Политика заштите података и употребе вештачке интелигенције

Улоге и одговорности

Ваша организација је контролор података за садржај који запослени уносе у услугу (питања, документи, изворни материјал). EuroWork AB обрађује овај садржај као обрађивач података, искључиво ради пружања услуге.

За податке о налогу и наплати (име, адреса е-поште, детаљи организације) EuroWork AB је контролор података.

Који се подаци обрађују

Подаци о налогу: име, адреса е-поште, назив радног места, одељење, земља, језик преференције и опционална профилна слика. У оквиру услуге профилна слика је видљива само другима у вашој организацији. Једини изузетак је форум, који је заједнички за све организације: ако тамо објавите без избора анонимности, ваше име, профилна слика, назив организације и земља се приказују другим учесницима. Погледајте одељак о форуму у наставку.

Радни садржај: разговори, отпремљени документи, изворни пројекти, материјал асистента и сачувани документи. Садржај је изолован на нивоу редова по организацији у бази података, једна организација никада не може да чита податке друге.

Дневник операција и трошкова: сваки позив вештачке интелигенције се бележи са избором модела, временском ознаком, обимом токена и трошковима. Садржај упита и одговора није део дневника одлука.

Аудио снимци са састанака отпремљени за транскрипцију се привремено чувају у приватном складишту датотека у Франкфурту и бришу се чим су минути спремни. Документи отпремљени за превод се обрађују на исти начин.

Ако ваша организација отпреми шаблон PowerPoint-а, боје и фонтови се издвајају и чувају, никада сама датотека. Отпремљени логотип се, међутим, чува као слика у бази података, јер се увлачи у ваше презентације.

Где се подаци обрађују

Сво складиштење је унутар ЕУ и ЕЕП: и база података и апликација раде у Франкфурту (Немачка), у истој регији податковног центра, тако да ваши подаци не путују између земаља при сваком прегледу странице.

Подразумевано, обрада вештачке интелигенције одвија се са Mistral AI у Европи уз нулто задржавање података: ни упити ни одговори се не чувају код пружаоца вештачке интелигенције, нити се користе за обуку њихових модела.

Спољни модели ChatGPT (OpenAI) и Claude (Anthropic) доступни су као опција. Користе се само када их корисник активно одабере за појединачну поруку, а подразумевају обраду у Сједињеним Америчким Државама. Свака таква порука прво пролази кроз чувара осетљивости: лични подаци, поверљиве ствари и пословне тајне се никада не шаљу спољним моделима и увек иду ка европском моделу. Ваш администратор може да искључи ову опцију за целу организацију, а укључивање или искључивање се бележи у дневнику.

Повезивање са Microsoft 365

Сваки корисник може да повеже свој налог Microsoft 365 са услугом. Повезивање је добровољно, лично и само за читање: услуга може да чита догађаје из календара, наслове примљених порука и преглед текста, садржај појединачне е-поште када корисник експлицитно упути на њу, те садржај датотека на SharePoint-у и OneDrive-у којима корисник већ има приступ. Ништа се не пише, не шаље нити брише у Microsoft окружењу.

Материјал се преузима у тренутку постављања питања, када корисник затражи нешто што га захтева, а затим постаје део разговора са истим нивоом изолације и задржавања као и сав други радни садржај. Не постоји континуирана синхронизација. Токени за приступ су шифровани у мировању (AES-256-GCM), свако читање се бележи у дневнику ревизије са својом сврхом, а корисник може да се искључи у било ком тренутку, чиме се бришу токени.

Microsoft-ова сопствена обрада ваше е-поште и датотека одвија се према вашем уговору са Microsoft-ом, а не према овом. Повезивање само чита из њега, на захтев корисника.

Применљиво право и прекогранични преноси

Организације у ЕУ покривене су Општом уредбом о заштити података (GDPR). Организације у Норвешкој, Исланду и Лихтенштајну покривене су GDPR-ом преко Споразума о ЕЕП-у. У оба случаја сва обрада се одвија унутар ЕУ и ЕЕП-а подразумевано, тако да не долази до преноса у треће земље. Само ако корисник активно одабере спољни модел за појединачну поруку (опција коју ваш администратор може да искључи) долази до преноса у Сједињене Америчке Државе, на основу одлуке Европске комисије о адекватности за оквир EU-US Data Privacy Framework и након аутоматске провере осетљивости.

Организације у Уједињеном Краљевству покривене су UK GDPR-ом заједно са Законом о заштити података из 2018. године, а не EU GDPR-ом. Складиштење унутар ЕУ и ЕЕП-а је дозвољено јер УК признаје ЕЕП као адекватан, а Европска комисија је обновила своју одлуку о адекватности за УК 19. децембра 2025. године, која важи до 27. децембра 2031. године.

Организације у Швајцарској покривене су ревидираним Савезним законом о заштити података (revFADP), надзиру га FDPIC. GDPR се односи на швајцарску организацију тек када се она обраћа тржишту ЕУ. Складиштење унутар ЕУ и ЕЕП-а је дозвољено јер Швајцарска признаје ЕЕП као адекватан.

Закон о вештачкој интелигенцији ЕУ примењује се на организације у ЕУ. Релевантан је за ЕЕП, али још није укључен у Споразум о ЕЕП-у, а ни Уједињено Краљевство ни Швајцарска немају еквивалентан хоризонтални закон о вештачкој интелигенцији. Извештаји и документација у услузи доступни су на сваком тржишту и корисни су као пратећи материјал без обзира на то који оквир се на вас примењује.

Форум

Форум користе све организације у услузи и стога је једино место где подаци напуштају вашу организацију. Овде је EuroWork AB контролор података, а не обрађивач, јер ми одређујемо сврху заједничке дискусије.

Ако објавите под својим именом, ваше име, профилна слика, назив организације и земља се приказују свима који имају приступ форуму. Ако одлучите да објавите анонимно, ништа од овога се не приказује: веза са вашим налогом остаје у бази података како бисте могли да уређујете свој пост, али се никада не приказује другим читаоцима, нити вашем послодавцу.

Објаве се аутоматски преводе на језике које читаоци користе и аутоматски прегледају пре објављивања. Оба корака се изводе на европском моделу са нултим задржавањем података и плаћа их EuroWork. Не уносите личне податке или поверљиве информације у објаву на форуму, без обзира да ли сте анонимни или не.

Власник ваше организације одлучује да ли запослени имају приступ форуму. Он је подразумевано укључен и може се искључити за целу организацију.

Чувар осетљивости

Пре него што се било шта пошаље моделу вештачке интелигенције, упит, приложени документи и изворни материјал се аутоматски проверавају у два слоја: детерминистички обрасци (лични матични бројеви, адресе е-поште, телефонски бројеви, IBAN и слично) плус контекстуална процена на европском моделу.

Ако се открију осетљиви подаци, класа заштите разговора се аутоматски подиже, корисник се обавештава, а догађај се бележи. Заштита је конструисана тако да у случају сумње подразумева осетљивост.

Класе информација и претрага веба

Сав садржај се обрађује у класама информација: јавно, интерно, поверљиво или забрањено. Класа одређује које су токове података дозвољене.

Претрага веба се никада не може користити за поверљиви садржај, што је правило платформе које се не може искључити. Ваша организација може додатно пооштрити правила, али их никада не може ублажити.

Задржавање и брисање

Ваш администратор контролише политику задржавања: разговори се аутоматски бришу након изабраног броја дана неактивности по класи информација. Брисање се бележи у дневнику ревизије.

Организација може да извезе сав садржај разговора (JSON) у било ком тренутку и затражи потпуно брисање.

Колачићи

Услуга користи само неопходне колачиће: колачић за сесију за пријављивање и колачић за језик који се поставља само када сами активно одаберете језик. Нема аналитичких, пратећих или колачића трећих страна, због чега се не приказује банер за пристанак.

Земља и језик за нове посетиоце одређују се на основу подешавања језика прегледача и порекла мреже при сваком прегледу странице.

Статистика посетилаца на јавном веб-сајту је без колачића: бројимо прегледе страница дневно, по страници, земљи и референтном сајту као обичне бројеве. Да бисмо бројали јединствене посетиоце дневно, чува се једносмерни хеш мрежне адресе и прегледача са сољу која се мења сваког дана, а хешови се бришу након два дана. Ниједан посетилац се не може пратити преко дана, а ништа се не дели са трећим странама.

Ако попуните предлог у обрасцу Нисте тај који одлучује?, EuroWork AB чува оно што сте унели и завршен нацрт за праћење, као и адресе е-поште када се е-пошта пошаље. EuroWork AB је контролор података за ове податке.

Потизвођачи

Vercel Inc. (хостинг апликација и привремено складиштење датотека, регија ЕУ Франкфурт), Neon Inc. (база података, регија ЕУ Франкфурт), Mistral AI SAS (модели вештачке интелигенције, Француска, нулто задржавање података), Black Forest Labs GmbH (генерисање слика, Немачка, хостинг у ЕУ) и Sweego SAS (трансакцијски имејлови као што су позивнице и ресетовање лозинки; француска компанија хостована код OVHcloud и Scaleway унутар ЕУ).

OpenAI (Сједињене Америчке Државе) и Anthropic PBC (Сједињене Америчке Државе), искључиво за поруке где је корисник активно одабрао спољни модел (опција коју ваш администратор може да искључи) и где је аутоматска провера осетљивости одобрила садржај.

Безбедност

Подаци сваке организације су изоловани у два слоја: сваки упит базе података експлицитно наводи организацију, а база података додатно има политике на нивоу редова по организацији (Row-Level Security). Сав саобраћај је шифрован. Догађаји администратора, промене политика и извози се бележе у дневнику ревизије који администратор организације и службеник за заштиту података могу прегледати.

Подржани су једнократни приступ (SSO/OIDC) и аутоматско обезбеђивање (SCIM 2.0), деактивирани налози се одмах искључују.

Ознака вештачке интелигенције према Закону о вештачкој интелигенцији

Оно што услуга креира означено је као направљено машином. Свака слика добија две ознаке: невидљиву, уграђену у саму слику, и напомену у метаподацима датотеке да је креирана вештачком интелигенцијом, од стране које услуге и када. Документи извезени у Word и PDF садрже исту напомену у својствима датотеке. Ознака не говори ништа о садржају, ко га је наручио или којој организацији припада.

Ознака се не сме уклањати. Не смете, нити смете дозволити било коме другом, да намерно обришете или препишете ознаку коју је услуга поставила у датотеку. Изузеци важе када је промена неопходна да би се информација одржала тачном након накнадне обраде, као и за потребе безбедносних ревизија и истраживања. Ми не продајемо алате за заобилажење ознака, нити уклањамо ознаке које је неко други поставио у материјал који уносите.

Видна ознака је ваша одговорност. Ако објавите deep fake, односно слику, аудио или видео снимак који подсећа на стварну особу или догађај и који би могао бити схваћен као аутентичан, он мора бити видљив свакоме ко га види. Исто важи и за текст написан вештачком интелигенцијом објављен ради информисања јавности о питањима од јавног интереса, осим ако особа није прегледала садржај и преузела уредничку одговорност. Интерни материјал, имејлови и све што остаје унутар организације нису обухваћени.

Ваша права и контакт

Права субјеката података (приступ, исправка, брисање и друго) остварују се првенствено преко ваше организације, која је контролор података за радни садржај.

Питања у вези са овом политиком или сопственом обрадом података од стране EuroWork AB: обратите се EuroWork AB (559474-3709), Box 260, 831 23 Östersund, Sweden.