Tillit: det du treng for å godkjenne EuroWork

Denne sida er ikkje skriven for den som skal bruke EuroWork. Ho er skriven for den som skal godkjenne at nokon andre gjer det: personvernombodet, IT-sjefen, innkjøparen, den som får spørsmålet i fanget ein fredag og treng eit svar før måndag.

Vi har prøvd å svare på alt slikt på éin stad, inkludert det vi ikkje har.

Kor opplysningane faktisk ligg

Databasen og applikasjonen køyrer begge i Frankfurt, i same datasenterregion. AI-handsaminga skjer som standard hos Mistral AI i Europa, med null datalagring: spørsmåla og svara dine blir ikkje lagra hos AI-leverandøren og blir ikkje brukte til å trene modellane deira.

ChatGPT og Claude finst som tilval og inneber handsaming i USA. Dei blir berre brukte når ein einskild brukar aktivt vel dei for ei einskild melding, og administratoren din kan slå av tilvalet heilt. Før ei slik melding blir send, går ho gjennom ei kjenslegransking, og det som ser ut som personopplysningar eller hemmeleg informasjon blir alltid sendt til EU-modellen i staden.

Alt dette står også i policydokumentet, som er den juridisk bindande teksten. Denne sida er samandraget.

At ein organisasjon aldri ser ei anna si informasjon

Isoleringa sit i databasen, ikkje i koden over. Kvar spørjing mot databasen ber med seg organisasjonen si identitet, og utan denne identiteten blir det ikkje returnert nokon rader i det heile. Skulle ein feil i applikasjonen gløyme eit vilkår, blir følgja at ingenting blir synleg, ikkje at feil ting blir synlege. Det heiter fail closed, og det er den einaste typen vern ein kan stole på i lengda.

Innhald blir aldri logga i beslutningsloggen. Der står kva modell som svarte, når, kor mykje det kosta og kvifor modellen blei vald. Ikkje kva nokon spurde om.

Avtalen

Avtale om behandling av personopplysningar er ein del av tenesteavtalen, med organisasjonen din som behandlingsansvarleg og EuroWork AB som databehandlar for innhaldet medarbeidarane legg inn. De kan få avtaleteksten før de registrerer dykk, berre ta kontakt.

Underleverandørane, altså dei leverandørane vi bruker for drift og AI-handsaming, står namngitt i policydokumentet. Byter vi nokon av dei, seier vi frå på førehand.

Kva vi ikkje har

Vi er ikkje ISO 27001-sertifiserte. Vi har ikkje noko gjennomført eksternt penetrasjonstest å vise fram, og ingen statusside med driftshistorikk. Det er slikt som kjem, men vi vil ikkje late som om det finst allereie.

Vi vil heller at de oppdagar dette her på vår eigen side enn i ein anbodskonkurranse.

Tilgjengelegheit

Tenesta er bygd etter WCAG 2.2 AA. Kontrastnivå, tastaturnavigering og skjermlesarstøtte er gjennomgått, men vi påstår ikkje at kvar flate er feilfri. Støter de på noko som ikkje fungerer, vil vi gjerne vite det, og vi rettar det. Det er også det einaste heiderlege måten å jobbe med tilgjengelegheit på: ein teneste blir aldri ferdig, ho blir gradvis mindre dårleg.

Viss noko går gale

Oppdagar vi ein personopplysningsincident, kontakter vi dykk utan unødig opphald, med det vi veit på det tidspunktet og kva vi gjer med det. De får det de treng for dykkar eigen melding til tilsynsmyndigheten, inkludert tidspunkt og kva kategoriar av opplysningar som er berørte.

Å ta med seg materialet ut

Dokument blir lasta ned som Word, Excel eller PowerPoint direkte i tenesta. Vil de ha ut alt samla, til dømes fordi de vel å avslutte, ordnar vi det. Vi ser ikkje på det som ein forhandlingsposisjon å gjere oppseiing vanskeleg.

AI-forskrifta

Alt som blir generert i tenesta, blir merkt. Bilete har merkinga inne i sjølve fila, så ho følgjer med når biletet blir lasta ned og sendt vidare. AI-svar er merkte i grensesnittet. Det oppfyller artikkel 50 om openheit, og rapportane i tenesta kan brukast som grunnlag i dykkar eigen dokumentasjon.

Ferdig mal for konsekvensutgreiing

Skal ein offentleg verksemd ta i bruk AI, krevst det som regel ei konsekvensutgreiing for personvern, og å skrive ei frå grunnen tek ein ettermiddag som ingen har. Her er ein mal der vi har svart på alt som handlar om oss. Det som står att, er det som handlar om dykk, og det kan berre de svare på.

1. Skildring av behandlinga. EuroWork blir brukt av medarbeidarar for å stille spørsmål, oppsummere og lage dokument, transkribere møte, omsetje filer og køyre tilbakevendande oppdrag. Opplysningar som blir handsama, er kontoopplysningar og det arbeidsinnhaldet medarbeidarane sjølve legg inn.

2. Føremål og rettsleg grunnlag. Fyll ut føremålet dykkar. Rettsleg grunnlag er typisk allmenne interesser eller myndigheitsutøving for offentleg verksemd, berettiga interesser for privat.

3. Kategoriar av registrerte. Medarbeidarar som bruker tenesta, og dei personane som er nemnde i materialet medarbeidarane vel å leggje inn. Presiser kven det gjeld hos dykk.

4. Nødvendigheit og proporsjonalitet. Tenesta samlar ikkje inn meir enn det medarbeidaren sjølv skriv eller lastar opp. Tilkoplinga til Microsoft 365 er personleg og frivillig: kvar brukar koplar sitt eige konto, tilkoplinga er berre lesande (kalender, e-posthovud, einskilde brev og filer på brukaren sitt uttrykte ynskje), underlag blir henta i spørsmålsauget utan løpande synkronisering, kvar lesing blir logga, og brukaren kan kople frå kontoen når som helst.

5. Kor behandlinga skjer. Lagring innan EU og EØS: database og applikasjon i Frankfurt, i same datasenterregion. AI-handsaming hos europeisk leverandør med null datalagring. Overføring til tredjestatar skjer berre viss ein brukar aktivt vel ein ekstern modell, eit tilval som kan slåast av for heile organisasjonen.

6. Risikoar og vernetiltak. Radnivåisolering per organisasjon som fell stengt, automatisk kjenslegransking som kan auke, men aldri senke, vernenivået, informasjonsklassifisering per spørsmål, revisjonslogg over handlingar, menneskeleg godkjenning før eit AI-utkast blir eit gjeldande dokument, og månadsgrense for kostnad.

7. Attverande risiko. Den viktigaste attverande risikoen er at ein medarbeidar legg inn meir kjenslevart materiale enn føremålet krev. Mottiltak: informasjonsklassifisering, kjenslegranskinga, og at den innebygde kursen tek opp akkurat dette. Vurder nivået utifrå dykkar verksemd.

8. Rådgjeving med personvernombodet. Fyll ut dato og merknader.

Vil de ha denne malen som eit Word-dokument, seier berre ifrå, så sender vi han.

Spør oss i staden for å gjette

Finn de ikkje svaret her, skriv til oss. De får svar av eit menneske, og viss svaret er at vi ikkje har det de treng, seier vi det.