Vertrauen: wat dir braucht fir EuroWork ze geneeegen

Dës Säit ass net fir deene geschriwwe, déi EuroWork benotzen wëllen. Si ass fir deene, déi mussen geneeegen, dass een aneren et benotzt: den Datenschutzbeauftragte, den IT-Chef, de Beschaffer, dee déi Fro e Freideg um Schooss kritt an eng Äntwert braucht virum Méindeg.

Mir hunn probéiert, all dës Froen op engem Plaz ze beäntweren, inklusiv dat wat mir net hunn.

Wou d'Donnéeë wierklech sinn

D'Datenbank an d'Applikatioun lafe bei an der selwechter Datencenter-Region a Frankfurt. D'AI-Verarbeitung geschitt standardmäisseg bei Mistral AI an Europa, mat zero data retention: är Froen an Äntwerten ginn net bei der AI-Lieferantin gespäichert an ginn net fir hir Modeller ze trainéieren.

ChatGPT an Claude sinn als Optioun verfügbar an bedeiten Verarbeitung an den USA. Si ginn nëmme benotzt, wann en individuellen Benotzer se aktiv fir eng einzelnes Message auswielt, an äre Administrator kann d'Optioun komplett ausschalten. Bevor esou eng Message fortgeschéckt gëtt, geet se duerch d'Sensibilitéitskontroll, an dat wat wéi Persounsdonneën oder Vertrauliches auskënnt, geet ëmmer bei d'EU-Modell.

All dës Informatioun steet och am Policy-Dokument, dat déi juristesch bindend Tex ass. Dës Säit ass nëmme d'Zesummefassung.

Dass eng Organisatioun ni eng anerer gesäit

D'Isolatioun ass an der Datenbank, net am Code drunne. All Fro un d'Datenbank dréit d'Identitéit vun der Organisatioun mat, an ouni dës Identitéit ginn keng Rëscher zréck. Wann et en Feeler an der Applikatioun ginn, wou eng Konditioun vergiess gëtt, ass d'Folg dass näischt gesäit gëtt, net dass falscht Saachen gesäit ginn. Dat heescht fail closed, an dat ass déi eenzeg Aart vun Schutz, op dee mer op laang Zäit vertrauen kann.

Inhalt gëtt ni an der Entscheidungslogg geloggt. Do steet drin, wéi Modell geäntwert huet, wéini, wéi vill et kascht huet an firwat d'Modell ausgewielt gouf. Net wat een gefrot huet.

De Vertrag

Den Auftragsverarbeitungsvertrag ass am Tjänstevertrag enthalen, mat ärer Organisatioun als verantwortlech fir d'Persounsdonneën an EuroWork AB als Auftragsverarbechter fir de Inhalt, deen äre Mitarbeiter aginn. Dir kritt de Vertragstext virun, wann dir iech registréiert, maacht einfach Bescheed.

D'Subunternehmer, also déi Lieferanten, déi mir fir de Betrib an d'AI-Verarbeitung benotzen, sinn am Policy-Dokument genannt. Wann mir een vun hinnen ännere, soen mir et virun.

Wat mir net hunn

Mir sinn net ISO 27001-zertifizéiert. Mir hunn keen externen Penetratiounstest deen mir weisen kënnen, an keng Status-Säit mat Betribshistorie. Dat ass esou Saachen, déi kommen, a mir wëllen net soen, dass se schonn do sinn.

Mir wëllen léiwer, dass dir dat hei op eiser Säit fënnt wéi an engem Uschaf.

Zougänglechkeet

D'Tjänst ass no WCAG 2.2 AA gebaut. Kontrastniveauën, Tastatur-Navigatioun an Screenreader-Unterstëtzung sinn iwwerpréift, mä mir behaupten net, dass all Fläch perfekt ass. Wann dir op eppes stouss, dat net funktionéiert, soe mir et, an mir verbesseren et. Dat ass och déi eenzeg ehrlech Manéier, wéi een mat Zougänglechkeet schaffen kann: eng Tjänst gëtt ni fäerdeg, si gëtt nach an no manner schlecht.

Wann eppes schif geet

Wann mir eng Persounsdaten-Incident entdecken, soen mir iech Bescheed ouni onnëtzeg Verzögerung, mat dem wat mir op deem Moment wëssen an wat mir dran maachen. Dir kritt dat wat dir fir ärer eegener Meldung un d'Aufsichtsbehörd braucht, inklusiv Zäitpunkter an wéi Kategorien vu Donnéeë betraff sinn.

Äert Material matzéien

Dokumenter kënnt dir direkt an der Tjänst als Word, Excel oder PowerPoint erofgelueden. Wann dir alles zesumme wëllt hunn, zum Beispill wann dir ophéiert, maachen mir dat. Mir gesinn et net als Verhandlungspositioun, eng Kënnegung schwiereg ze maachen.

D'AI-Verordnung

Alles wat d'Tjänst generéiert, ass markéiert. Biller hunn d'Markéierung an der Datei selwer, sou dass se matgëtt wann d'Bild erofgelueden an weidergeschéckt gëtt. AI-Äntwerten sinn am Interface markéiert. Dat erfëllt Artikel 50 iwwer Transparenz, an d'Rapporter an der Tjänst kënnen als Basis fir äert Dokumentatioun benotzt ginn.

Fäerdeg Schabloun fir d'Folgenabschätzung

Wann eng öffentlech Instanz AI aféiere wëll, ass normalerweis eng Folgenabschätzung fir de Datenschutz néideg, an eng vum bloen Blatt ze schreiwen huet keng Zäit. Hei ass eng Schabloun, wou mir all d'Froen beäntwert hunn, déi eis betreffen. Dat wat iwwerbleift, ass dat wat iech betrifft, an dat kënnt nëmme dir beäntweren.

1. Beschreiwung vun der Verarbeitung. EuroWork gëtt vun de Mitarbeiter benotzt, fir Froen ze stellen, Dokumenter ze zesummefassen an ze erstellen, Meeting ze transkribéieren, Fichieren ze iwwersetzen an regelméisseg Opdrag ze lafen. Donnéeë déi verarbecht ginn sinn Kontodaten an den Inhalt, deen d'Mitarbeiter selwer aginn.

2. Zweck an rechtlech Basis. Fëllt ären Zweck aus. D'rechtlech Basis ass normalerweis öffentlecht Interesse oder Ausübung vun Amtsgewalt fir öffentlech Instanze, beräitegt Interesse fir privat.

3. Kategorien vun de registréierte Persounen. Mitarbeiter, déi d'Tjänst benotzen, an déi Persounen, déi am Material virkommen, dat d'Mitarbeiter aginn. Präziséiert wéi bei iech.

4. Néidegkeet an Verhältnismässigkeit. D'Tjänst sammelt nëmme dat wat de Benotzer selwer schreift oder eropluet. D'Verbindung zu Microsoft 365 ass perséinlech an freiwilleg: all Benotzer verbindet säin eegent Konto, d'Verbindung liest nëmme (Kalender, E-Mail-Überschrëften, eenzel Brief an Fichieren op explizit Ufro), Donnéeë ginn am Moment vun der Ufro geholt ouni regulär Synchronisatioun, all Liesung gëtt geloggt, an de Benotzer kann säin Konto all Zäit trennen.

5. Wou d'Verarbeitung geschitt. Speicherung an der EU an am EWR: Datenbank an Applikatioun a Frankfurt, an der selwechter Datencenter-Region. AI-Verarbeitung bei engem europäesche Lieferant mat zero data retention. Drittlandstransfer geschitt nëmme wann en Benotzer aktiv eng extern Modell auswielt, eng Optioun déi fir déi ganz Organisatioun ausgeschalt ka ginn.

6. Risiken an Schutzmassnamen. Isolatioun op Reiefenniveau pro Organisatioun, déi fail closed ass, automatesch Sensibilitéitskontroll déi d'Schutznievau erhéijen kann mä ni sänken, Informatiounsklassifizéierung pro Fro, Revisiounslogg iwwer Aktiounen, mënschlecht Geneeegen virun engem AI-Entworf gëtt et Dokument, an e Mountslimit fir d'Käschten.

7. Risiko deen iwwerbleift. De Hauptrisiko ass, dass en Mitarbeiter méi sensibel Material agëtt wéi den Zweck et erfordert. Géigenaarteg: Informatiounsklassifizéierung, d'Sensibilitéitskontroll, an dass de Cours iwwer just dëst Thema geet. Beurteilt d'Niveau baséierend op ärer Täitgkeet.

8. Konsultatioun mat dem Datenschutzbeauftragte. Fëllt Datum an Bemierkungen aus.

Wann dir dës Schabloun als Word-Dokument wëllt hunn, soe Bescheed, da schécken mir se iech.

Froet eis anstatt ze raten

Wann dir hei keng Äntwert fënnt, schreift eis. Dir kritt eng Äntwert vun engem Mënsch, an wann d'Äntwert ass, dass mir net hunn wat dir braucht, soe mir et.