Vad ska jag ha AI till? Trettio svar från riktiga arbetsdagar

Den vanligaste frågan efter en kursdag är aldrig hur tekniken fungerar. Den är den här: vad ska jag ha den till?

Det är en rimlig fråga. Man vet att andra får ut något av AI, men de exempel man hör handlar om att skriva bloggtexter, och man skriver inga bloggtexter. Man handlägger ärenden, offererar, ringer kunder, håller möten, läser rapporter man inte hann läsa.

Det här är en lista över saker som folk faktiskt gör. Ingen av dem kräver att du kan något om AI. Varje punkt är provad i EuroWork innan den skrevs ner här, med påhittat men realistiskt material. Svaren tog mellan fem och fyrtiofem sekunder och kostade mellan två och fjorton öre styck.

Kameran är den underskattade knappen

Det här är exemplet som brukar få folk att ta upp mobilen mitt under kursen.

Du hittar en pryl i en låda i förrådet. Du kan inte söka på den, för du vet inte vad den heter. Fota den, tryck Bifoga dokument och fråga vad det är och om den går att slänga. Samma sak fungerar på reservdelen ingen vet numret på, på en komponent i ett ställverk och på den där kabeln i serverrummet.

Samma grepp, fler varianter:

1. Whiteboarden efter mötet. Fota den och be om en begriplig projektplan i stället för att skriva av femton pilar och en kladdig ruta.
2. Ett gammalt dokument med snirklig handstil. Ett vigselbevis, ett protokoll från femtiotalet, en anteckning i en gammal pärm. Be om en tolkning, och om att osäkra ord markeras så att du vet var du ska kisa själv.
3. Skylten, etiketten eller manualen på ett språk du inte läser. Fota och fråga vad som står.
4. En rapportsida du fotat med mobilen. Be om en sammanfattning på halva längden, så vet du på tio sekunder om det är värt att läsa hela.

Det låter som en leksak. Sedan använder man det på jobbet varje vecka.

Läsa det ingen hinner läsa

Här ligger den största outtagna vinsten i de flesta verksamheter. Inte att skriva snabbare, utan att slippa läsa allt.

5. Årsredovisningen eller delårsrapporten som du blev tillskickad. Bifoga den och säg vem du är: vad i det här berör mig, som rektor? Som upphandlare? Vi provade som rektor och fick skolavsnittet först, ekonomin som indirekt påverkan, och ingenting om VA-nätet.
6. Be den argumentera emot sig själv. Först: ge mig de fyra starkaste skälen att gå vidare med det här. Sedan: ge mig de fyra starkaste skälen att låta bli. Du får en bättre bild på två minuter än du får av en timmes grubblande.
7. Två versioner av samma avtal. Bifoga båda och fråga vad som skiljer. Vi provade med två utkast till ett köpeavtal där en bisats om personalansvar tagits bort och garantitiden kortats från 24 till 12 månader. Båda ändringarna kom tillbaka, med vad de betyder i praktiken för köparen. Den sortens bisats är precis vad ögat glider förbi vid genomläsning.
8. Upphandlingsförfrågan mot era egna referenser. Bifoga förfrågan och en sammanställning över vad ni vunnit och levererat tidigare, och fråga rakt ut om det här är värt att lägga tre dagar på.
9. Lagtexten eller föreskriften. Be om en förklaring på ett språk som riktar sig till någon som inte är jurist. Be gärna om en version en sextonåring skulle fatta, den blir ofta bäst även för vuxna.
10. Ansökningarna mot annonsen. Bifoga jobbannonsen som kriterielista och ansökningarna en i taget, avidentifierade, och be om ja eller nej med motivering. Beslutet är fortfarande ditt, men underlaget är jämnt.

Skriva, och behålla din egen röst

11. Låt den granska i stället för att skriva. Skriv svaret själv och be om en bedömning av tonen. Du får ofta höra att det du skrev är bra, och en konkret sak som skulle göra det bättre. När vi provade fick vi rådet att lägga till en mening som bekräftar mottagarens frustration, vilket var rätt. Samma svar avslutades med en hänvisning till riktlinjer vi inte kunde hitta. Läs källhänvisningar med samma misstro som allt annat.
12. Korta ner till sjuttio procent. Inte för att texten är dålig, utan för att den blir läst. I vår provning blev en text på 906 tecken 601 tecken, med alla fyra sakuppgifterna kvar. Gör det till en vana på allt du skickar till fler än fem personer.
13. Svaret på det arga mejlet. Klistra in det du fått och be om ett svar som lugnar ner i stället för att elda på. Läs igenom noga innan du skickar: när vi provade lovade utkastet att en faktura skulle makuleras omgående, trots att vi uttryckligen bett den att inte lova något vi inte vet. Tonen var rätt, löftet var inte ditt att ge.
14. Byt ton helt. Samma text som formell, som varm, som självironisk. Att se sin egen text i tre tonlägen är det snabbaste sättet att förstå vilket som passar.
15. Repliken på debattartikeln i lokaltidningen. Be om de starkaste motargumenten. Du behöver inte använda dem rakt av, men du vet var du står. Här är varningen viktigast av allt: i vår provning byggde svaret sina argument på en rapport och ett internt PM som inte finns. Argumenten var användbara, siffrorna var påhittade. Använd resonemanget, hämta siffrorna själv.
16. Översättningen som ska hålla. Under Dokument finns dokumentöversättning för textdokument och presentationer. Formateringen följer med, tabeller och layout står kvar, och du får tillbaka en färdig fil att ladda ner. Ska texten leva länge i tryck eller på webben: låt någon med språket som modersmål ögna igenom ändå.

En sak att komma ihåg: så fort du publicerar något är det dina ord. Det gäller oavsett vem eller vad som skrev första utkastet.

Assistenter: när samma fråga kommer varje dag

Det här är den funktion som förändrar mest för den som svarar på liknande frågor om och om igen. Under Assistenter bygger du en egen expert genom att ge den en instruktion och några källor att luta sig mot.

17. Den som svarar på samma frågor varje dag. Lägg in utbudet, priserna och reglerna som källor, och låt assistenten skriva svaret. Vi provade principen med ett HR-material: assistenten svarade med exakta belopp och tider ur källorna, inte ur minnet.
18. Granskaren mot er grafiska profil. Ladda upp designmanualen som källa. Bifoga sedan en annons och be om en granskning. Vi provade med en annons som bröt mot fyra regler, och fick tillbaka alla fyra med regeln citerad: den förbjudna röda färgen, logotypen i fel hörn, den saknade primärfärgen och versalrubriken. Sådant ingen orkar slå upp varje gång.
19. Granskaren mot regelverket. Samma princip med era upphandlingsregler eller er miljöpolicy som källa. Den läser både regeln i källan och färgerna och kompositionen i bilden du bifogar.
20. Introduktionshjälpen. Peka assistenten mot det som redan ligger i era HR-dokument, så svarar den nyanställda utan att någon skriver en enda ny text. I provningen kom rätt siffror tillbaka: friskvårdsbidraget, flexramen och saldogränserna, hämtade ur dokumenten.
21. Husets ton. Lägg in ett par texter ni är nöjda med som källa och be den skriva i samma anda. Nu låter det som er, inte som en broschyr. Vår provning fick tillbaka vanan att erkänna nackdelen först, som fanns i exempeltexterna.

En sak som förvånade oss: källorna granskas redan när du laddar upp dem. Vårt HR-material flaggades som känsligt och bands därmed till europeiska modeller, medan tonexemplen gick igenom utan anmärkning.

Möten som inte äter upp dagen

Under Dokument laddar du upp ljudet från ett möte och får tillbaka ett protokoll. Arbetet fortsätter i bakgrunden, så du kan stänga fliken och gå på nästa möte.

22. Ingen behöver vara sekreterare. Den som annars antecknar kan vara med i samtalet i stället, vilket brukar vara den som har mest att tillföra. I vår provning plockade protokollet rätt beslut och rätt ansvarig ur ljudet, och skrev "oklart, ej angivet i transkriptet" där uppgifter saknades i stället för att hitta på.
23. Beslut som inte faller mellan stolarna. Spara protokollet som dokument, så är det sökbart för alla som behöver det, i stället för att ligga i någons anteckningsblock.
24. Protokollet blir ett dokument som alla andra. Det får versionshistorik, en knapp för att godkänna med orden att en människa har granskat innehållet, och export till Word eller PDF.

Uppgifter som gör sig själva

25. Morgonrapporten. Under Schemalagt lägger du en återkommande uppgift som körs innan du kommer in. Resultatet ligger och väntar som en AI-konversation när du loggar in. Bevakningen av ett ämne, en veckosummering på fredagar, en sammanställning den första i månaden.
26. Uppdrag med kontroll steg för steg. Under Uppdrag beskriver du vad du vill ha gjort. Du får en plan, och sedan Godkänn eller Hoppa över för varje steg innan något händer. Den kan söka på webben, söka i ert eget material och skapa ett dokument av resultatet. Har ni kopplat e-posten under Kopplingar kan den också läsa din kalender och din inkorg, men bara läsa: ingenting skickas i ditt namn och ingenting bokas bakom ryggen på dig.
27. Djup research. Välj Djup research när frågan är för stor för ett svar direkt. Den arbetar vidare medan du gör annat, lägesrapporterna tickar in i tråden, och rapporten kommer tillbaka med källförteckning. Vår provning gav fem källor, varav en vetenskaplig. En begränsning: bilder du bifogar läses inte i det här läget, spara dem till en vanlig fråga.

Se på siffrorna med nya ögon

Bifogar du ett kalkylark eller en csv får EuroWork en sammanfattning av hela filen: varje kolumn med sitt värdeområde, sina vanligaste värden och sina ytterligheter, plus de första raderna i klartext. Det betyder att du kan fråga om formen på materialet direkt, medan exakta belopp fortfarande är något du stämmer av mot källan.

28. Ladda upp filen och be om en analys, utan att styra. Säg bara vilken roll du har, till exempel att ditt jobb är att marknadsföra kurserna eller att hålla nere uppvärmningskostnaderna i ett fastighetsbestånd. Du får tillbaka en genomgång du inte visste att du ville ha, och nästan alltid två eller tre frågor värda att gräva vidare i.
29. Be den ifrågasätta din magkänsla. "Jag tror att de stora kunderna beställer mest. Ser du något i den här filen som talar emot det?" Att få sin egen tes prövad är mer värt än en sammanfattning.
30. Fråga rakt ut, med dina egna ord. Du behöver inte kunna facktermer. Samtliga frågor i den här listan är skrivna i vardagsspråk, och alla fungerade.

Det här är inte magi, det är hantverk

En sak som förvånar många: de som får ut allra mest av AI är inte de mest tekniska. Det är de skickligaste i sitt yrke. Juristen ställer de bästa avtalsfrågorna, ekonomen ser direkt om en siffra är orimlig, handläggaren känner igen ett svar som låter rätt men är fel. Din yrkeskunskap blir mer värd, inte mindre, för det är den som gör att du vet vad du ska be om och när svaret inte duger.

Två vanor gör större skillnad än alla knep tillsammans:

Vänta inte på svaret. Ge uppgiften, gå och gör något annat, kom tillbaka. Djup research och mötestranskribering är byggda för det, och båda fortsätter även om du stänger fliken. Uppdrag väntar tvärtom på dig: det stannar vid varje steg tills du godkänt.

Läs siffrorna med misstro. Resonemang och struktur är den starka sidan. Exakta belopp, årtal och källhänvisningar är den svaga, särskilt när AI:n inte fått något material att luta sig mot. Ger du den ett dokument blir siffrorna rätt, det såg vi gång på gång. Ber du den om siffror ur luften kan den hitta på dem med full säkerhet i rösten.

Och det som gör att du vågar

Allt ovan hade varit obehagligt om du inte visste var uppgifterna hamnar. Därför står det under varje svar i EuroWork vilken modell som svarade, i vilket land det behandlades och vad svaret kostade. Standardvalet är europeiska modeller. Innehållet används aldrig för att träna någon modell. Väljer du Känslig information stannar allt i EU oavsett vad du bett om, och innehåll som inte får behandlas stoppas innan det skickas.

Det betyder att du kan använda listan ovan på riktiga ärenden, riktiga avtal och riktiga kunder. Inte på påhittade exempel.

Börja med tre

Välj tre saker härifrån och gör dem den här veckan. Förslagsvis: fota något du undrar över, bifoga det längsta dokument du fått den här månaden och fråga vad som berör dig, och lägg upp en morgonrapport under Schemalagt.

Om två veckor kommer du inte ihåg hur du gjorde innan.