Εμπιστοσύνη: αυτό που χρειάζεστε για να εγκρίνετε το EuroWork

Αυτή η σελίδα δεν είναι γραμμένη για όποιον θα χρησιμοποιήσει το EuroWork. Είναι γραμμένη για όποιον πρέπει να εγκρίνει κάποιον άλλον να το κάνει: τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, τον διευθυντή πληροφορικής, τον υπεύθυνο προμηθειών, ή όποιον βρεθεί με το ερώτημα στα χέρια του μια Παρασκευή και χρειάζεται μια απάντηση πριν τη Δευτέρα.

Προσπαθήσαμε να απαντήσουμε σε όλα αυτά σε ένα μέρος, συμπεριλαμβανομένου και αυτού που δεν έχουμε.

Πού βρίσκονται πραγματικά τα δεδομένα

Η βάση δεδομένων και η εφαρμογή τρέχουν και οι δύο στη Φρανκφούρτη, στην ίδια περιοχή κέντρου δεδομένων. Η επεξεργασία με AI γίνεται ως προεπιλογή στην Mistral AI στην Ευρώπη, με μηδενική διατήρηση δεδομένων: οι ερωτήσεις και οι απαντήσεις σας δεν αποθηκεύονται στον πάροχο AI και δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων τους.

Το ChatGPT και το Claude είναι διαθέσιμα ως επιλογές και συνεπάγονται επεξεργασία στις ΗΠΑ. Χρησιμοποιούνται μόνο όταν ένας μεμονωμένος χρήστης τα επιλέξει ενεργά για ένα μεμονωμένο μήνυμα, και ο διαχειριστής σας μπορεί να απενεργοποιήσει εντελώς την επιλογή. Πριν αποσταλεί ένα τέτοιο μήνυμα, περνά από τον έλεγχο ευαισθησίας, και ό,τι μοιάζει με προσωπικά δεδομένα ή απόρρητο πηγαίνει πάντα στο ευρωπαϊκό μοντέλο.

Όλα αυτά αναφέρονται και στο έγγραφο πολιτικής, που είναι το νομικά δεσμευτικό κείμενο. Αυτή η σελίδα είναι η σύνοψη.

Κάθε οργανισμός βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα

Η απομόνωση βρίσκεται στη βάση δεδομένων, όχι στον κώδικα από πάνω. Κάθε ερώτημα στη βάση δεδομένων φέρει την ταυτότητα του οργανισμού, και χωρίς αυτή την ταυτότητα δεν επιστρέφονται καθόλου γραμμές. Αν ένα σφάλμα στην εφαρμογή ξεχάσει μια συνθήκη, το αποτέλεσμα θα είναι να μην εμφανιστεί τίποτα, όχι να εμφανιστεί κάτι λάθος. Αυτό ονομάζεται "fail closed", και είναι ο μόνος τύπος προστασίας που μπορεί να εμπιστευτείς μακροπρόθεσμα.

Το περιεχόμενο δεν καταγράφεται ποτέ στο αρχείο αποφάσεων. Εκεί αναγράφεται ποιο μοντέλο απάντησε, πότε, πόσο κόστισε και γιατί επιλέχθηκε το μοντέλο. Όχι τι ρώτησε κάποιος.

Η σύμβαση

Η σύμβαση επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων περιλαμβάνεται στη σύμβαση παροχής υπηρεσιών, με τον οργανισμό σας ως υπεύθυνο επεξεργασίας και την EuroWork AB ως εκτελούντα την επεξεργασία για το περιεχόμενο που εισάγουν οι εργαζόμενοί σας. Μπορείτε να λάβετε το κείμενο της σύμβασης πριν εγγραφείτε, απλά επικοινωνήστε μαζί μας.

Οι υπεργολάβοι, δηλαδή οι πάροχοι που εμείς με τη σειρά μας χρησιμοποιούμε για τη λειτουργία και την επεξεργασία με AI, αναφέρονται ονομαστικά στο έγγραφο πολιτικής. Αν αλλάξουμε κάποιον από αυτούς, θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων.

Τι δεν έχουμε

Δεν είμαστε πιστοποιημένοι με ISO 27001. Δεν έχουμε κανένα ολοκληρωμένο εξωτερικό penetration test για να παρουσιάσουμε, ούτε σελίδα κατάστασης με ιστορικό λειτουργίας. Αυτά θα έρθουν, αλλά δεν σκοπεύουμε να υπονοήσουμε ότι υπάρχουν ήδη.

Προτιμάμε να το ανακαλύψετε εδώ στη δική μας σελίδα παρά σε μια διαδικασία προμήθειας.

Προσβασιμότητα

Η υπηρεσία αναπτύσσεται σύμφωνα με το WCAG 2.2 AA. Τα επίπεδα αντίθεσης, η πλοήγηση με πληκτρολόγιο και η υποστήριξη για αναγνώστες οθόνης έχουν ελεγχθεί, αλλά δεν ισχυριζόμαστε ότι κάθε επιφάνεια είναι άψογη. Αν συναντήσετε κάτι που δεν λειτουργεί, θέλουμε να το μάθουμε, και θα το διορθώσουμε. Αυτός είναι και ο μόνος έντιμος τρόπος να δουλεύεις με την προσβασιμότητα: μια υπηρεσία δεν γίνεται ποτέ τέλεια, απλώς γίνεται σταδιακά λιγότερο προβληματική.

Αν κάτι πάει στραβά

Αν εντοπίσουμε ένα περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας χωρίς περιττή καθυστέρηση, με όσα γνωρίζουμε εκείνη τη στιγμή και τι κάνουμε γι’ αυτό. Θα λάβετε όσα χρειάζεστε για τη δική σας αναφορά στην εποπτική αρχή, συμπεριλαμβανομένων των χρονικών στιγμών και των κατηγοριών των δεδομένων που επηρεάστηκαν.

Να πάρετε μαζί σας το υλικό σας

Τα έγγραφα κατεβαίνουν ως Word, Excel ή PowerPoint απευθείας στην υπηρεσία. Αν θέλετε να τα εξάγετε όλα μαζί, για παράδειγμα αν αποφασίσετε να σταματήσετε, θα το κανονίσουμε. Δεν το βλέπουμε ως θέση διαπραγμάτευσης να κάνουμε μια καταγγελία σύμβασης δύσκολη.

Ο Κανονισμός για την Τεχνητή Νοημοσύνη

Όλα όσα παράγει η υπηρεσία σημαίνονται. Οι εικόνες φέρουν τη σήμανση μέσα στο ίδιο το αρχείο, ώστε να συνοδεύει την εικόνα όταν αυτή κατεβαίνει και προωθείται. Οι απαντήσεις από AI είναι σημειωμένες στο περιβάλλον χρήστη. Αυτό καλύπτει το άρθρο 50 για τη διαφάνεια, και οι αναφορές στην υπηρεσία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως τεκμηρίωση στη δική σας τεκμηρίωση.

Έτοιμο πρότυπο για εκτίμηση επιπτώσεων

Για να υιοθετήσει ένας δημόσιος φορέας AI, συνήθως απαιτείται εκτίμηση επιπτώσεων όσον αφορά την προστασία δεδομένων, και το να γράψεις μια από το μηδέν παίρνει ένα απόγευμα που κανείς δεν έχει. Εδώ είναι ένα πρότυπο όπου έχουμε απαντήσει σε όλα όσα αφορούν εμάς. Αυτό που απομένει είναι όσα αφορούν εσάς, και αυτά μπορεί να απαντήσει μόνο ο οργανισμός σας.

1. Περιγραφή της επεξεργασίας. Το EuroWork χρησιμοποιείται από τους εργαζόμενους για να θέτουν ερωτήσεις, να συνοψίζουν και να δημιουργούν έγγραφα, να μεταγράφουν συναντήσεις, να μεταφράζουν αρχεία και να εκτελούν επαναλαμβανόμενες εργασίες. Τα δεδομένα που επεξεργάζονται είναι τα στοιχεία λογαριασμού καθώς και το εργασιακό περιεχόμενο που εισάγουν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι.

2. Σκοπός και νομική βάση. Συμπληρώστε τον σκοπό σας. Η νομική βάση είναι συνήθως το δημόσιο συμφέρον ή η άσκηση δημόσιας εξουσίας για τους δημόσιους φορείς, και το έννομο συμφέρον για τον ιδιωτικό τομέα.

3. Κατηγορίες των καταχωρημένων. Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν την υπηρεσία, καθώς και τα πρόσωπα που εμφανίζονται στο υλικό που επιλέγουν να εισάγουν οι εργαζόμενοι. Προσδιορίστε ποιοι είναι στον οργανισμό σας.

4. Αναγκαιότητα και αναλογικότητα. Η υπηρεσία δεν συλλέγει περισσότερα από όσα γράφει ή ανεβάζει ο ίδιος ο εργαζόμενος. Η σύνδεση με το Microsoft 365 είναι προσωπική και προαιρετική: κάθε χρήστης συνδέει τον δικό του λογαριασμό, η σύνδεση είναι μόνο για ανάγνωση (ημερολόγιο, επικεφαλίδες μηνυμάτων, μεμονωμένα γράμματα και αρχεία κατόπιν ρητής αίτησης του χρήστη), τα δεδομένα ανακτώνται τη στιγμή της ερώτησης χωρίς συνεχή συγχρονισμό, κάθε ανάγνωση καταγράφεται σε αρχείο ελέγχου, και ο χρήστης μπορεί ανά πάσα στιγμή να αποσυνδέσει τον λογαριασμό του.

5. Πού γίνεται η επεξεργασία. Αποθήκευση εντός ΕΕ και ΕΟΧ: βάση δεδομένων και εφαρμογή στη Φρανκφούρτη, στην ίδια περιοχή κέντρου δεδομένων. Επεξεργασία με AI από ευρωπαϊκό πάροχο με μηδενική διατήρηση δεδομένων. Η μεταφορά σε τρίτες χώρες γίνεται μόνο αν ένας χρήστης επιλέξει ενεργά ένα εξωτερικό μοντέλο, μια επιλογή που μπορεί να απενεργοποιηθεί για ολόκληρο τον οργανισμό.

6. Κίνδυνοι και μέτρα προστασίας. Απομόνωση σε επίπεδο γραμμής ανά οργανισμό με μηχανισμό "fail closed", αυτόματος έλεγχος ευαισθησίας που μπορεί να αυξήσει αλλά ποτέ να μειώσει το επίπεδο προστασίας, ταξινόμηση πληροφοριών ανά ερώτηση, αρχείο ελέγχου ενεργειών, ανθρώπινη έγκριση πριν ένα προσχέδιο από AI γίνει επίσημο έγγραφο, καθώς και μηνιαίο ανώτατο όριο κόστους.

7. Υπολειπόμενος κίνδυνος. Ο κύριος υπολειπόμενος κίνδυνος είναι ένας εργαζόμενος να εισάγει πιο ευαίσθητο υλικό από όσο απαιτεί ο σκοπός. Αντιμετώπιση: ταξινόμηση πληροφοριών, ο έλεγχος ευαισθησίας, καθώς και το ενσωματωμένο μάθημα που καλύπτει ακριβώς αυτό το θέμα. Αξιολογήστε το επίπεδο με βάση τη δραστηριότητά σας.

8. Συμβουλευτική με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Συμπληρώστε ημερομηνία και παρατηρήσεις.

Αν θέλετε αυτό το πρότυπο ως έγγραφο Word, πείτε μας να σας το στείλουμε.

Ρωτήστε μας αντί να μαντεύετε

Αν δεν βρείτε την απάντηση εδώ, γράψτε μας. Θα λάβετε απάντηση από άνθρωπο, και αν η απάντηση είναι ότι δεν έχουμε αυτό που χρειάζεστε, θα σας το πούμε.