À quoi sert l'IA ? Trente réponses tirées de vraies journées de travail

La question la plus fréquente après une journée de formation n'est jamais comment fonctionne la technologie. Elle est la suivante : à quoi peut-elle me servir ?

C'est une question légitime. On sait que d'autres tirent profit de l'IA, mais les exemples que l'on entend concernent souvent la rédaction d'articles de blog, et ce n'est pas ce que l'on fait. Nous, nous instruisons des dossiers, établissons des devis, appelons des clients, tenons des réunions, lisons des rapports que nous n'avons pas eu le temps de lire.

Voici une liste de choses que les gens font réellement. Aucune ne nécessite de connaissances en IA. Chaque point a été testé dans EuroWork avant d'être rédigé ici, avec des données fictives mais réalistes. Les réponses ont pris entre cinq et quarante-cinq secondes et coûté entre deux et quatorze centimes chacune.

L'appareil photo est le bouton sous-estimé

Voici l'exemple qui pousse souvent les participants à sortir leur téléphone en plein milieu de la formation.

Vous trouvez un objet dans une boîte au fond d'un local de stockage. Impossible de faire une recherche dessus, car vous ne connaissez pas son nom. Prenez-le en photo, appuyez sur Joindre un document et demandez ce que c'est et s'il peut être jeté. La même méthode fonctionne pour la pièce détachée dont personne ne connaît le numéro, pour un composant d'un tableau électrique ou pour ce câble dans la salle des serveurs.

Même principe, d'autres variantes :

1. Le tableau blanc après la réunion. Prenez-le en photo et demandez un plan de projet compréhensible, au lieu de recopier quinze flèches et une case griffonnée.
2. Un vieux document à l'écriture manuscrite illisible. Un acte de mariage, un procès-verbal des années cinquante, une note dans un vieux classeur. Demandez une interprétation, et que les mots incertains soient marqués pour que vous sachiez où regarder de plus près.
3. La pancarte, l'étiquette ou le manuel dans une langue que vous ne lisez pas. Prenez-la en photo et demandez ce qui est écrit.
4. Une page de rapport photographiée avec votre téléphone. Demandez un résumé réduit de moitié, ainsi vous saurez en dix secondes si cela vaut la peine de tout lire.

Cela semble être un gadget. Puis on l'utilise au travail chaque semaine.

Lire ce que personne n'a le temps de lire

C'est là que se trouve le plus grand gain inexploité dans la plupart des organisations. Non pas écrire plus vite, mais éviter de tout lire.

5. Le rapport annuel ou le rapport semestriel qui vous a été envoyé. Joignez-le et précisez qui vous êtes : qu'est-ce qui me concerne dans ce document, en tant que directeur d'école ? En tant que responsable des marchés publics ? Nous avons testé en tant que directeur d'école et obtenu d'abord la partie scolaire, puis les aspects économiques ayant un impact indirect, et rien sur le réseau d'eau.
6. Demandez-lui d'argumenter contre lui-même. D'abord : donnez-moi les quatre raisons les plus fortes d'aller de l'avant avec ce projet. Ensuite : donnez-moi les quatre raisons les plus fortes de ne pas le faire. Vous obtiendrez une meilleure vision en deux minutes qu'après une heure de réflexion.
7. Deux versions du même contrat. Joignez les deux et demandez ce qui les différencie. Nous avons testé avec deux projets de contrat de vente où une clause sur la responsabilité du personnel avait été supprimée et la période de garantie réduite de 24 à 12 mois. Les deux modifications ont été identifiées, avec leur signification pratique pour l'acheteur. Ce type de clause est précisément ce que l'œil néglige lors d'une lecture rapide.
8. Une demande de marché public comparée à vos propres références. Joignez la demande et un récapitulatif de ce que vous avez gagné et livré auparavant, et demandez franchement si cela vaut la peine d'y consacrer trois jours.
9. Le texte de loi ou la réglementation. Demandez une explication dans un langage adapté à quelqu'un qui n'est pas juriste. Demandez même une version qu'un adolescent de seize ans comprendrait, elle est souvent la meilleure, même pour les adultes.
10. Les candidatures par rapport à l'annonce. Joignez l'offre d'emploi comme liste de critères et les candidatures une par une, anonymisées, et demandez un oui ou un non avec justification. La décision vous appartient toujours, mais la base est équitable.

Écrire, tout en gardant sa propre voix

11. Laissez-la évaluer au lieu d'écrire. Rédigez vous-même la réponse et demandez une évaluation du ton. Vous entendrez souvent que ce que vous avez écrit est bien, et recevrez une suggestion concrète pour l'améliorer. Lors de notre test, nous avons reçu le conseil d'ajouter une phrase confirmant la frustration du destinataire, ce qui était pertinent. La même réponse se terminait par une référence à des directives que nous ne pouvions pas trouver. Lisez les références avec la même méfiance que tout le reste.
12. Réduisez à soixante-dix pour cent. Non pas parce que le texte est mauvais, mais pour qu'il soit lu. Lors de notre test, un texte de 906 caractères a été réduit à 601 caractères, avec les quatre informations factuelles conservées. Faites-en une habitude pour tout ce que vous envoyez à plus de cinq personnes.
13. La réponse à l'e-mail en colère. Copiez-collez ce que vous avez reçu et demandez une réponse qui apaise au lieu d'attiser. Relisez attentivement avant d'envoyer : lors de notre test, le projet de réponse promettait qu'une facture serait annulée immédiatement, alors que nous avions expressément demandé de ne rien promettre que nous ne sachions pas. Le ton était juste, la promesse ne vous appartenait pas.
14. Changez complètement de ton. Le même texte en version formelle, chaleureuse ou auto-ironique. Voir son propre texte dans trois registres est le moyen le plus rapide de comprendre lequel convient.
15. La réplique à l'article de débat dans le journal local. Demandez les arguments les plus forts contre votre position. Vous n'êtes pas obligé de les utiliser tels quels, mais vous saurez où vous en êtes. Ici, l'avertissement est le plus important : lors de notre test, la réponse a construit ses arguments sur la base d'un rapport et d'un mémo interne qui n'existent pas. Les arguments étaient utiles, les chiffres étaient inventés. Utilisez le raisonnement, mais cherchez les chiffres vous-même.
16. La traduction qui doit tenir la route. Sous Documents, vous trouverez la traduction de documents pour les textes et les présentations. La mise en forme est conservée, les tableaux et la mise en page restent intacts, et vous récupérez un fichier prêt à télécharger. Si le texte doit être utilisé longtemps en version imprimée ou sur le web, faites tout de même relire par un locuteur natif.

Une chose à retenir : dès que vous publiez quelque chose, ce sont vos mots. Cela s'applique, peu importe qui ou quoi a rédigé le premier jet.

Assistants : quand la même question revient chaque jour

C'est la fonction qui change le plus la vie de ceux qui répondent aux mêmes questions encore et encore. Sous Assistants, vous créez votre propre expert en lui donnant une instruction et quelques sources sur lesquelles s'appuyer.

17. Celui qui répond aux mêmes questions tous les jours. Intégrez l'offre, les prix et les règles comme sources, et laissez l'assistant rédiger la réponse. Nous avons testé ce principe avec un matériel RH : l'assistant a répondu avec les montants et les délais exacts tirés des sources, et non de mémoire.
18. Le vérificateur par rapport à votre charte graphique. Chargez le manuel de design comme source. Joignez ensuite une annonce et demandez une vérification. Nous avons testé avec une annonce qui enfreignait quatre règles, et avons obtenu en retour les quatre infractions avec la règle citée : la couleur rouge interdite, le logo dans le mauvais coin, la couleur primaire manquante et le titre en majuscules. Ce genre de détails que personne n'a le courage de vérifier à chaque fois.
19. Le vérificateur par rapport à la réglementation. Même principe avec vos règles de marchés publics ou votre politique environnementale comme source. Il lit à la fois la règle dans la source et les couleurs et la composition de l'image que vous joignez.
20. L'aide à l'intégration. Orientez l'assistant vers ce qui se trouve déjà dans vos documents RH, et il répondra au nouvel employé sans que personne n'ait à rédiger un seul nouveau texte. Lors du test, les bons montants sont revenus : le forfait bien-être, la plage de flexibilité et les limites de solde, extraits des documents.
21. Le ton de la maison. Ajoutez quelques textes dont vous êtes satisfait comme source et demandez-lui d'écrire dans le même esprit. Maintenant, cela sonne comme vous, pas comme une brochure. Notre test a retrouvé l'habitude de reconnaître d'abord le désavantage, comme dans les exemples fournis.

Une chose qui nous a surpris : les sources sont vérifiées dès leur téléchargement. Notre matériel RH a été signalé comme sensible et lié ainsi à des modèles européens, tandis que les exemples de ton sont passés sans remarque.

Réunions qui ne dévorent pas la journée

Sous Documents, vous chargez l'enregistrement audio d'une réunion et obtenez en retour un compte-rendu. Le travail se poursuit en arrière-plan, vous pouvez donc fermer l'onglet et passer à la réunion suivante.

22. Plus besoin de secrétaire. Celui qui prenait habituellement des notes peut participer à la conversation, ce qui est souvent la personne qui a le plus à apporter. Lors de notre test, le compte-rendu a correctement identifié les décisions et les responsables à partir de l'enregistrement, et a écrit "non précisé, absent de la transcription" là où les informations manquaient, au lieu d'inventer.
23. Décisions qui ne tombent pas entre les mailles du filet. Enregistrez le compte-rendu comme document, il devient ainsi consultable par tous ceux qui en ont besoin, au lieu de rester dans le carnet de notes de quelqu'un.
24. Le compte-rendu devient un document comme les autres. Il bénéficie d'un historique des versions, d'un bouton pour approuver avec la mention qu'un humain a vérifié le contenu, et d'une exportation vers Word ou PDF.

Tâches qui s'exécutent toutes seules

25. Le rapport du matin. Sous Planifié, vous programmez une tâche récurrente qui s'exécute avant votre arrivée. Le résultat vous attend sous forme de Nouvelle conversation IA lorsque vous vous connectez. La veille d'un sujet, un résumé hebdomadaire le vendredi, une synthèse le premier du mois.
26. Missions avec contrôle étape par étape. Sous Missions, décrivez ce que vous voulez faire réaliser. Vous obtenez un plan, puis Approuver ou Passer pour chaque étape avant que quoi que ce soit ne se produise. Elle peut effectuer des recherches sur le web, dans votre propre matériel et créer un document à partir du résultat. Si vous avez connecté votre messagerie sous Connexions, elle peut aussi lire votre calendrier et votre boîte de réception, mais seulement les lire : rien n'est envoyé en votre nom et rien n'est réservé dans votre dos.
27. Recherche approfondie. Choisissez Recherche approfondie lorsque la question est trop vaste pour une réponse immédiate. Elle continue de travailler pendant que vous faites autre chose, les rapports d'avancement s'affichent dans le fil, et le rapport final revient avec une bibliographie. Notre test a fourni cinq sources, dont une scientifique. Une limitation : les images que vous joignez ne sont pas lues à ce stade, gardez-les pour une question classique.

Regarder les chiffres avec un œil neuf

Si vous joignez un tableau ou un fichier csv, EuroWork vous fournit un résumé de l'ensemble du fichier : chaque colonne avec sa plage de valeurs, ses valeurs les plus fréquentes et ses extrêmes, plus les premières lignes en clair. Cela signifie que vous pouvez interroger la forme des données directement, tandis que les montants exacts restent à vérifier auprès de la source.

28. Chargez le fichier et demandez une analyse, sans guider. Indiquez simplement votre rôle, par exemple que votre travail consiste à promouvoir des formations ou à réduire les coûts de chauffage dans un parc immobilier. Vous recevrez une analyse que vous ne saviez pas vouloir, et presque toujours deux ou trois questions dignes d'être approfondies.
29. Demandez-lui de remettre en question votre intuition. "Je pense que les gros clients commandent le plus. Vois-tu quelque chose dans ce fichier qui contredit cela ?" Faire tester sa propre thèse vaut plus qu'un simple résumé.
30. Posez la question directement, avec vos propres mots. Vous n'avez pas besoin de connaître le jargon technique. Toutes les questions de cette liste sont rédigées en langage courant, et toutes ont fonctionné.

Ce n'est pas de la magie, c'est du savoir-faire

Une chose qui surprend beaucoup de gens : ceux qui tirent le meilleur parti de l'IA ne sont pas les plus techniques. Ce sont les plus compétents dans leur métier. Le juriste pose les meilleures questions sur les contrats, l'économiste repère immédiatement si un chiffre est aberrant, le gestionnaire reconnaît une réponse qui sonne juste mais qui est fausse. Votre expertise professionnelle prend plus de valeur, pas moins, car c'est elle qui vous permet de savoir ce que vous devez demander et quand la réponse ne convient pas.

Deux habitudes font une plus grande différence que tous les trucs réunis :

Ne restez pas à attendre la réponse. Confiez la tâche, allez faire autre chose, revenez. La Recherche approfondie et la transcription de réunions sont conçues pour cela, et continuent même si vous fermez l'onglet. Les Missions, en revanche, vous attendent : elles s'arrêtent à chaque étape jusqu'à ce que vous ayez approuvé.

Lisez les chiffres avec méfiance. Le raisonnement et la structure sont le point fort. Les montants exacts, les années et les références sont le point faible, surtout lorsque l'IA n'a pas de matériel sur lequel s'appuyer. Si vous lui donnez un document, les chiffres seront corrects, nous l'avons constaté à plusieurs reprises. Si vous lui demandez des chiffres sans source, elle peut les inventer avec une assurance totale.

Et ce qui vous permet d'oser

Tout ce qui précède aurait été inconfortable si vous ne saviez pas où vont les données. C'est pourquoi, sous chaque réponse dans EuroWork, il est indiqué quel modèle a répondu, dans quel pays le traitement a eu lieu et combien la réponse a coûté. Le choix par défaut est les modèles européens. Le contenu n'est jamais utilisé pour entraîner un modèle. Si vous choisissez Informations sensibles, tout reste dans l'UE quel que soit ce que vous avez demandé, et le contenu qui ne peut pas être traité est bloqué avant l'envoi.

Cela signifie que vous pouvez utiliser la liste ci-dessus pour de vrais dossiers, de vrais contrats et de vrais clients. Pas pour des exemples fictifs.

Commencez par trois

Choisissez trois éléments ici et faites-les cette semaine. Par exemple : prenez en photo quelque chose qui vous intrigue, joignez le document le plus long que vous avez reçu ce mois-ci et demandez ce qui vous concerne, et programmez un rapport du matin sous Planifié.

Dans deux semaines, vous ne vous souviendrez plus comment vous faisiez avant.