Τι να κάνω με τον AI; Τριάντα απαντήσεις από πραγματικές εργάσιμες μέρες

Το πιο συχνό ερώτημα μετά από μια μέρα σεμιναρίου δεν είναι πώς λειτουργεί η τεχνολογία. Είναι αυτό: τι να τον κάνω;

Είναι ένα λογικό ερώτημα. Ξέρεις ότι άλλοι βγάζουν κάτι από τον AI, αλλά τα παραδείγματα που ακούς αφορούν τη συγγραφή αναρτήσεων σε ιστολόγιο, κι εσύ δεν γράφεις αναρτήσεις. Εσύ επεξεργάζεσαι αιτήματα, στέλνεις προσφορές, παίρνεις τηλέφωνο πελάτες, κάνεις συναντήσεις, διαβάζεις εκθέσεις που δεν πρόλαβες να διαβάσεις.

Αυτή είναι μια λίστα με πράγματα που κάνουν πραγματικά οι άνθρωποι. Κανένα από αυτά δεν απαιτεί να ξέρεις κάτι για τον AI. Κάθε σημείο έχει δοκιμαστεί στο EuroWork πριν καταγραφεί εδώ, με πλασματικό αλλά ρεαλιστικό υλικό. Οι απαντήσεις χρειάστηκαν από πέντε έως σαράντα πέντε δευτερόλεπτα και κόστισαν από δύο έως δεκατέσσερα λεπτά η καθεμία.

Η κάμερα είναι το υποτιμημένο κουμπί

Αυτό είναι το παράδειγμα που συνήθως κάνει τους ανθρώπους να βγάζουν το κινητό τους στη μέση του σεμιναρίου.

Βρίσκεις ένα αντικείμενο σε ένα κουτί στην αποθήκη. Δεν μπορείς να το αναζητήσεις, γιατί δεν ξέρεις πώς λέγεται. Φωτογράφησέ το, πάτησε Επισύναψη εγγράφου και ρώτησε τι είναι και αν μπορεί να πεταχτεί. Το ίδιο ισχύει για το ανταλλακτικό του οποίου κανείς δεν ξέρει τον αριθμό, για ένα εξάρτημα σε έναν πίνακα διανομής και για αυτό το καλώδιο στην αίθουσα διακομιστών.

Η ίδια τεχνική, περισσότερες παραλλαγές:

1. Ο πίνακας μετά τη συνάντηση. Φωτογράφησέ τον και ζήτησε ένα κατανοητό πλάνο έργου αντί να αντιγράψεις δεκαπέντε βέλη και ένα ακατάστατο πλαίσιο.
2. Ένα παλιό έγγραφο με στριφογυριστή γραφή. Μια άδεια γάμου, ένα πρακτικό από τη δεκαετία του πενήντα, μια σημείωση σε έναν παλιό φάκελο. Ζήτησε μια ερμηνεία, και να επισημαίνονται οι αβέβαιες λέξεις ώστε να ξέρεις πού να εστιάσεις εσύ.
3. Η πινακίδα, η ετικέτα ή το εγχειρίδιο σε γλώσσα που δεν διαβάζεις. Φωτογράφησέ την και ρώτησε τι λέει.
4. Μια σελίδα έκθεσης που φωτογράφησες με το κινητό. Ζήτησε μια σύνοψη στο μισό μήκος, για να ξέρεις σε δέκα δευτερόλεπτα αν αξίζει να τη διαβάσεις ολόκληρη.

Ακούγεται σαν παιχνίδι. Μετά το χρησιμοποιείς στη δουλειά κάθε εβδομάδα.

Να διαβάσεις αυτό που κανείς δεν προλαβαίνει να διαβάσει

Εδώ βρίσκεται το μεγαλύτερο ανεκμετάλλευτο κέρδος στις περισσότερες επιχειρήσεις. Όχι να γράφεις πιο γρήγορα, αλλά να αποφεύγεις να διαβάζεις τα πάντα.

5. Η ετήσια έκθεση ή η ενδιάμεση έκθεση που σου στάλθηκε. Επισύναψέ την και πες ποιος είσαι: τι από αυτά με αφορά, ως διευθυντής σχολείου; Ως υπεύθυνος προμηθειών; Το δοκιμάσαμε ως διευθυντής σχολείου και πήραμε πρώτα το τμήμα για τα σχολεία, την οικονομία ως έμμεση επίδραση, και τίποτα για το δίκτυο ύδρευσης.
6. Ζήτησέ του να αντιταχθεί στον εαυτό του. Πρώτα: δώσε μου τους τέσσερις ισχυρότερους λόγους να προχωρήσουμε με αυτό. Μετά: δώσε μου τους τέσσερις ισχυρότερους λόγους να το αφήσουμε. Θα έχεις μια καλύτερη εικόνα σε δύο λεπτά από ό,τι μετά από μια ώρα σκέψης.
7. Δύο εκδοχές της ίδιας σύμβασης. Επισύναψε και τις δύο και ρώτησε τι διαφέρει. Το δοκιμάσαμε με δύο προσχέδια μιας σύμβασης αγοράς όπου μια δευτερεύουσα πρόταση για την ευθύνη του προσωπικού είχε αφαιρεθεί και η περίοδος εγγύησης είχε μειωθεί από 24 σε 12 μήνες. Και οι δύο αλλαγές επισημάνθηκαν, μαζί με το τι σημαίνουν στην πράξη για τον αγοραστή. Αυτός ο τύπος δευτερεύουσας πρότασης είναι ακριβώς αυτό που το μάτι προσπερνάει κατά την ανάγνωση.
8. Αίτημα προσφοράς έναντι των δικών σας αναφορών. Επισύναψε το αίτημα και μια σύνοψη του τι έχετε κερδίσει και παραδώσει παλαιότερα, και ρώτησε ευθέως αν αξίζει να αφιερώσεις τρεις μέρες σε αυτό.
9. Ο νόμος ή ο κανονισμός. Ζήτησε μια εξήγηση σε γλώσσα που απευθύνεται σε κάποιον που δεν είναι δικηγόρος. Ζήτησε μάλιστα μια εκδοχή που θα καταλάβαινε ένας δεκαεξάχρονος, συχνά βγαίνει καλύτερη και για τους ενήλικες.
10. Οι αιτήσεις έναντι της αγγελίας. Επισύναψε την αγγελία εργασίας ως λίστα κριτηρίων και τις αιτήσεις μία-μία, ανώνυμα, και ζήτησε ναι ή όχι με αιτιολόγηση. Η απόφαση είναι ακόμα δική σου, αλλά η βάση είναι ομοιόμορφη.

Να γράφεις και να διατηρείς τη δική σου φωνή

11. Άφησέ τον να ελέγξει αντί να γράψει. Γράψε την απάντηση μόνος σου και ζήτησε μια αξιολόγηση του τόνου. Συχνά θα ακούσεις ότι αυτό που έγραψες είναι καλό, και ένα συγκεκριμένο πράγμα που θα το έκανε καλύτερο. Όταν το δοκιμάσαμε, μας πρότεινε να προσθέσουμε μια πρόταση που επιβεβαιώνει την απογοήτευση του παραλήπτη, κάτι που ήταν σωστό. Η ίδια απάντηση έκλεινε με μια αναφορά σε κατευθυντήριες γραμμές που δεν μπορούσαμε να βρούμε. Διάβαζε τις παραπομπές πηγών με την ίδια δυσπιστία όπως και οτιδήποτε άλλο.
12. Συντόμευσε στο εβδομήντα τοις εκατό. Όχι επειδή το κείμενο είναι κακό, αλλά για να διαβαστεί. Στη δοκιμή μας, ένα κείμενο 906 χαρακτήρων έγινε 601 χαρακτήρες, με όλες τις τέσσερις πληροφορίες να παραμένουν. Κάνε το συνήθεια σε οτιδήποτε στέλνεις σε περισσότερους από πέντε ανθρώπους.
13. Η απάντηση στο θυμωμένο email. Αντέγραψε αυτό που έλαβες και ζήτησε μια απάντηση που ηρεμεί αντί να εξάπτει. Διάβασε προσεκτικά πριν στείλεις: όταν το δοκιμάσαμε, το προσχέδιο υποσχόταν ότι μια τιμολόγηση θα ακυρωνόταν αμέσως, παρόλο που είχαμε ζητήσει ρητά να μην υποσχεθεί κάτι που δεν γνωρίζουμε. Ο τόνος ήταν σωστός, η υπόσχεση δεν ήταν δική σου να τη δώσεις.
14. Άλλαξε τόνο εντελώς. Το ίδιο κείμενο ως επίσημο, ως ζεστό, ως αυτοσαρκαστικό. Το να δεις το δικό σου κείμενο σε τρεις τόνους είναι ο γρηγορότερος τρόπος να καταλάβεις ποιος ταιριάζει.
15. Η απάντηση στο άρθρο συζήτησης στην τοπική εφημερίδα. Ζήτησε τα ισχυρότερα αντεπιχειρήματα. Δεν χρειάζεται να τα χρησιμοποιήσεις αυτούσια, αλλά θα ξέρεις πού στέκεσαι. Εδώ η προειδοποίηση είναι η σημαντικότερη από όλα: στη δοκιμή μας, η απάντηση βασίστηκε σε μια έκθεση και ένα εσωτερικό σημείωμα που δεν υπάρχουν. Τα επιχειρήματα ήταν χρήσιμα, οι αριθμοί ήταν επινοημένοι. Χρησιμοποίησε τη συλλογιστική, βρες τους αριθμούς μόνος σου.
16. Η μετάφραση που πρέπει να κρατήσει. Κάτω από τα Έγγραφα υπάρχει η μετάφραση εγγράφων για κείμενα και παρουσιάσεις. Η μορφοποίηση παραμένει, οι πίνακες και η διάταξη μένουν ως έχουν, και παίρνεις πίσω ένα έτοιμο αρχείο για κατέβασμα. Αν το κείμενο πρόκειται να ζήσει πολύ σε έντυπη μορφή ή στο διαδίκτυο: άφησέ το να το ελέγξει κάποιος με τη γλώσσα ως μητρική.

Ένα πράγμα να θυμάσαι: από τη στιγμή που δημοσιεύεις κάτι, είναι δικές σου λέξεις. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το ποιος ή τι έγραψε το πρώτο προσχέδιο.

Ειδικοί: όταν το ίδιο ερώτημα έρχεται κάθε μέρα

Αυτή είναι η λειτουργία που αλλάζει τα πάντα για όποιον απαντά σε παρόμοια ερωτήματα ξανά και ξανά. Στην αριστερή στήλη, κάτω από τους Ειδικούς, φτιάχνεις έναν δικό σου ειδικό δίνοντάς του μια οδηγία και κάποιες πηγές να στηριχτεί. Εσύ επιλέγεις αν θα είναι δικός σου, θα μοιράζεται με επιλεγμένους συναδέλφους ή με ολόκληρο τον οργανισμό.

17. Αυτός που απαντά στις ίδιες ερωτήσεις κάθε μέρα. Βάλε το πρόγραμμα, τις τιμές και τους κανόνες ως πηγές, και άσε τον ειδικό να γράψει την απάντηση. Δοκιμάσαμε την αρχή με ένα υλικό HR: ο ειδικός απάντησε με ακριβή ποσά και χρόνους από τις πηγές, όχι από μνήμης.
18. Ο ελεγκτής έναντι της γραφικής σας ταυτότητας. Ανέβασε το εγχειρίδιο σχεδιασμού ως πηγή. Στη συνέχεια επισύναψε μια διαφήμιση και ζήτησε έναν έλεγχο. Δοκιμάσαμε με μια διαφήμιση που παραβίαζε τέσσερις κανόνες, και πήραμε πίσω και τις τέσσερις παραβιάσεις με τον κανόνα να αναφέρεται: το απαγορευμένο κόκκινο χρώμα, το λογότυπο στη λάθος γωνία, το ελλείπον βασικό χρώμα και τον τίτλο με κεφαλαία γράμματα. Τέτοια πράγματα που κανείς δεν έχει όρεξη να ψάχνει κάθε φορά.
19. Ο ελεγκτής έναντι του κανονιστικού πλαισίου. Η ίδια αρχή με τους δικούς σας κανόνες προμηθειών ή την περιβαλλοντική σας πολιτική ως πηγή. Διαβάζει τόσο τον κανόνα στην πηγή όσο και τα χρώματα και τη σύνθεση στην εικόνα που επισυνάπτεις.
20. Ο βοηθός εισαγωγής. Δείξε στον ειδικό αυτά που υπάρχουν ήδη στα έγγραφα HR σας, έτσι ώστε να απαντά στον νεοπροσληφθέντα χωρίς κανείς να γράψει ούτε μια νέα γραμμή. Στη δοκιμή, ήρθαν πίσω οι σωστοί αριθμοί: το επίδομα υγείας, το εύρος ευελιξίας και τα όρια υπολοίπου, που ελήφθησαν από τα έγγραφα.
21. Ο τόνος του σπιτιού. Βάλε μερικά κείμενα που σας ικανοποιούν ως πηγή και ζήτησέ του να γράψει με το ίδιο ύφος. Τώρα ακούγεται σαν δικό σας, όχι σαν φυλλάδιο. Στη δοκιμή μας, επέστρεψε η συνήθεια να αναγνωρίζεται πρώτα το μειονέκτημα, όπως υπήρχε στα παραδείγματα κειμένων.

Ένα πράγμα που μας εξέπληξε: οι πηγές ελέγχονται ήδη όταν τις ανεβάζεις. Το υλικό HR μας επισημάνθηκε ως ευαίσθητο και έτσι συνδέθηκε με ευρωπαϊκά μοντέλα, ενώ τα παραδείγματα τόνου πέρασαν χωρίς παρατηρήσεις.

Συναντήσεις που δεν τρώνε όλη τη μέρα

Κάτω από τα Έγγραφα ανεβάζεις τον ήχο από μια συνάντηση και παίρνεις πίσω ένα πρακτικό. Η εργασία συνεχίζεται στο παρασκήνιο, οπότε μπορείς να κλείσεις την καρτέλα και να πας στην επόμενη συνάντηση.

22. Δεν χρειάζεται κανείς να είναι γραμματέας. Αυτός που συνήθως κρατά σημειώσεις μπορεί να συμμετέχει στη συζήτηση, κάτι που συνήθως είναι αυτός που έχει τα περισσότερα να προσφέρει. Στη δοκιμή μας, το πρακτικό έπιασε τις σωστές αποφάσεις και τον σωστό υπεύθυνο από τον ήχο, και έγραψε "ασαφές, δεν αναφέρεται στο αντίγραφο" εκεί που έλειπαν πληροφορίες αντί να επινοήσει.
23. Αποφάσεις που δεν χάνονται. Αποθήκευσε το πρακτικό ως έγγραφο, έτσι ώστε να είναι αναζητήσιμο για όποιον το χρειάζεται, αντί να βρίσκεται στο σημειωματάριο κάποιου.
24. Το πρακτικό γίνεται έγγραφο όπως όλα τα άλλα. Παίρνει ιστορικό εκδόσεων, ένα κουμπί για έγκριση με τη διαβεβαίωση ότι ένας άνθρωπος έχει ελέγξει το περιεχόμενο, και εξαγωγή σε Word, PDF ή PowerPoint.

Εργασίες που γίνονται μόνες τους

25. Η πρωινή αναφορά. Ορίστε έναν ρυθμό στην εργασία, καθημερινά ή κάθε Παρασκευή, έτσι ώστε να εκτελείται πριν έρθεις. Το αποτέλεσμα βρίσκεται ως έτοιμο έγγραφο στη ροή όταν συνδέεσαι, και το πρώτο που βλέπεις είναι η Επιφάνεια Εργασίας που σου λέει τι σε περιμένει. Η παρακολούθηση ενός θέματος, μια εβδομαδιαία σύνοψη κάθε Παρασκευή, μια συλλογή την πρώτη του μήνα.
26. Εργασίες με έλεγχο βήμα-βήμα. Κάτω από τον AI συνάδελφο περιγράφεις τι θέλεις να γίνει. Παίρνεις ένα πλάνο, και μετά Έγκριση ή Παράβλεψη για κάθε βήμα πριν συμβεί κάτι. Μπορεί να αναζητήσει στο διαδίκτυο, να ψάξει στο δικό σας υλικό και να δημιουργήσει ένα έγγραφο από το αποτέλεσμα. Αν έχετε συνδέσει το email σας κάτω από τις Συνδέσεις, μπορεί επίσης να διαβάσει το ημερολόγιο και τα εισερχόμενά σου, αλλά μόνο να διαβάσει: τίποτα δεν στέλνεται στο όνομά σου και τίποτα δεν κλείνεται πίσω από την πλάτη σου.
27. Βαθιά έρευνα. Επίλεξε Βαθιά έρευνα όταν η ερώτηση είναι πολύ μεγάλη για μια άμεση απάντηση. Συνεχίζει να εργάζεται ενώ κάνεις άλλα, οι ενημερώσεις κατάστασης έρχονται στο νήμα, και η έκθεση επιστρέφει με βιβλιογραφία. Στη δοκιμή μας, έδωσε πέντε πηγές, εκ των οποίων η μία επιστημονική. Ένας περιορισμός: οι εικόνες που επισυνάπτεις δεν διαβάζονται σε αυτό το στάδιο, κράτησέ τις για μια κανονική ερώτηση.

Να δεις τους αριθμούς με νέα μάτια

Αν επισυνάψεις ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα csv, το EuroWork σου δίνει μια σύνοψη ολόκληρου του αρχείου: κάθε στήλη με το εύρος τιμών της, τις πιο συχνές τιμές και τις ακραίες τιμές της, καθώς και τις πρώτες γραμμές σε απλή γλώσσα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να ρωτήσεις για τη μορφή του υλικού απευθείας, ενώ τα ακριβή ποσά παραμένουν κάτι που ελέγχεις εσύ με την πηγή.

28. Ανέβασε το αρχείο και ζήτησε μια ανάλυση, χωρίς να καθοδηγήσεις. Πες απλώς ποιος ρόλος σου, για παράδειγμα ότι η δουλειά σου είναι να προωθήσεις τα μαθήματα ή να κρατήσεις χαμηλά τα έξοδα θέρμανσης σε ένα κτιριακό απόθεμα. Θα πάρεις πίσω μια ανάλυση που δεν ήξερες ότι ήθελες, και σχεδόν πάντα δύο ή τρεις ερωτήσεις που αξίζει να ερευνήσεις περισσότερο.
29. Ζήτησέ του να αμφισβητήσει το ένστικτό σου. "Νομίζω ότι οι μεγάλοι πελάτες παραγγέλνουν περισσότερο. Βλέπεις κάτι σε αυτό το αρχείο που να το αντικρούει;" Το να δοκιμάζεις τη δική σου θέση αξίζει περισσότερο από μια σύνοψη.
30. Ρώτα ευθέως, με δικά σου λόγια. Δεν χρειάζεται να ξέρεις ειδικούς όρους. Όλες οι ερωτήσεις σε αυτή τη λίστα είναι γραμμένες σε καθημερινή γλώσσα, και όλες λειτούργησαν.

Αυτό δεν είναι μαγεία, είναι χειρωνακτική δουλειά

Ένα πράγμα που εκπλήσσει πολλούς: αυτοί που βγάζουν τα περισσότερα από τον AI δεν είναι οι πιο τεχνικοί. Είναι οι πιο έμπειροι στο επάγγελμά τους. Ο δικηγόρος κάνει τις καλύτερες ερωτήσεις για συμβόλαια, ο οικονομολόγος βλέπει αμέσως αν ένας αριθμός είναι παράλογος, ο υπεύθυνος διαχείρισης αναγνωρίζει μια απάντηση που ακούγεται σωστή αλλά είναι λάθος. Η επαγγελματική σου γνώση γίνεται πιο πολύτιμη, όχι λιγότερο, γιατί είναι αυτή που σε κάνει να ξέρεις τι να ζητήσεις και πότε η απάντηση δεν αρκεί.

Δύο συνήθειες κάνουν μεγαλύτερη διαφορά από όλα τα κόλπα μαζί:

Μην περιμένεις την απάντηση. Δώσε την εργασία, πήγαινε να κάνεις κάτι άλλο, γύρνα πίσω. Η βαθιά έρευνα και η μεταγραφή συναντήσεων είναι φτιαγμένες γι' αυτό, και και οι δύο συνεχίζουν ακόμα κι αν κλείσεις την καρτέλα. Οι εργασίες, αντίθετα, σε περιμένουν: σταματούν σε κάθε βήμα μέχρι να το εγκρίνεις.

Διάβαζε τους αριθμούς με δυσπιστία. Η συλλογιστική και η δομή είναι η δυνατή πλευρά. Τα ακριβή ποσά, οι ημερομηνίες και οι παραπομπές πηγών είναι η αδύναμη, ειδικά όταν ο AI δεν έχει υλικό να στηριχτεί. Αν του δώσεις ένα έγγραφο, οι αριθμοί είναι σωστοί, αυτό το είδαμε ξανά και ξανά. Αν του ζητήσεις αριθμούς από το πουθενά, μπορεί να τους επινοήσει με απόλυτη βεβαιότητα στη φωνή.

Και αυτό που σε κάνει να τολμάς

Όλα τα παραπάνω θα ήταν άβολα αν δεν ήξερες πού καταλήγουν τα δεδομένα. Γι' αυτό, κάτω από κάθε απάντηση στο EuroWork αναγράφεται ποιο μοντέλο απάντησε, σε ποια χώρα επεξεργάστηκε και πόσο κόστισε η απάντηση. Η προεπιλογή είναι ευρωπαϊκά μοντέλα. Το περιεχόμενο δεν χρησιμοποιείται ποτέ για την εκπαίδευση κάποιου μοντέλου. Αν επιλέξεις Ευαίσθητες πληροφορίες, όλα παραμένουν στην ΕΕ ανεξάρτητα από το τι έχεις ζητήσει, και το περιεχόμενο που δεν επιτρέπεται να επεξεργαστεί σταματά πριν σταλεί.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να χρησιμοποιήσεις την παραπάνω λίστα σε πραγματικές υποθέσεις, πραγματικά συμβόλαια και πραγματικούς πελάτες. Όχι σε πλασματικά παραδείγματα.

Ξεκίνα με τρία

Διάλεξε τρία πράγματα από εδώ και κάν' τα αυτή την εβδομάδα. Για παράδειγμα: φωτογράφησε κάτι που σε απασχολεί, επισύναψε το μεγαλύτερο έγγραφο που έλαβες αυτόν τον μήνα και ρώτησε τι σε αφορά, και δώσε στον AI συνάδελφο μια εργασία με ρυθμό "κάθε εβδομάδα".

Σε δύο εβδομάδες δεν θα θυμάσαι πώς τα έκανες πριν.