimub teie Microsoftiga sõlmitud lepingu alusel, mitte selle lepingu alusel. Ühendus ainult loeb neist kasutaja taotlusel.

Rakendatav õigus ja piiriülene andmeedastus

ELi organisatsioonid on kaetud üldise andmekaitse määrusega (GDPR). Norra, Islandi ja Liechtensteini organisatsioonid on kaetud GDPR-ga Euroopa Majanduspiirkonna (EMP) lepingu kaudu. Mõlemal juhul toimub kogu töötlus vaikimisi ELi ja EMP piires, seega kolmandasse riiki edastust ei toimu. Ainult juhul, kui kasutaja valib aktiivselt välismudeli üksikute sõnumite jaoks (valik, mille administraator saab välja lülitada), toimub edastus Ameerika Ühendriikidesse, tuginedes Euroopa Komisjoni adekvaatsusotsusele ELi-Ameerika Ühendriikide andmekaitse raamistiku kohta pärast automaatset tundlikkuse kontrolli.

Ühendkuningriigi organisatsioonid on kaetud Ühendkuningriigi GDPR-ga koos andmekaitse seadusega 2018, mitte ELi GDPR-ga. Salvestamine ELi ja EMP piires on lubatud, kuna Ühendkuningriik tunnustab EMP-d adekvaatse piirkonnana, ning Euroopa Komisjon uuendas Ühendkuningriigi adekvaatsusotsust 19. detsembril 2025, mis kehtib kuni 27. detsembrini 2031.

Šveitsi organisatsioonid on kaetud revideeritud föderaalseaduse andmekaitse kohta (revFADP), mida jälgib FDPIC. GDPR kehtib Šveitsi organisatsiooni suhtes ainult siis, kui see suunab oma tegevust ELi turule. Salvestamine ELi ja EMP piires on lubatud, kuna Šveits tunnustab EMP-d adekvaatse piirkonnana.

ELi tehisintellekti seadus (AI Act) kohaldub ELi organisatsioonidele. See on EMP-i jaoks oluline, kuid ei ole veel EMP lepingu osaks, ning ei Ühendkuningriigil ega Šveitsil pole samaväärset horisontaalset tehisintellekti seadust. Teenuses saadaolevad aruanded ja dokumentatsioon on kasulikud toetava materjalina olenemata sellest, milline raamistik teie suhtes kohaldub.

Foorum

Foorum on ühine kõigile teenuse organisatsioonidele ning on seetõttu ainus koht, kus andmed väljuvad teie organisatsioonist. Siin on EuroWork AB andmekontroller, mitte andmetöötleja, kuna me määrame ühise arutelu eesmärgi ise.

Kui avaldate oma nime all, näidatakse teie nime, profiilipilti, organisatsiooni nime ja riiki kõigile foorumit kasutavatele. Kui valite anonüümsena avaldamise, ei näidata midagi neist: link teie kontole jääb andmebaasi, et saaksite oma postitust muuta, kuid seda ei näidata kunagi teistele lugejatele ega teie tööandjale.

Postitused tõlgitakse automaatselt lugejate kasutatavatesse keeltesse ning need läbivad enne avaldamist automaatse kontrolli. Mõlemad sammud töötavad ELi mudelil nullandmetalletusega ning need tasub EuroWork. Ärge kirjutage foorumi postitustesse isikuandmeid ega konfidentsiaalset teavet, olenemata sellest, kas olete anonüümsed või mitte.

Teie organisatsiooni omanik otsustab, kas töötajatel on ligipääs foorumile. See on vaikimisi sisse lülitatud ning seda saab kogu organisatsiooni jaoks välja lülitada.

Tundlikkuse filter

Enne kui midagi saadetakse tehisintellekti mudelile, kontrollitakse päringut, lisatud dokumente ja kontekstiallikaid automaatselt kahel tasemel: deterministlike mustrite (isikukoodid, e-posti aadressid, telefoninumbrid, IBAN ja muu) ning kontekstihinnangu alusel ELi mudelil.

Kui tuvastatakse tundlikud andmed, tõstetakse vestluse kaitsekategooria automaatselt, kasutajat informeeritakse ning sündmus logitakse. Kaitse on ehitatud failikindlalt: kui kontroll ei suuda otsustada, käsitletakse sisu tundlikuna.

Teabe klassid ja veebiotsing

Kogu sisu käsitletakse teabeklassides: avalik, sisemine, konfidentsiaalne või keelatud. Klass määrab, millised andmevood on lubatud.

Veebiotsingut ei saa kunagi kasutada konfidentsiaalse sisu jaoks, see on platvormi reegel, mida ei saa välja lülitada. Teie organisatsioon saab reegleid veelgi karmistada, kuid mitte leevendada.

Säilitamine ja kustutamine

Teie administraator kontrollib säilituspoliitikat: vestlused kustutatakse automaatselt pärast valitud päevade arvu tegevusetust iga teabeklassi kohta. Kustutamine logitakse auditloogis.

Organisatsioon saab igal ajal eksportida kogu vestluste sisu (JSON) ja taotleda täielikku kustutamist.

Küpsised

Teenus kasutab ainult vajalikke küpsiseid: sessiooni küpsist sisselogimiseks ja keeleküpsist, mis seadistatakse ainult siis, kui te ise keele valite. Analüütika-, jälgimis- ega kolmandate osapoolte küpsiseid ei kasutata, mistõttu ei kuvata ka nõusoleku bännerit.

Uute külastajate riik ja keel tuvastatakse brauseri keele seadistuse ja võrgu päritoluriigi järgi iga lehevaatamise järel.

Avaliku veebisaidi külastatistika on küpsisteta: loendame lehevaatamisi päeva, lehe, riigi ja viitaja veebisaidi kohta lihtsate arvudena. Unikaalsete külastajate loendamiseks päeva kohta salvestatakse võrguaadressi ja brauseri ühepoolne räsi koos päevas vahetuva soolaga, ning räsi kustutatakse kahe päeva pärast. Ühte külastajat ei saa jälgida päevade lõikes, ning midagi ei jagata kolmandatele osapooltele.

Kui täidate avalduse vormis „Ei ole otsustaja?“, salvestab EuroWork AB, mis te sisestasite, ja valmis eelnõu järelkontrolliks, ning e-posti aadressid, kui e-kiri on saadetud. EuroWork AB on selle andmete osas andmekontroller.

Alamtöötlejad

Vercel Inc. (rakenduse majutamine ja ajutine failisalvestus, ELi piirkond Frankfurt), Neon Inc. (andmebaas, ELi piirkond Frankfurt), Mistral AI SAS (tehisintellekti mudelid, Prantsusmaa, nullandmetalletus), Black Forest Labs GmbH (pildigeneratsioon, Saksamaa, ELi majutamine) ja Sweego SAS (tehingulised e-kirjad nagu kutseid ja parooli lähtestamisi; Prantsuse ettevõte, mida majutatakse OVHcloudis ja Scaleway's ELi piires).

OpenAI (Ameerika Ühendriigid) ja Anthropic PBC (Ameerika Ühendriigid), ainult nende sõnumite jaoks, kus kasutaja on aktiivselt valinud välise mudeli (valik, mille administraator saab välja lülitada) ning automaatne tundlikkuse kontroll on sisu heaks kiitnud.

Turvalisus

Iga organisatsiooni andmed on isoleeritud kahel tasemel: iga andmebaasi päring sisaldab organisatsiooni spetsiifiliselt, ning andmebaasis on organisatsiooniti reatasemel poliitikad (Row-Level Security). Kogu liiklus on krüpteeritud. Administraatori tegevused, poliitika muudatused ja eksportid logitakse auditloogis, mida organisatsiooni administraator ja andmekaitse volinik saavad läbi vaadata.

Toetatud on ühekordne sisselogimine (SSO/OIDC) ja automaatne kasutajate haldus (SCIM 2.0), deaktiveeritud kontodest loobutakse kohe.

Tehisintellekti märgendamine AI Acti alusel

Teenuse loodud sisu märgitakse masintootena. Iga pilt saab kaks märgendust: nähtamatu, mis on sisse ehitatud pildi enda sisse, ning märge faili metaandmetes, et see on tehisintellekti loodud, millise teenuse poolt ja millal. Wordi ja PDF-na eksportitud dokumendid kannavad sama märget faili omadustes. Märge ei ütle midagi selle kohta, millest sisu räägib, kes selle tellis ega millisele organisatsioonile see kuulub.

Märgendit ei tohi eemaldada. Te ei tohi ega tohi lubada kellelgi tahtlikult kustutada või muuta teenuse paigutatud märget failis. Erandid kehtivad juhul, kui muudatus on vajalik, et säilitada teabe täpsus pärast allavoolu töötlust, ning turvakontrollide ja uuringute jaoks. Me ei müü vahendeid märgendite kõrvaldamiseks ega eemalda märgendeid, mis on paigutatud materjali, mille te sisse toite, teise isiku poolt.

Nähtav märgendamine on teie vastutus. Kui avaldate sügavvalemi, mis tähendab pilti, heli või videot, mis sarnaneb reaalse inimese või sündmusega ning mida võidakse pidada ehtsaks, peab see olema nähtav kõigile, kes seda näevad. Sama kehtib tehisintellekti loodud teksti kohta, mis avaldatakse avalikkuse informeerimiseks avalikes huvides küsimustes, välja arvatud juhul, kui inimene on sisust läbi vaadanud ja võtnud toimetusliku vastutuse. Sisemine materjal, e-kirjad ja kõik, mis jääb organisatsiooni sisse, ei ole kaetud.

Teie õigused ja kontakt

Andmesubjektiõigused (ligipääs, parandamine, kustutamine jms) realiseeritakse eelkõige organisatsiooni kaudu, kes on töösisu osas andmekontroller.

Küsimused selle poliitika või EuroWork AB enda töötluse kohta: pöörduge EuroWork AB poole, Box 260, 831 23 Östersund, Rootsi.