Hva skal jeg bruke AI til? Tretti svar fra virkelige arbeidsdager

Det vanligste spørsmålet etter en kursdag handler aldri om hvordan teknologien fungerer. Det er dette: hva skal jeg bruke den til?

Det er et rimelig spørsmål. Man vet at andre får ut noe av AI, men eksemplene man hører om, handler om å skrive blogginnlegg, og man skriver ikke blogginnlegg. Man behandler saker, sender tilbud, ringer kunder, holder møter, leser rapporter man ikke rakk å lese.

Her er en liste over ting folk faktisk gjør. Ingen av dem krever at du kan noe om AI. Alle kan gjøres i EuroWork, og de fleste tar under ett minutt å prøve.

Kameraet er den undervurderte knappen

Dette er eksemplet som ofte får folk til å ta opp mobilen midt under kursen.

Du finner en gjenstand i en eske på lageret. Du kan ikke søke på den, for du vet ikke hva den heter. Ta et bilde, trykk Legg ved et dokument og spør hva det er og om den kan kastes. Det samme fungerer på reservedelen ingen vet nummeret på, på en komponent i et tavleanlegg og på den kabelen i serverrommet.

Samme grep, flere varianter:

1. Whiteboarden etter møtet. Ta bilde og be om en forståelig prosjektplan i stedet for å skrive av femten piler og en kladdete boks.
2. Et gammelt dokument med kronglete håndskrift. Et vielsesbevis, et protokoll fra femtitallet, en notat i en gammel perm. Be om en tolkning, og at usikre ord markeres så du vet hvor du må kikke nærmere selv.
3. Skiltet, etiketten eller manualen på et språk du ikke leser. Ta bilde og spør hva som står.
4. En rapportside du har fotografert med mobilen. Be om en sammendrag på halve lengden, så vet du på ti sekunder om det er verdt å lese hele.

Det høres ut som en leke. Så begynner man å bruke det på jobben hver uke.

Lese det ingen rekker å lese

Her ligger den største uutnyttede gevinsten i de fleste virksomheter. Ikke å skrive raskere, men å slippe å lese alt.

5. Årsrapporten eller delårsrapporten du fikk tilsendt. Legg ved den og spør: hva i dette angår meg, som lærer? Som innkjøper? Som eiendomssjef? Samme dokument gir helt forskjellige svar avhengig av hvem som spør.
6. Be den argumentere mot seg selv. Først: gi meg de fire sterkeste grunnene til å gå videre med dette. Så: gi meg de fire sterkeste grunnene til å la være. Du får et bedre bilde på to minutter enn du får av en times grubling.
7. To versjoner av samme avtale. Legg ved begge og spør hva som er forskjellen. Noen har gjort dette i virkeligheten og oppdaget at et lite ord var fjernet fra kjøpsavtalen, det som gjorde at kjøperen ikke lenger tok ansvar for personalen ved overtakelse. Det ordet hadde ingen sett ved gjennomlesning.
8. Anbudsforespørsel mot deres egne referanser. Legg ved forespørselen og en oversikt over hva dere har vunnet og levert tidligere, og spør rett ut om dette er verdt å bruke tre dager på.
9. Lovteksten eller forskriften. Be om en forklaring på et språk som retter seg mot noen som ikke er jurist. Be gjerne om en versjon en sekstenåring ville forstå, den blir ofte best også for voksne.
10. Søknadene mot stillingsannonsen. Legg ved jobbannonsen som kriterieliste og søknadene en om gangen, anonymisert, og be om ja eller nei med begrunnelse. Avgjørelsen er fortsatt din, men grunnlaget er jevnere.

Skrive, og beholde din egen stemme

11. La den vurdere i stedet for å skrive. Skriv svaret selv og be om en vurdering av tonen. Du får ofte høre at det du skrev er bra, og ett konkret forslag som vil gjøre det bedre.
12. Kort ned til sytti prosent. Ikke fordi teksten er dårlig, men fordi den blir lest. Gjør det til en vane på alt du sender til flere enn fem personer.
13. Svaret på den sinte e-posten. Lim inn det du fikk og be om et svar som roer ned i stedet for å hisse opp. Les gjennom, endre, send.
14. Bytt tone helt. Samme tekst som formell, som varm, som selvironisk. Å se sin egen tekst i tre toneleier er den raskeste måten å forstå hvilket som passer.
15. Replikken på debattinnlegget i lokalavisen. Be om de sterkeste motargumentene. Du trenger ikke bruke dem direkte, men du vet hvor du står.
16. Oversettelsen som skal holde. Under Dokumenter finner du dokumentoversettelse for tekstdokumenter og presentasjoner. Formateringen følger med, tabeller og layout står på plass, og du får tilbake en ferdig fil å laste ned. Skal teksten leve lenge i trykk eller på nett: la noen med språket som morsmål kikke gjennom likevel.

En ting å huske på: så snart du publiserer noe, er det dine ord. Det gjelder uansett hvem eller hva som skrev første utkast.

Assistenter: når samme spørsmål kommer hver dag

Dette er funksjonen som endrer mest for den som svarer på like spørsmål om og om igjen. Under Assistenter bygger du din egen ekspert ved å gi den en instruksjon og noen kilder å støtte seg på.

17. Tilbudssvareren. En kollega som svarer på et par hundre e-poster om dagen har lagt inn hele sortimentet, prisene og rabattreglene. Han limer inn den innkommende e-posten, skumleser svaret på ti sekunder og sender. Det som tok et kvarter, tar nå noen sekunder.
18. Vurderingen mot deres grafiske profil. Last opp designmanualen på seksti sider som kilde. Legg deretter ved en annonse, en brosjyre eller en presentasjon og be om en vurdering. Du får vite at logoens proporsjoner brytes og at fargen er feil, slikt ingen gidder å slå opp hver gang.
19. Vurderingen mot regelverket. Samme prinsipp med Forbrukertilsynets retningslinjer, deres egne anskaffelsesregler eller deres miljøpolitikk som kilde. Den leser også bildet i en annonse og sier hva i det som risikerer å bryte mot reglene.
20. Introduksjonshjelpen. Pek assistenten mot det som allerede ligger i deres HR-dokumenter, så svarer den til nyansatte uten at noen skriver en eneste ny tekst.
21. Husets tone. Legg inn et par tekster dere er fornøyde med som kilde og be den skrive i samme ånd. Nå høres det ut som dere, ikke som en brosjyre.

Møter som ikke spiser opp dagen

Under Dokumenter laster du opp lyd fra et møte og får tilbake et referat. Arbeidet fortsetter i bakgrunnen, så du kan lukke fanen og gå til neste møte.

22. Ingen trenger å være sekretær. Den som ellers noterer, kan være med i samtalen i stedet, og det er ofte den som har mest å bidra med.
23. Beslutninger som ikke faller mellom stolene. Lagre referatet som dokument, så er det søkbart for alle som trenger det, i stedet for å ligge i noens notatblokk.
24. Sammendraget til de som ikke var med. Et avsnitt i Kanaler i stedet for et møte til.

Oppgaver som gjør seg selv

25. Morgenrapporten. Under Planlagt legger du en tilbakevendende oppgave som kjøres før du kommer på jobb. Resultatet ligger og venter som en AI-samtale når du logger inn. Overvåkingen av et tema, en ukesammendrag på fredager, en oppsummering den første i måneden.
26. Oppdrag med kontroll steg for steg. Under Oppdrag beskriver du hva du vil ha gjort. Du får en plan, og deretter Godkjenn eller Hopp over for hvert steg før noe skjer. Den kan søke på nettet, søke i deres eget materiale og lage et dokument av resultatet. Har dere koblet e-posten under Tilkoblinger, kan den også lese kalenderen din og innboksen din, men bare lese: ingenting sendes i ditt navn og ingenting bookes bak ryggen på deg.
27. Dyp forskning. Velg Dyp forskning når spørsmålet er for stort for et svar direkte: en kartlegging av konkurrentene i deres fylke, et grunnlag om hva forskningen faktisk sier om det dere vurderer å innføre. Den jobber videre mens du gjør andre ting, og du får kildene med.

Se på tallene med nye øyne

Hvis du legger ved et regneark eller en csv, får EuroWork en oppsummering av hele filen: hver kolonne med sitt verdiområde, sine vanligste verdier og sine ytterpunkter, pluss de første radene i klartekst. Det betyr at du kan spørre om formen på materialet direkte, mens eksakte beløp fortsatt er noe du sjekker mot kilden.

28. Last opp filen og be om en analyse, uten å styre. Si bare hvilken rolle du har, for eksempel at jobben din er å markedsføre kursene eller å holde nede oppvarmingskostnadene i en eiendomsportefølje. Du får tilbake en gjennomgang du ikke visste at du trengte, og nesten alltid to eller tre spørsmål verdt å grave videre i.
29. Be den utfordre magefølelsen din. "Jeg tror at de store kundene bestiller mest. Ser du noe i denne filen som taler imot det?" Å få sin egen tese prøvd, er mer verdt enn en oppsummering.
30. Spør rett ut, med dine egne ord. Du trenger ikke kunne fagspråk og du trenger ikke stave riktig. Skriv "hva er rart her" hvis det er det du mener, det holder.

Dette er ikke magi, det er håndverk

En ting som overrasker mange: de som får mest ut av AI, er ikke de mest tekniske. Det er de dyktigste i sitt yrke. Juristen stiller de beste avtalespørsmålene, økonomen ser med en gang om et tall er urimelig, saksbehandleren kjenner igjen et svar som høres riktig ut, men er feil. Din yrkeskunnskap blir mer verdt, ikke mindre, for det er den som gjør at du vet hva du skal be om og når svaret ikke duger.

To vaner gjør større forskjell enn alle triks til sammen:

Ikke vent på svaret. Gi oppgaven, gå og gjør noe annet, kom tilbake. Dyp forskning, oppdrag og møtetranskribering er laget for det.

Be om planen først. Legg til "beskriv først hvordan du tenker å gjøre dette" i spørsmålet ditt. Det er det samme som å be en ny medarbeider vise opplegget før hen setter i gang. Kvaliteten stiger med en gang.

Og det som gjør at du tør

Alt ovenfor hadde vært ubehagelig hvis du ikke visste hvor oppgavene havner. Derfor står det under hvert svar i EuroWork hvilken modell som svarte, i hvilket land det ble behandlet og hva svaret kostet. Standardvalget er europeiske modeller. Innholdet brukes aldri til å trene noen modell. Velger du Følsom informasjon, blir alt værende i EU uansett hva du har bedt om, og innhold som ikke kan behandles, stoppes før det sendes.

Det betyr at du kan bruke listen ovenfor på virkelige saker, virkelige avtaler og virkelige kunder. Ikke på oppdiktede eksempler.

Begynn med tre

Velg tre ting herfra og gjør dem denne uken. For eksempel: ta bilde av noe du lurer på, legg ved det lengste dokumentet du har fått denne måneden og spør hva som angår deg, og sett opp en morgenrapport under Planlagt.

Om to uker kommer du ikke til å huske hvordan du gjorde det før.