Zaupanje: kar potrebujete za odobritev EuroWorka

Ta stran ni napisana za tistega, ki bo uporabljal EuroWork. Napisana je za tistega, ki mora odobriti, da ga bo uporabljal nekdo drug: pooblaščenca za varstvo podatkov, vodjo IT, nabavnika ali tistega, ki mu vprašanje pristane v naročju v petek in potrebuje odgovor do ponedeljka.

Poskusili smo odgovoriti na vse take stvari na enem mestu, vključno s tistim, česar nimamo.

Kje dejansko ležijo podatki

Baza podatkov in aplikacija tečeta v Frankfurtu, v isti regiji podatkovnega centra. Obdelava z umetno inteligenco poteka po standardu pri Mistral AI v Evropi, z ničelno hrambo podatkov: vaša vprašanja in odgovori se pri ponudniku UI ne shranijo in se ne uporabljajo za učenje njihovih modelov.

ChatGPT in Claude sta na voljo kot dodatni možnosti in vključujeta obdelavo v ZDA. Uporabljata se le, ko posamezni uporabnik aktivno izbere enega od njiju za posamezno sporočilo, in vaš administrator lahko to možnost popolnoma izklopi. Preden takšno sporočilo odide, gre skozi preverjanje občutljivosti, in vse, kar izgleda kot osebni podatki ali zaupne informacije, se vedno pošlje k evropskemu modelu.

Vse to je zapisano tudi v dokumentu o politiki, ki je pravno zavezujoče besedilo. Ta stran je povzetek.

Da ena organizacija nikoli ne vidi podatkov druge

Ločenost je vgrajena v bazo podatkov, ne v kodo nad njo. Vsako poizvedbo v bazi podatkov spremlja identiteta organizacije, brez nje pa se ne vrne nobena vrstica. Če bi napaka v aplikaciji pozabila pogoj, bi bila posledica ta, da nič ni vidno, ne da bi bilo vidno nekaj napačnega. To se imenuje fail closed in je edina vrsta zaščite, na katero se lahko dolgoročno zanesete.

Vsebina se nikoli ne beleži v dnevnik odločitev. Tam je zapisano, kateri model je odgovoril, kdaj, koliko je stalo in zakaj je bil model izbran. Ne pa, kaj je nekdo vprašal.

Pogodba

Pogodba o obdelavi osebnih podatkov je vključena v pogodbo o storitvi, pri čemer je vaša organizacija odgovorna za osebne podatke, EuroWork AB pa je izvajalec za vsebino, ki jo vnesejo vaši sodelavci. Pogodbeno besedilo lahko dobite, preden se registrirate, samo se nam javite.

Podizvajalci, torej ponudniki, ki jih mi zaposlujemo za obratovanje in obdelavo z UI, so navedeni v dokumentu o politiki. Če katerega od njih zamenjamo, vas o tem obvestimo vnaprej.

Česa nimamo

Nismo certificirani po ISO 27001. Nimamo zaključenega zunanjega preizkusa vdora, ki bi ga lahko pokazali, niti statusne strani s zgodovino obratovanja. To so stvari, ki pridejo, a nočemo namigovati, da že obstajajo.

Raje bi, da to odkrijete na naši strani, kot pa v postopku nabave.

Dostopnost

Storitev je razvita v skladu z WCAG 2.2 AA. Preverjeni so nivoji kontrasta, navigacija s tipkovnico in podpora bralnikom zaslona, a ne trdimo, da je vsaka površina brezhibna. Če naletite na nekaj, kar ne deluje, nam to sporočite, in mi bomo to popravili. To je tudi edini pošten način dela z dostopnostjo: storitev nikoli ni končana, postaja le postopoma manj slaba.

Če gre kaj narobe

Če odkrijemo incident z osebnimi podatki, vas obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, z vsem, kar vemo v tem trenutku, in s tem, kaj naredimo. Dobite vse, kar potrebujete za lastno prijavo nadzorni oblasti, vključno s časovnimi oznakami in kategorijami podatkov, ki so bili prizadeti.

Da s seboj vzamete svoje materiale

Dokumente lahko prenesete kot Word, Excel ali PowerPoint neposredno v storitvi. Če želite vse skupaj, na primer zato, ker se odločite prenehati, vam to uredimo. Ne gledamo na to kot na pogajalsko pozicijo, da bi odpoved naredili zapleteno.

Uredba o umetni inteligenci

Vse, kar generira storitev, je označeno. Slike vsebujejo oznako znotraj same datoteke, tako da ostane, ko sliko prenesete in pošljete naprej. Odgovori UI so označeni v vmesniku. To izpolnjuje 50. člen o transparentnosti, poročila v storitvi pa lahko uporabite kot podlago za lastno dokumentacijo.

Pripravljen predlog ocene tveganja

Če javni sektor uvaja UI, je običajno potrebna ocena tveganja glede varstva podatkov, pisanje od začetka pa vzame popoldan, ki ga nihče nima. Tukaj je predloga, v kateri smo odgovorili na vse, kar se nanaša na nas. Kar ostane, se nanaša na vas, in na to lahko odgovorite samo vi.

1. Opis obdelave. EuroWork uporabljajo sodelavci za postavljanje vprašanj, povzemanje in ustvarjanje dokumentov, prepisovanje sestankov, prevajanje datotek ter izvajanje ponavljajočih se nalog. Obdelujejo se računski podatki ter delovna vsebina, ki jo sodelavci sami vnesejo.

2. Namen in pravna podlaga. Izpolnite vaš namen. Pravna podlaga je običajno javni interes ali izvrševanje javnih pooblastil za javni sektor, upravičeni interes za zasebni sektor.

3. Kategorije registriranih. Sodelavci, ki uporabljajo storitev, ter osebe, ki se pojavijo v materialu, ki ga sodelavci vnesejo. Navedite, kdo točno je pri vas.

4. Nujnost in sorazmernost. Storitev ne zbira ničesar več kot tistega, kar sodelavec sam napiše ali naloži. Povezava z Microsoft 365 je osebna in prostovoljna: vsak uporabnik poveže svoj račun, povezava je samo berljiva (koledar, glave elektronskih sporočil, posamezna pisma in datoteke na izrecno zahtevo uporabnika), podlage se pridobijo v trenutku poizvedbe brez tekoče sinhronizacije, vsako branje se beleži v revizijski dnevnik, uporabnik pa lahko svoj račun kadar koli odklopi.

5. Kje poteka obdelava. Shranjevanje znotraj EU in EGP: baza podatkov in aplikacija v Frankfurtu, v isti regiji podatkovnega centra. Obdelava z UI pri evropskem ponudniku z ničelno hrambo podatkov. Prenos v tretje države se zgodi le, če uporabnik aktivno izbere zunanji model, kar je možnost, ki jo je mogoče izklopiti za celotno organizacijo.

6. Tveganja in varnostni ukrepi. Ločevanje na ravni vrstic po organizaciji, ki pada zaprto, samodejno preverjanje občutljivosti, ki lahko poveča, a nikoli ne zniža ravni zaščite, razvrščanje informacij po vprašanjih, revizijski dnevnik dejanj, človeško odobritev, preden osnutek UI postane veljavni dokument, ter mesečna omejitev stroškov.

7. Preostalo tveganje. Glavno preostalo tveganje je, da sodelavec vnese občutljivejši material, kot zahteva namen. Protiukrepi: razvrščanje informacij, preverjanje občutljivosti ter dejstvo, da vgrajena tečaj obravnava prav to. Ocenite raven glede na vašo dejavnost.

8. Posvetovanje z pooblaščencem za varstvo podatkov. Izpolnite datum in mnenja.

Če želite to predlogo kot dokument Word, nam povejte in vam jo pošljemo.

Namesto ugibanja nas vprašajte

Če tukaj ne najdete odgovora, nam pišite. Dobili boste odgovor od človeka, in če je odgovor, da tega, kar potrebujete, nimamo, vam to povemo.