Πολιτική προστασίας δεδομένων και χρήσης τεχνητής νοημοσύνης

Ρόλοι και ευθύνη

Ο οργανισμός σας είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για το περιεχόμενο που εισάγουν οι εργαζόμενοι στην υπηρεσία (ερωτήσεις, έγγραφα, πηγαίο υλικό). Η EuroWork AB επεξεργάζεται αυτό το περιεχόμενο ως εκτελών την επεξεργασία, αποκλειστικά για την παροχή της υπηρεσίας.

Για τα δεδομένα λογαριασμού και τιμολόγησης (όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχεία οργανισμού), η EuroWork AB είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας.

Ποια δεδομένα επεξεργάζονται

Δεδομένα λογαριασμού: όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέση εργασίας, τμήμα, χώρα, προτίμηση γλώσσας και προαιρετική φωτογραφία προφίλ. Εντός της υπηρεσίας, η φωτογραφία προφίλ είναι ορατή μόνο σε άλλους στον οργανισμό σας. Η μοναδική εξαίρεση είναι το φόρουμ, το οποίο είναι κοινόχρηστο σε όλους τους οργανισμούς: αν δημοσιεύσετε εκεί χωρίς να επιλέξετε ανωνυμία, το όνομά σας, η φωτογραφία προφίλ, το όνομα του οργανισμού και η χώρα σας εμφανίζονται σε άλλους συμμετέχοντες. Βλ. την ενότητα για το φόρουμ παρακάτω.

Περιεχόμενο εργασίας: συνομιλίες, ανεβασμένα έγγραφα, πηγές έργων, υλικό βοηθού και αποθηκευμένα έγγραφα. Το περιεχόμενο είναι απομονωμένο σε επίπεδο γραμμής ανά οργανισμό στη βάση δεδομένων, ένας οργανισμός δεν μπορεί ποτέ να διαβάσει τα δεδομένα ενός άλλου.

Αρχείο λειτουργιών και κόστους: κάθε κλήση τεχνητής νοημοσύνης καταγράφεται με την επιλογή μοντέλου, χρονική σήμανση, όγκο tokens και κόστος. Το περιεχόμενο του προτρέπ και της απάντησης δεν αποτελεί μέρος του αρχείου αποφάσεων.

Το ηχητικό των συναντήσεων που ανεβαίνει για μεταγραφή αποθηκεύεται προσωρινά σε ιδιωτική αποθήκευση αρχείων στη Φρανκφούρτη και διαγράφεται μόλις ετοιμαστούν τα πρακτικά. Τα έγγραφα που ανεβαίνουν για μετάφραση αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο.

Αν ο οργανισμός σας ανεβάσει ένα πρότυπο PowerPoint, τα χρώματα και οι γραμματοσειρές εξάγονται και αποθηκεύονται, ποτέ όμως το ίδιο το αρχείο. Ένα ανεβασμένο λογότυπο, ωστόσο, αποθηκεύεται ως εικόνα στη βάση δεδομένων, καθώς ενσωματώνεται στις παρουσιάσεις σας.

Πού επεξεργάζονται τα δεδομένα

Όλη η αποθήκευση πραγματοποιείται εντός της ΕΕ και του ΕΟΧ: τόσο η βάση δεδομένων όσο και η εφαρμογή εκτελούνται στη Φρανκφούρτη (Γερμανία), στην ίδια περιοχή κέντρου δεδομένων, οπότε τα δεδομένα σας δεν μεταφέρονται μεταξύ χωρών σε κάθε προβολή σελίδας.

Εξ ορισμού, η επεξεργασία τεχνητής νοημοσύνης πραγματοποιείται με την Mistral AI στην Ευρώπη με μηδενική διατήρηση δεδομένων: κανένα πρότρεπ ή απάντηση δεν αποθηκεύεται από τον πάροχο τεχνητής νοημοσύνης και τίποτα δεν χρησιμοποιείται για την εκπαίδευση των μοντέλων τους.

Τα εξωτερικά μοντέλα ChatGPT (OpenAI) και Claude (Anthropic) είναι διαθέσιμα ως επιλογή. Χρησιμοποιούνται μόνο όταν ένας χρήστης τα επιλέξει ενεργά για ένα μεμονωμένο μήνυμα και περιλαμβάνουν επεξεργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Κάθε τέτοιο μήνυμα περνά πρώτα από τον φύλακα ευαισθησίας: προσωπικά δεδομένα, εμπιστευτικά θέματα και εμπορικά μυστικά δεν αποστέλλονται ποτέ σε εξωτερικά μοντέλα και πάντοτε κατευθύνονται στο μοντέλο της ΕΕ. Ο διαχειριστής σας μπορεί να απενεργοποιήσει την επιλογή για ολόκληρο τον οργανισμό και η ενεργοποίηση ή απενεργοποίησή της καταγράφεται σε αρχείο ελέγχου.

Η σύνδεση με το Microsoft 365

Κάθε χρήστης μπορεί να συνδέσει τον προσωπικό του λογαριασμό Microsoft 365 με την υπηρεσία. Η σύνδεση είναι προαιρετική, προσωπική και μόνο για ανάγνωση: η υπηρεσία μπορεί να διαβάσει γεγονότα ημερολογίου, θέματα εισερχόμενης αλληλογραφίας και προεπισκόπηση κειμένου, το περιεχόμενο ενός μεμονωμένου email όταν ο χρήστης το υποδείξει ρητά, καθώς και το περιεχόμενο αρχείων στο SharePoint και το OneDrive στα οποία ο χρήστης έχει ήδη πρόσβαση. Τίποτα δεν γράφεται, αποστέλλεται ή διαγράφεται στο περιβάλλον της Microsoft.

Το υλικό ανακτάται τη στιγμή της ερώτησης, όταν ο χρήστης ζητήσει κάτι που το χρειάζεται, και στη συνέχεια γίνεται μέρος της συνομιλίας με την ίδια απομόνωση και διατήρηση όπως όλα τα άλλα περιεχόμενα εργασίας. Δεν υπάρχει συνεχής συγχρονισμός. Τα διακριτικά πρόσβασης κρυπτογραφούνται κατά την αδράνεια (AES-256-GCM), κάθε ανάγνωση καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου με τον σκοπό της και ο χρήστης μπορεί να αποσυνδεθεί οποιαδήποτε στιγμή, οπότε διαγράφονται τα διακριτικά.

Η επεξεργασία των email και των αρχείων σας από τη Microsoft πραγματοποιείται βάσει της συμφωνίας σας με τη Microsoft, όχι βάσει της παρούσας. Η σύνδεση διαβάζει μόνο από αυτά, κατόπιν αιτήματος του χρήστη.

Εφαρμοστέο δίκαιο και διασυνοριακές μεταφορές

Οι οργανισμοί στην ΕΕ καλύπτονται από τον ΓΚΠΔ. Οι οργανισμοί στη Νορβηγία, την Ισλανδία και το Λιχτενστάιν καλύπτονται από τον ΓΚΠΔ μέσω της Συμφωνίας ΕΟΧ. Και στις δύο περιπτώσεις, όλη η επεξεργασία πραγματοποιείται εντός της ΕΕ και του ΕΟΧ εξ ορισμού, οπότε δεν προκύπτει μεταφορά σε τρίτη χώρα. Μόνο αν ένας χρήστης επιλέξει ενεργά ένα εξωτερικό μοντέλο για ένα μεμονωμένο μήνυμα (επιλογή που ο διαχειριστής σας μπορεί να απενεργοποιήσει) πραγματοποιείται μεταφορά στις Ηνωμένες Πολιτείες, βάσει της απόφασης επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το πλαίσιο προστασίας δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ και μετά από αυτόματο έλεγχο ευαισθησίας.

Οι οργανισμοί στο Ηνωμένο Βασίλειο καλύπτονται από τον ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου μαζί με τον Νόμο Προστασίας Δεδομένων του 2018, όχι από τον ΓΚΠΔ της ΕΕ. Η αποθήκευση εντός της ΕΕ και του ΕΟΧ επιτρέπεται επειδή το Ηνωμένο Βασίλειο αναγνωρίζει τον ΕΟΧ ως επαρκή και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ανανέωσε την απόφαση επάρκειάς της για το Ηνωμένο Βασίλειο στις 19 Δεκεμβρίου 2025, ισχύουσα έως τις 27 Δεκεμβρίου 2031.

Οι οργανισμοί στην Ελβετία καλύπτονται από τον αναθεωρημένο Ομοσπονδιακό Νόμο περί Προστασίας Δεδομένων (revFADP), υπό την εποπτεία της FDPIC. Ο ΓΚΠΔ εφαρμόζεται σε ελβετικό οργανισμό μόνο όταν αυτός απευθύνεται στην αγορά της ΕΕ. Η αποθήκευση εντός της ΕΕ και του ΕΟΧ επιτρέπεται επειδή η Ελβετία αναγνωρίζει τον ΕΟΧ ως επαρκή.

Ο Κανονισμός για την Τεχνητή Νοημοσύνη της ΕΕ εφαρμόζεται σε οργανισμούς στην ΕΕ. Είναι σχετικός με τον ΕΟΧ αλλά δεν έχει ακόμη ενσωματωθεί στη Συμφωνία ΕΟΧ, και ούτε το Ηνωμένο Βασίλειο ούτε η Ελβετία διαθέτουν ισοδύναμο οριζόντιο νόμο για την τεχνητή νοημοσύνη. Οι εκθέσεις και η τεκμηρίωση στην υπηρεσία είναι διαθέσιμες σε κάθε αγορά και είναι χρήσιμες ως υποστηρικτικό υλικό ανεξάρτητα από το πλαίσιο που σας εφαρμόζεται.

Το φόρουμ

Το φόρουμ είναι κοινόχρηστο για όλους τους οργανισμούς στην υπηρεσία και ως εκ τούτου είναι το μοναδικό μέρος όπου τα δεδομένα εξέρχονται από τον οργανισμό σας. Εδώ η EuroWork AB είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και όχι εκτελών την επεξεργασία, καθώς εμείς καθορίζουμε τον σκοπό της κοινής συζήτησης.

Αν δημοσιεύσετε με το πραγματικό σας όνομα, το όνομά σας, η φωτογραφία προφίλ, το όνομα του οργανισμού και η χώρα σας εμφανίζονται σε όλους όσους έχουν πρόσβαση στο φόρουμ. Αν επιλέξετε να δημοσιεύσετε ανώνυμα, τίποτα από αυτά δεν εμφανίζεται: ο σύνδεσμος με τον λογαριασμό σας παραμένει στη βάση δεδομένων ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε τη δημοσίευσή σας, αλλά δεν εμφανίζεται ποτέ σε άλλους αναγνώστες ούτε στον εργοδότη σας.

Οι δημοσιεύσεις μεταφράζονται αυτόματα στις γλώσσες που χρησιμοποιούν οι αναγνώστες και ελέγχονται αυτόματα πριν από τη δημοσίευση. Και τα δύο βήματα εκτελούνται σε μοντέλο της ΕΕ με μηδενική διατήρηση δεδομένων και καταβάλλονται από την EuroWork. Μην γράφετε προσωπικά δεδομένα ή εμπιστευτικές πληροφορίες σε δημοσίευση φόρουμ, είτε είστε ανώνυμοι είτε όχι.

Ο ιδιοκτήτης του οργανισμού σας αποφασίζει αν οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στο φόρουμ. Είναι ενεργοποιημένο εξ ορισμού και μπορεί να απενεργοποιηθεί για ολόκληρο τον οργανισμό.

Ο φύλακας ευαισθησίας

Πριν αποσταλεί οτιδήποτε σε μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης, το πρότρεπ, τα συνημμένα έγγραφα και οι πηγές περιβάλλοντος ελέγχονται αυτόματα σε δύο επίπεδα: ντετερμινιστικά μοτίβα (αριθμοί ταυτότητας, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνικοί αριθμοί, IBAN και άλλα) καθώς και αξιολόγηση περιβάλλοντος σε μοντέλο της ΕΕ.

Αν εντοπιστούν ευαίσθητα δεδομένα, η κλάση προστασίας της συνομιλίας αναβαθμίζεται αυτόματα, ενημερώνεται ο χρήστης και το συμβάν καταγράφεται. Η προστασία είναι σχεδιασμένη να αποτυγχάνει με ασφάλεια: αν ο έλεγχος δεν μπορεί να αποφασίσει, το περιεχόμενο αντιμετωπίζεται ως ευαίσθητο.

Κλάσεις πληροφοριών και αναζήτηση στο διαδίκτυο

Όλο το περιεχόμενο διαχειρίζεται σε κλάσεις πληροφοριών: δημόσιο, εσωτερικό, εμπιστευτικό ή απαγορευμένο. Η κλάση καθορίζει ποιες ροές δεδομένων επιτρέπονται.

Η αναζήτηση στο διαδίκτυο δεν μπορεί ποτέ να χρησιμοποιηθεί για εμπιστευτικό περιεχόμενο, ένας κανόνας της πλατφόρμας που δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί. Ο οργανισμός σας μπορεί να ενισχύσει τους κανόνες περαιτέρω, ποτέ να τους χαλαρώσει.

Διατήρηση και διαγραφή

Ο διαχειριστής σας ελέγχει την πολιτική διατήρησης: οι συνομιλίες διαγράφονται αυτόματα μετά από επιλεγμένο αριθμό ημερών αδράνειας ανά κλάση πληροφοριών. Η διαγραφή καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου.

Ο οργανισμός μπορεί να εξάγει όλο το περιεχόμενο συνομιλιών (JSON) οποιαδήποτε στιγμή και να ζητήσει πλήρη διαγραφή.

Cookies

Η υπηρεσία χρησιμοποιεί μόνο απαραίτητα cookies: ένα cookie συνεδρίας για την είσοδο και ένα cookie γλώσσας που ορίζεται μόνο όταν επιλέγετε εσείς οι ίδιοι μια γλώσσα. Δεν υπάρχουν cookies ανάλυσης, παρακολούθησης ή τρίτων, γι' αυτό και δεν εμφανίζεται banner συγκατάθεσης.

Η χώρα και η γλώσσα για νέους επισκέπτες προκύπτουν από τη ρύθμιση γλώσσας του προγράμματος περιήγησης και τη χώρα προέλευσης του δικτύου σε κάθε προβολή σελίδας.

Οι στατιστικές επισκεπτών στον δημόσιο ιστότοπο είναι χωρίς cookies: μετράμε προβολές σελίδων ανά ημέρα, σελίδα, χώρα και ιστότοπο παραπομπής ως απλούς αριθμούς. Για τη μέτρηση μοναδικών επισκεπτών ανά ημέρα, αποθηκεύεται ένα μη αναστρέψιμο hash της διεύθυνσης δικτύου και του προγράμματος περιήγησης με ένα salt που αλλάζει καθημερινά, και τα hash διαγράφονται μετά από δύο ημέρες. Κανένας επισκέπτης δεν μπορεί να παρακολουθηθεί μεταξύ ημερών και τίποτα δεν κοινοποιείται σε τρίτους.

Αν συμπληρώσετε μια πρόταση στη φόρμα Δεν είστε αυτός που αποφασίζει;, η EuroWork AB αποθηκεύει όσα συμπληρώσατε και το τελικό προσχέδιο για παρακολούθηση, καθώς και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αποσταλεί το email. Η EuroWork AB είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για αυτά τα δεδομένα.

Υποεκτελούντες την επεξεργασία

Vercel Inc. (φιλοξενία εφαρμογής και προσωρινή αποθήκευση αρχείων, περιοχή ΕΕ Φρανκφούρτη), Neon Inc. (βάση δεδομένων, περιοχή ΕΕ Φρανκφούρτη), Mistral AI SAS (μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης, Γαλλία, μηδενική διατήρηση δεδομένων), Black Forest Labs GmbH (δημιουργία εικόνων, Γερμανία, φιλοξενία ΕΕ) και Sweego SAS (transactional email όπως προσκλήσεις και επαναφορά κωδικού πρόσβασης· γαλλική εταιρεία φιλοξενούμενη με OVHcloud και Scaleway εντός της ΕΕ).

OpenAI (Ηνωμένες Πολιτείες) και Anthropic PBC (Ηνωμένες Πολιτείες), αποκλειστικά για μηνύματα όπου ο χρήστης επέλεξε ενεργά εξωτερικό μοντέλο (επιλογή που ο διαχειριστής σας μπορεί να απενεργοποιήσει) και ο αυτόματος έλεγχος ευαισθησίας έχει εγκρίνει το περιεχόμενο.

Ασφάλεια

Τα δεδομένα κάθε οργανισμού είναι απομονωμένα σε δύο επίπεδα: κάθε ερώτημα στη βάση δεδομένων αναφέρει ρητά τον οργανισμό και η βάση δεδομένων διαθέτει επιπλέον πολιτικές επιπέδου γραμμής ανά οργανισμό (Row-Level Security). Όλη η κίνηση είναι κρυπτογραφημένη. Τα συμβάντα διαχειριστή, οι αλλαγές πολιτικής και οι εξαγωγές καταγράφονται σε αρχείο ελέγχου που ο διαχειριστής του οργανισμού και ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων μπορούν να ελέγξουν.

Υποστηρίζονται η ενιαία σύνδεση (SSO/OIDC) και ο αυτόματος εφοδιασμός (SCIM 2.0), οι απενεργοποιημένοι λογαριασμοί αποκλείονται αμέσως.

Σήμανση τεχνητής νοημοσύνης σύμφωνα με τον Κανονισμό για την Τεχνητή Νοημοσύνη

Ό,τι δημιουργεί η υπηρεσία σημειώνεται ως μηχανικά παραγόμενο. Κάθε εικόνα λαμβάνει δύο σημάνσεις: μια αόρατη, ενσωματωμένη στην ίδια την εικόνα, και μια σημείωση στα μεταδεδομένα του αρχείου που αναφέρει ότι είναι δημιουργημένη από τεχνητή νοημοσύνη, από ποια υπηρεσία και πότε. Τα έγγραφα που εξάγονται σε Word και PDF φέρουν την ίδια σημείωση στις ιδιότητες του αρχείου. Η σήμανση δεν αναφέρει τίποτα για το περιεχόμενο, ποιος το ζήτησε ή σε ποιον οργανισμό ανήκει.

Η σήμανση δεν πρέπει να αφαιρείται. Δεν επιτρέπεται, ούτε επιτρέπεται σε οποιονδήποτε άλλο, να διαγράψει ή να τροποποιήσει σκόπιμα τη σήμανση που έχει τοποθετήσει η υπηρεσία σε ένα αρχείο. Εξαιρέσεις ισχύουν όπου μια αλλαγή είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών μετά από επεξεργασία κατάντη, καθώς και για ελέγχους ασφαλείας και έρευνα. Δεν πωλούμε εργαλεία για την παράκαμψη σημάνσεων ούτε αφαιρούμε σημάνσεις που έχει τοποθετήσει κάποιος άλλος σε υλικό που εισάγετε.

Η ορατή σήμανση είναι δική σας ευθύνη. Αν δημοσιεύσετε ένα deep fake, δηλαδή εικόνα, ήχο ή βίντεο που μοιάζει με πραγματικό πρόσωπο ή γεγονός και μπορεί να θεωρηθεί γνήσιο, πρέπει να είναι ορατό σε όποιον το βλέπει. Το ίδιο ισχύει και για κείμενο γραμμένο από τεχνητή νοημοσύνη που δημοσιεύεται για να ενημερώσει το κοινό σε θέματα δημόσιου ενδιαφέροντος, εκτός αν ένα άτομο έχει ελέγξει το περιεχόμενο και έχει αναλάβει εκδοτική ευθύνη. Το εσωτερικό υλικό, τα email και οτιδήποτε παραμένει εντός του οργανισμού δεν καλύπτονται.

Τα δικαιώματά σας και επικοινωνία

Τα υποκείμενα των δεδομένων ασκούν τα δικαιώματά τους (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή κ.λπ.) κυρίως μέσω του οργανισμού τους, ο οποίος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για το περιεχόμενο εργασίας.

Ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα πολιτική ή την επεξεργασία της EuroWork AB: επικοινωνήστε με την EuroWork AB (559474-3709), Box 260, 831 23 Östersund, Σουηδία.