Pasitikėjimas: ko jums reikia, kad patvirtintumėte EuroWork

Šis tekstas skirtas ne tam, kas naudos EuroWork. Jis skirtas tam, kas turi patvirtinti, kad kažkas kitas tai darys: duomenų apsaugos pareigūnui, IT vadovui, viešųjų pirkimų specialistui ar tam, kas penktadienį gauna klausimą ir iki pirmadienio turi pateikti atsakymą.

Mes bandėme vienoje vietoje atsakyti į visus tokius klausimus, įskaitant ir tai, ko mes neturime.

Kur iš tiesų laikomi duomenys

Duomenų bazė ir programa veikia Frankfurte, tame pačiame duomenų centro regione. Dirbtinio intelekto apdorojimas pagal numatytuosius nustatymus vyksta pas Mistral AI Europoje, su nulinės duomenų saugojimo trukmės principu: jūsų klausimai ir atsakymai neišsaugomi pas DI tiekėją ir nenaudojami jų modelių mokymui.

ChatGPT ir Claude prieinami kaip pasirinktiniai variantai ir reiškia duomenų apdorojimą JAV. Jie naudojami tik tada, kai atskiras vartotojas aktyviai pasirenka juos konkrečiam pranešimui, o jūsų administratorius gali visiškai išjungti šį pasirinkimą. Prieš siunčiant tokią žinutę, ji pereina jautrumo patikrą, o tai, kas atrodo kaip asmens duomenys ar konfidenciali informacija, visada siunčiama į ES modelį.

Visa tai taip pat nurodyta politikos dokumente, kuris yra teisiškai įpareigojantis tekstas. Šis puslapis yra santrauka.

Kad viena organizacija niekada nematytų kitos duomenų

Atskyrimas įdiegtas duomenų bazės lygmenyje, o ne virš jos esančiame kode. Kiekvienas užklausimas į duomenų bazę turi organizacijos tapatybę, ir be šios tapatybės negrąžinamas joks įrašas. Jei programos klaida pamirštų sąlygą, rezultatas būtų tas, kad nieko nematyti, o ne kad matyti netinkami duomenys. Tai vadinama „uždaru gedimu“, ir tai vienintelis apsaugos būdas, kuriuo galima pasitikėti ilgalaikėje perspektyvoje.

Turinys niekada neregistruojamas sprendimų žurnale. Ten nurodoma, kuri modelis atsakė, kada, kiek tai kainavo ir kodėl pasirinkta ši modelis. Ne tai, ko kas nors klausė.

Sutartis

Asmens duomenų apdorojimo sutartis įeina į paslaugos sutartį, kurioje jūsų organizacija yra asmens duomenų valdytoja, o „EuroWork AB“, apdorotojas to turinio, kurį įveda jūsų darbuotojai. Sutarties tekstą galite gauti prieš registruodamiesi, tiesiog susisiekite su mumis.

Subapdorotojai, t. y. tie tiekėjai, kuriuos mes savo ruožtu samdome infrastruktūros ir DI apdorojimo paslaugoms, išvardyti politikos dokumente. Jei pakeičiame kurį nors iš jų, pranešame iš anksto.

Ko mes neturime

Mes neturime ISO 27001 sertifikato. Neturime atlikto išorinio įsilaužimo testo, kurį galėtume parodyti, ir neturime būsenos puslapio su prieinamumo istorija. Visa tai bus ateityje, bet mes nesiruošiame teigti, kad tai jau egzistuoja.

Geriau, kad tai sužinotumėte iš mūsų pačių puslapio, o ne per viešuosius pirkimus.

Prieinamumas

Paslauga kuriama atsižvelgiant į WCAG 2.2 AA standartus. Kontrasto lygiai, klaviatūros navigacija ir ekrano skaityklės palaikymas yra patikrinti, bet mes nesakome, kad kiekviena vieta yra be klaidų. Jei susiduriate su kuo nors, kas neveikia, praneškite mums, ir mes tai ištaisysime. Tai ir yra vienintelis garbingas būdas dirbti prieinamumo srityje: paslauga niekada nebūna baigta, ji tiesiog palaipsniui tampa mažiau netobula.

Jei kas nors nepavyksta

Jei aptinkame asmens duomenų incidentą, pranešame jums be nereikalingos delsos, pateikiame tai, ką tuo metu žinome, ir ką darome tam ištaisyti. Jūs gaunate tai, ko jums reikia savo pranešimui priežiūros institucijai, įskaitant laiką ir duomenų kategorijas, kurioms tai taikoma.

Kaip pasiimti savo medžiagą

Dokumentus galite atsisiųsti kaip Word, Excel ar PowerPoint tiesiai iš paslaugos. Jei norite gauti viską surinkta, pavyzdžiui, jei nusprendžiate nutraukti sutartį, mes tai sutvarkysime. Mes nemanome, kad sudėtingas sutarties nutraukimas turėtų būti derybų pozicija.

DI reglamentas

Visa paslaugos generuojama medžiaga yra pažymėta. Vaizdai turi žymę pačiame faile, todėl ji išlieka, kai vaizdas atsisiunčiamas ir persiunčiamas toliau. DI atsakymai pažymėti sąsajoje. Tai atitinka 50 straipsnio reikalavimus dėl skaidrumo, o paslaugos ataskaitos gali būti naudojamos jūsų pačių dokumentacijoje.

Parengtas pasekmių vertinimo šablonas

Jei viešasis sektorius ketina diegti DI, paprastai reikia atlikti duomenų apsaugos pasekmių vertinimą, o rašyti jį nuo nulio užtrunka popietę, kurios niekas neturi. Čia pateikiame šabloną, kuriame mes atsakėme į viską, kas susiję su mumis. Liko tik tai, kas susiję su jumis, o į tai gali atsakyti tik jūs.

1. Apdorojimo aprašymas. EuroWork naudojamas darbuotojų klausimams užduoti, dokumentams apibendrinti ir kurti, susirinkimams transkribuoti, failams versti ir pasikartojančioms užduotims vykdyti. Apdorojami duomenys yra paskyrų duomenys ir tas darbo turinys, kurį įveda patys darbuotojai.

2. Tikslas ir teisinis pagrindas. Užpildykite savo tikslą. Teisinis pagrindas paprastai yra viešasis interesas ar institucijų vykdoma veikla viešajame sektoriuje, teisėtas interesas, privačiame sektoriuje.

3. Registruotųjų kategorijos. Darbuotojai, naudojantys paslaugą, ir asmenys, kurie minimi tame turinyje, kurį darbuotojai pasirenka įvesti. Patikslinkite, kas tai yra jūsų atveju.

4. Būtinumas ir proporcingumas. Paslauga renka tik tai, ką pats darbuotojas įveda ar įkelia. Ryšys su Microsoft 365 yra asmeninis ir savanoriškas: kiekvienas vartotojas prijungia savo paskyrą, ryšys yra tik skaitymo (kalendorius, el. laiškų antraštės, pavieniai laiškai ir failai pagal vartotojo aiškų prašymą), duomenys imami klausimo metu be nuolatinės sinchronizacijos, kiekvienas skaitymas registruojamas audito žurnale, ir vartotojas bet kada gali atjungti savo paskyrą.

5. Kur vyksta apdorojimas. Duomenų saugojimas ES ir EEE: duomenų bazė ir programa Frankfurte, tame pačiame duomenų centro regione. DI apdorojimas pas europietį tiekėją su nulinės duomenų saugojimo trukme. Duomenų perdavimas į trečiąsias šalis vyksta tik tada, jei vartotojas aktyviai pasirenka išorinę modelį, o šį pasirinkimą galima išjungti visai organizacijai.

6. Rizikos ir apsaugos priemonės. Eilutės lygmens izoliacija pagal organizaciją, kuri neveikia atvirai, automatinė jautrumo patikra, kuri gali padidinti, bet niekada nesumažinti apsaugos lygį, informacijos klasifikavimas pagal klausimą, veiksmų audito žurnalas, žmogaus patvirtinimas prieš DI parengtą projektą tampant galiojančiu dokumentu, ir mėnesio išlaidų limitas.

7. Liekamoji rizika. Pagrindinė liekamoji rizika yra ta, kad darbuotojas gali įvesti jautresnės medžiagos, nei reikia tikslui. Priešpriešos priemonės: informacijos klasifikavimas, jautrumo patikra ir tai, kad įdiegtas kursas kaip tik tai ir aptaria. Įvertinkite lygį pagal savo veiklą.

8. Konsultacija su duomenų apsaugos pareigūnu. Užpildykite datą ir pastabas.

Jei norite šio šablono Word formatu, praneškite, ir mes jį atsiųsime.

Klauskite mūsų, užuot spėlioję

Jei čia nerandate atsakymo, rašykite mums. Jums atsakys žmogus, ir jei atsakymas bus, kad mes neturime to, ko jums reikia, mes tai pasakysime.