La confiance : ce qu'il vous faut pour approuver EuroWork

Cette page n'est pas écrite pour ceux qui vont utiliser EuroWork. Elle est écrite pour ceux qui doivent approuver son utilisation par d'autres : le délégué à la protection des données, le responsable informatique, l'acheteur, ou celui qui reçoit la question un vendredi et a besoin d'une réponse avant lundi.

Nous avons essayé de répondre à toutes ces questions en un seul endroit, y compris ce que nous n'avons pas.

Où se trouvent réellement les données

La base de données et l'application tournent toutes deux à Francfort, dans la même région de centre de données. Le traitement par IA se fait par défaut chez Mistral AI en Europe, avec une conservation zéro des données : vos questions et réponses ne sont pas enregistrées chez le fournisseur d'IA et ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles.

ChatGPT et Claude sont disponibles en option et impliquent un traitement aux États-Unis. Ils ne sont utilisés que lorsqu'un utilisateur individuel les choisit activement pour un message spécifique, et votre administrateur peut désactiver complètement cette option. Avant qu'un tel message ne soit envoyé, il passe par un contrôle de sensibilité, et ce qui ressemble à des données personnelles ou confidentielles est toujours redirigé vers le modèle européen.

Tout cela est également mentionné dans le document de politique, qui est le texte juridiquement contraignant. Cette page en est le résumé.

Pour qu'une organisation ne voie jamais les données d'une autre

L'isolation se situe au niveau de la base de données, pas dans le code applicatif. Chaque requête vers la base de données porte l'identité de l'organisation, et sans cette identité, aucune ligne n'est retournée. Si une erreur dans l'application oublie une condition, le résultat est que rien n'apparaît, pas que quelque chose d'incorrect s'affiche. Cela s'appelle fail closed, et c'est le seul type de protection sur lequel on peut compter à long terme.

Le contenu n'est jamais enregistré dans le journal des décisions. On y trouve quelle modèle a répondu, quand, combien cela a coûté et pourquoi le modèle a été choisi. Pas ce que quelqu'un a demandé.

Le contrat

L'accord de traitement des données personnelles est inclus dans le contrat de service, avec votre organisation comme responsable du traitement et EuroWork AB comme sous-traitant pour le contenu que vos collaborateurs saisissent. Vous pouvez obtenir le texte du contrat avant de vous inscrire, il suffit de nous contacter.

Les sous-traitants, c'est-à-dire les fournisseurs que nous utilisons à notre tour pour l'exploitation et le traitement par IA, sont nommés dans le document de politique. Si nous changeons l'un d'eux, nous vous en informons à l'avance.

Ce que nous n'avons pas

Nous ne sommes pas certifiés ISO 27001. Nous n'avons pas de test d'intrusion externe réalisé à montrer, ni de page de statut avec l'historique des opérations. Ce sont des choses qui viendront, mais nous ne voulons pas laisser entendre qu'elles existent déjà.

Nous préférons que vous découvriez cela sur notre propre site plutôt que lors d'un appel d'offres.

Accessibilité

Le service est conçu pour respecter le WCAG 2.2 AA. Les niveaux de contraste, la navigation au clavier et la compatibilité avec les lecteurs d'écran ont été vérifiés, mais nous ne prétendons pas que chaque surface est parfaite. Si vous rencontrez quelque chose qui ne fonctionne pas, nous voulons le savoir, et nous le corrigerons. C'est aussi la seule façon honnête de travailler sur l'accessibilité : un service n'est jamais terminé, il devient progressivement moins mauvais.

Si quelque chose ne va pas

Si nous découvrons un incident concernant les données personnelles, nous vous en informons sans délai injustifié, avec ce que nous savons à ce moment-là et ce que nous faisons pour y remédier. Vous recevrez ce dont vous avez besoin pour votre propre déclaration à l'autorité de contrôle, y compris les horodatages et les catégories de données concernées.

Emporter ses documents avec soi

Les documents peuvent être téléchargés au format Word, Excel ou PowerPoint directement dans le service. Si vous souhaitez tout récupérer, par exemple parce que vous choisissez de résilier, nous nous en occupons. Nous ne considérons pas qu'il soit acceptable de compliquer une résiliation.

Le règlement sur l'IA

Tout ce que génère le service est marqué. Les images portent le marquage à l'intérieur du fichier lui-même, de sorte qu'il reste présent lorsque l'image est téléchargée et partagée. Les réponses de l'IA sont marquées dans l'interface. Cela répond à l'article 50 sur la transparence, et les rapports dans le service peuvent être utilisés comme base pour votre propre documentation.

Modèle prêt à l'emploi pour l'analyse d'impact

Si une organisation publique souhaite introduire l'IA, une analyse d'impact relative à la protection des données est généralement requise, et la rédiger à partir de zéro prend un après-midi que personne n'a. Voici un modèle où nous avons répondu à tout ce qui nous concerne. Ce qui reste à faire, c'est ce qui vous concerne, et cela, seul vous pouvez y répondre.

1. Description du traitement. EuroWork est utilisé par les collaborateurs pour poser des questions, résumer et créer des documents, transcrire des réunions, traduire des fichiers et exécuter des missions récurrentes. Les données traitées sont les informations de compte ainsi que le contenu de travail saisi par les collaborateurs eux-mêmes.

2. Finalité et base juridique. Remplissez votre finalité. La base juridique est typiquement l'intérêt public ou l'exercice de l'autorité publique pour le secteur public, l'intérêt légitime pour le privé.

3. Catégories de personnes concernées. Les collaborateurs qui utilisent le service, ainsi que les personnes qui apparaissent dans le matériel que les collaborateurs choisissent de saisir. Précisez qui cela concerne chez vous.

4. Nécessité et proportionnalité. Le service ne collecte pas plus que ce que le collaborateur écrit ou télécharge lui-même. La connexion à Microsoft 365 est personnelle et facultative : chaque utilisateur connecte son propre compte, la connexion est uniquement en lecture (calendrier, en-têtes d'e-mails, courriers et fichiers individuels à la demande expresse de l'utilisateur), les données sont récupérées au moment de la requête sans synchronisation continue, chaque lecture est enregistrée dans un journal d'audit, et l'utilisateur peut à tout moment déconnecter son compte.

5. Où le traitement a lieu. Stockage au sein de l'UE et de l'EEE : base de données et application à Francfort, dans la même région de centre de données. Traitement par IA chez un fournisseur européen avec conservation zéro des données. Le transfert vers un pays tiers n'a lieu que si un utilisateur choisit activement un modèle externe, une option qui peut être désactivée pour toute l'organisation.

6. Risques et mesures de protection. Isolation au niveau des lignes par organisation avec fail closed, contrôle automatique de sensibilité qui peut augmenter mais jamais diminuer le niveau de protection, classification des informations par question, journal d'audit des actions, approbation humaine avant qu'un brouillon d'IA ne devienne un document valide, ainsi qu'un plafond mensuel de coût.

7. Risque résiduel. Le principal risque résiduel est qu'un collaborateur saisisse des informations plus sensibles que nécessaire pour la finalité. Mesures d'atténuation : classification des informations, contrôle de sensibilité, et le fait que la formation intégrée aborde spécifiquement ce point. Évaluez le niveau en fonction de votre activité.

8. Consultation avec le délégué à la protection des données. Remplissez la date et les observations.

Si vous souhaitez ce modèle sous forme de document Word, dites-le-nous et nous vous l'enverrons.

Posez-nous la question au lieu de deviner

Si vous ne trouvez pas la réponse ici, écrivez-nous. Vous recevrez une réponse d'un humain, et si la réponse est que nous n'avons pas ce dont vous avez besoin, nous vous le dirons.