Hva skal jeg bruke AI til? Tretti svar fra virkelige arbeidsdager

Det vanligste spørsmålet etter en kursdag handler aldri om hvordan teknologien fungerer. Det er dette: hva skal jeg bruke den til?

Det er et rimelig spørsmål. Du vet at andre får ut noe av AI, men eksemplene du hører om handler om å skrive blogginnlegg, og du skriver ikke blogginnlegg. Du behandler saker, sender tilbud, ringer kunder, holder møter, leser rapporter du ikke rakk å lese.

Her er en liste over ting folk faktisk gjør. Ingen av dem krever at du kan noe om AI. Hvert punkt er prøvd i EuroWork før det ble skrevet ned her, med oppdiktet men realistisk materiale. Svarene tok mellom fem og førtifem sekunder og kostet mellom noen få og rundt femten øre per stykke.

Kameraet er den undervurderte knappen

Dette er eksemplet som ofte får folk til å ta opp mobilen midt under kursen.

Du finner en dings i en eske på lageret. Du kan ikke søke på den, for du vet ikke hva den heter. Ta et bilde, trykk Legg ved et dokument og spør hva det er og om den kan kastes. Det samme fungerer på reservedelen ingen vet nummeret på, på en komponent i et apparatanlegg og på den kabelen i serverrommet.

Samme grep, flere varianter:

1. Whiteboarden etter møtet. Ta bilde og be om en forståelig prosjektplan i stedet for å skrive av femten piler og en kladdete firkant.
2. Et gammelt dokument med krussedull. Et vielsesbevis, et protokoll fra femtitallet, en notat i en gammel perm. Be om en tolkning, og om at usikre ord markeres så du vet hvor du må kikke nærmere selv.
3. Skiltet, etiketten eller manualen på et språk du ikke kan. Ta bilde og spør hva som står.
4. En rapportside du har fotografert med mobilen. Be om en sammendrag på halv lengde, så vet du på ti sekunder om det er verdt å lese hele.

Det høres ut som en leke. Så begynner du å bruke det på jobben hver uke.

Lese det ingen rekker å lese

Her ligger den største uutnyttede gevinsten i de fleste virksomheter. Ikke å skrive raskere, men å slippe å lese alt.

5. Årsrapporten eller delårsrapporten du fikk tilsendt. Legg den ved og si hvem du er: hva i dette angår meg, som rektor? Som innkjøper? Vi prøvde som rektor og fikk skoleavsnittet først, økonomien som indirekte påvirkning, og ingenting om VA-nettet.
6. Be den argumentere mot seg selv. Først: gi meg de fire sterkeste grunnene til å gå videre med dette. Så: gi meg de fire sterkeste grunnene til å la være. Du får et bedre bilde på to minutter enn du får av en times grubling.
7. To versjoner av samme avtale. Legg ved begge og spør hva som er forskjellen. Vi prøvde med to utkast til en kjøpsavtale der en bisetning om personalansvar var fjernet og garantitiden forkortet fra 24 til 12 måneder. Begge endringene kom tilbake, med hva de betyr i praksis for kjøperen. Den typen bisetninger er akkurat det øyet glir forbi ved gjennomlesning.
8. Anbudsforespørsel mot deres egne referanser. Legg ved forespørselen og en oversikt over hva dere har vunnet og levert tidligere, og spør rett ut om dette er verdt å bruke tre dager på.
9. Lovteksten eller forskriften. Be om en forklaring på et språk som er rettet mot noen som ikke er jurist. Be gjerne om en versjon en sekstenåring ville skjønne, den blir ofte best også for voksne.
10. Søknadene mot stillingsannonsen. Legg ved jobbannonsen som kriterieliste og søknadene en om gangen, anonymisert, og be om ja eller nei med begrunnelse. Avgjørelsen er fortsatt din, men grunnlaget er jevnt.

Skrive, og beholde din egen stemme

11. La den vurdere i stedet for å skrive. Skriv svaret selv og be om en vurdering av tonen. Du får ofte høre at det du skrev er bra, og ett konkret forslag som ville gjort det bedre. Da vi prøvde, fikk vi rådet om å legge til en setning som bekrefter mottakerens frustrasjon, noe som var riktig. Samme svar ble avsluttet med en henvisning til retningslinjer vi ikke kunne finne. Les kildehenvisninger med samme skepsis som alt annet.
12. Kort ned til sytti prosent. Ikke fordi teksten er dårlig, men fordi den blir lest. I vår prøve ble en tekst på 906 tegn 601 tegn, med alle fire faktaopplysningene i behold. Gjør det til en vane på alt du sender til flere enn fem personer.
13. Svaret på den sinte e-posten. Lim inn det du fikk og be om et svar som roer ned i stedet for å hisse opp. Les nøye gjennom før du sender: da vi prøvde, lovet utkastet at en faktura skulle makuleres umiddelbart, til tross for at vi uttrykkelig hadde bedt den om ikke å love noe vi ikke visste. Tonen var riktig, løftet var ikke ditt å gi.
14. Bytt tone helt. Samme tekst som formell, som varm, som selvironisk. Å se sin egen tekst i tre toneleier er den raskeste måten å forstå hvilket som passer.
15. Replikken på debattinnlegget i lokalavisen. Be om de sterkeste motargumentene. Du trenger ikke bruke dem direkte, men du vet hvor du står. Her er advarselen viktigst av alt: i vår prøve bygde svaret argumentene sine på en rapport og et internt notat som ikke finnes. Argumentene var brukbare, tallene var oppdiktet. Bruk resonnementet, hent tallene selv.
16. Oversettelsen som skal holde. Under Dokumenter finner du dokumentoversettelse for tekstfiler og presentasjoner. Formateringen følger med, tabeller og layout står på plass, og du får tilbake en ferdig fil å laste ned. Skal teksten leve lenge i trykk eller på nett: la noen med språket som morsmål kaste et blikk likevel.

En ting å huske på: så snart du publiserer noe, er det dine ord. Det gjelder uansett hvem eller hva som skrev første utkast.

Spesialister: når samme spørsmål kommer hver dag

Dette er funksjonen som endrer mest for den som svarer på like spørsmål om og om igjen. I venstrekolonnen, under Spesialister, bygger du din egen ekspert ved å gi den en instruksjon og noen kilder å støtte seg på. Du velger selv om den er din egen, deles med utvalgte kolleger eller med hele organisasjonen.

17. Den som svarer på de samme spørsmålene hver dag. Legg inn sortimentet, prisene og reglene som kilder, og la spesialisten skrive svaret. Vi prøvde prinsippet med et HR-materiale: spesialisten svarte med eksakte beløp og tider fra kildene, ikke fra hukommelsen.
18. Kontrolløren mot deres grafiske profil. Last opp designmanualen som kilde. Legg deretter ved en annonse og be om en vurdering. Vi prøvde med en annonse som brøt mot fire regler, og fikk tilbake alle fire med regelen sitert: den forbudte røde fargen, logoen i feil hjørne, den manglende primærfargen og overskriften i store bokstaver. Slikt ingen gidder å slå opp hver gang.
19. Kontrolløren mot regelverket. Samme prinsipp med deres anskaffelsesregler eller miljøpolitikk som kilde. Den les både regelen i kilden og fargene og komposisjonen i bildet du legger ved.
20. Introduksjonshjelpen. Pek spesialisten mot det som allerede ligger i HR-dokumentene deres, så svarer den til den nyansatte uten at noen skriver en eneste ny tekst. I prøven kom riktige tall tilbake: treningstilskuddet, fleksrammen og saldogrensene, hentet fra dokumentene.
21. Husets tone. Legg inn et par tekster dere er fornøyde med som kilde og be den skrive i samme ånd. Nå høres det ut som dere, ikke som en brosjyre. Vår prøve fikk tilbake vanen med å innrømme ulempen først, slik det stod i eksempeltekstene.

En ting som overrasket oss: kildene blir gjennomgått allerede når du laster dem opp. Vårt HR-materiale ble flagget som følsomt og ble dermed bundet til europeiske modeller, mens toneeksemplene gikk gjennom uten merknader.

Møter som ikke spiser opp dagen

Under Dokumenter laster du opp lyd fra et møte og får tilbake et referat. Arbeidet fortsetter i bakgrunnen, så du kan lukke fanen og gå til neste møte.

22. Ingen trenger å være sekretær. Den som ellers noterer, kan være med i samtalen i stedet, noe som ofte er den som har mest å bidra med. I vår prøve plukket referatet ut riktige beslutninger og riktig ansvarlig fra lydfilen, og skrev "uklart, ikke angitt i transkripsjonen" der opplysninger manglet i stedet for å finne på.
23. Beslutninger som ikke faller mellom stolene. Lagre referatet som dokument, så er det søkbart for alle som trenger det, i stedet for å ligge i noens notatblokk.
24. Referatet blir et dokument som alle andre. Det får versjonshistorikk, en knapp for å godkjenne med ordene at et menneske har gjennomgått innholdet, og eksport til Word, PDF eller PowerPoint.

Oppgaver som gjør seg selv

25. Morgenrapporten. Sett en rytme på oppdraget, daglig eller hver fredag, så kjører det før du kommer på jobb. Resultatet ligger som et ferdig dokument i flyten når du logger inn, og det første du ser er Skrivebordet som forteller hva som venter. Overvåkingen av et tema, en ukesammendrag på fredager, en oppsummering den første i måneden.
26. Oppdrag med kontroll steg for steg. Under KI-kollegaen beskriver du hva du vil ha gjort. Du får en plan, og deretter Godkjenn eller Hopp over for hvert steg før noe skjer. Den kan søke på nettet, søke i deres eget materiale og lage et dokument av resultatet. Har dere koblet e-posten under Tilkoblinger, kan den også lese kalenderen din og innboksen din, men bare lese: ingenting sendes i ditt navn og ingenting bookes bak ryggen på deg.
27. Dyp forskning. Velg Dyp forskning når spørsmålet er for stort til ett svar direkte. Den jobber videre mens du gjør andre ting, statusoppdateringer tikker inn i tråden, og rapporten kommer tilbake med kildeliste. Vår prøve ga fem kilder, hvorav en vitenskapelig. En begrensning: bilder du legger ved leses ikke i dette moduset, spar dem til en vanlig spørring.

Se på tallene med nye øyne

Legger du ved et regneark eller en csv-fil, får EuroWork en oppsummering av hele filen: hver kolonne med sitt verdiområde, sine vanligste verdier og sine ytterpunkter, pluss de første radene i klartekst. Det betyr at du kan spørre om formen på materialet direkte, mens eksakte beløp fortsatt er noe du sjekker mot kilden.

28. Last opp filen og be om en analyse, uten å styre. Si bare hvilken rolle du har, for eksempel at jobben din er å markedsføre kursene eller å holde nede oppvarmingskostnadene i en bygningsmasse. Du får tilbake en gjennomgang du ikke visste at du trengte, og nesten alltid to eller tre spørsmål verdt å grave videre i.
29. Be den utfordre magefølelsen din. "Jeg tror de store kundene bestiller mest. Ser du noe i denne filen som taler imot det?" Å få sin egen tese prøvd er mer verdt enn en oppsummering.
30. Spør rett ut, med dine egne ord. Du trenger ikke kunne fagspråk. Alle spørsmålene i denne listen er skrevet på dagligspråk, og alle fungerte.

Dette er ikke magi, det er håndverk

En ting som overrasker mange: de som får mest ut av AI, er ikke de mest tekniske. Det er de dyktigste i sitt yrke. Juristen stiller de beste avtalespørsmålene, økonomen ser med en gang om et tall er urimelig, saksbehandleren kjenner igjen et svar som høres riktig ut men er feil. Din yrkeskunnskap blir mer verdt, ikke mindre, for det er den som gjør at du vet hva du skal be om og når svaret ikke duger.

To vaner gjør større forskjell enn alle triks til sammen:

Ikke vent på svaret. Gi oppgaven, gå og gjør noe annet, kom tilbake. Dyp forskning og møtetranskribering er laget for det, og begge fortsetter selv om du lukker fanen. Oppdrag venter tvert imot på deg: det stopper ved hvert steg til du har godkjent.

Les tallene med skepsis. Resonnement og struktur er den sterke siden. Eksakte beløp, årstall og kildehenvisninger er den svake, særlig når AI-en ikke har fått noe materiale å støtte seg på. Gir du den et dokument, blir tallene riktige, det så vi gang på gang. Ber du den om tall fra intet, kan den finne på dem med full sikkerhet i stemmen.

Og det som gjør at du tør

Alt ovenfor hadde vært ubehagelig hvis du ikke visste hvor opplysningene havner. Derfor står det under hvert svar i EuroWork hvilken modell som svarte, i hvilket land det ble behandlet og hva svaret kostet. Standardvalget er europeiske modeller. Innholdet brukes aldri til å trene noen modell. Velger du Følsom informasjon, blir alt i EU uansett hva du har bedt om, og innhold som ikke kan behandles, stoppes før det sendes.

Det betyr at du kan bruke listen ovenfor på virkelige saker, virkelige avtaler og virkelige kunder. Ikke på oppdiktede eksempler.

Begynn med tre

Velg tre ting herfra og gjør dem denne uken. For eksempel: ta bilde av noe du lurer på, legg ved det lengste dokumentet du har fått denne måneden og spør hva som angår deg, og gi KI-kollegaen et oppdrag med rytmen "hver uke".

Om to uker husker du ikke hvordan du gjorde det før.