Wofür braucht man eigentlich KI? Dreißig Antworten aus echten Arbeitstagen

Die häufigste Frage nach einem Schulungstag dreht sich nie darum, wie die Technik funktioniert. Sondern darum: wofür brauche ich das eigentlich?

Das ist eine berechtigte Frage. Man weiß, dass andere etwas aus KI herausholen, aber die Beispiele, die man hört, handeln vom Blogtexte schreiben, und man selbst schreibt keine Blogtexte. Man bearbeitet Anträge, erstellt Angebote, ruft Kunden an, hält Meetings ab, liest Berichte, für die man keine Zeit hatte.

Hier ist eine Liste mit Dingen, die Leute wirklich tun. Keiner davon verlangt, dass du etwas über KI weißt. Jeder Punkt wurde in EuroWork getestet, bevor er hier aufgeschrieben wurde, mit erfundenem, aber realistischem Material. Die Antworten dauerten zwischen fünf und fünfundvierzig Sekunden und kosteten zwischen zwei und vierzehn Cent pro Stück.

Die Kamera ist der unterschätzte Knopf

Das ist das Beispiel, das Leute oft mitten in der Schulung zum Handy greifen lässt.

Du findest einen Gegenstand in einer Kiste im Lager. Du kannst nicht danach suchen, weil du nicht weißt, wie er heißt. Mach ein Foto, drücke Dokument anhängen und frag, was das ist und ob man es wegwerfen kann. Dasselbe funktioniert mit dem Ersatzteil, dessen Nummer niemand kennt, mit einer Komponente in einer Schaltanlage oder mit diesem Kabel im Serverraum.

Derselbe Trick, mehr Varianten:

1. Das Whiteboard nach dem Meeting. Mach ein Foto und bitte um einen verständlichen Projektplan, statt fünfzehn Pfeile und ein verschmiertes Kästchen abzuschreiben.
2. Ein altes Dokument mit verschnörkelter Handschrift. Eine Heiratsurkunde, ein Protokoll aus den Fünfzigern, eine Notiz in einem alten Ordner. Bitte um eine Übersetzung und darum, dass unsichere Wörter markiert werden, damit du weißt, wo du selbst genauer hinschauen musst.
3. Das Schild, das Etikett oder die Anleitung in einer Sprache, die du nicht liest. Mach ein Foto und frag, was da steht.
4. Eine Berichtsseite, die du mit dem Handy fotografiert hast. Bitte um eine Zusammenfassung auf halber Länge, dann weißt du in zehn Sekunden, ob es sich lohnt, den ganzen Text zu lesen.

Klingt wie ein Spielzeug. Doch dann nutzt man es jede Woche bei der Arbeit.

Lesen, wofür niemand Zeit hat

Hier liegt der größte ungenutzte Gewinn in den meisten Unternehmen. Nicht schneller schreiben, sondern nicht alles lesen müssen.

5. Der Jahresbericht oder Quartalsbericht, den man dir zugeschickt hat. Hänge ihn an und sag, wer du bist: Was davon betrifft mich als Schulleiter? Als Einkäufer? Wir haben es als Schulleiter ausprobiert und bekamen zuerst den Schulteil, dann die Wirtschaft als indirekten Einfluss, und nichts über das Wassernetz.
6. Lass sie gegen sich selbst argumentieren. Erst: Gib mir die vier stärksten Gründe, das hier weiterzuverfolgen. Dann: Gib mir die vier stärksten Gründe, es sein zu lassen. Du bekommst in zwei Minuten ein besseres Bild, als wenn du eine Stunde grübelst.
7. Zwei Versionen desselben Vertrags. Hänge beide an und frag, was sich unterscheidet. Wir haben es mit zwei Entwürfen für einen Kaufvertrag ausprobiert, bei dem ein Nebensatz zum Personalverantwortung gestrichen und die Garantiezeit von 24 auf 12 Monate verkürzt wurde. Beide Änderungen kamen zurück, mit einer Erklärung, was sie für den Käufer in der Praxis bedeuten. Genau solche Nebensätze überliest man leicht beim Durchlesen.
8. Ausschreibung gegen eure eigenen Referenzen. Hänge die Ausschreibung und eine Zusammenstellung an, was ihr bisher gewonnen und geliefert habt, und frag direkt, ob es sich lohnt, drei Tage dafür zu investieren.
9. Das Gesetz oder die Vorschrift. Bitte um eine Erklärung in einer Sprache, die sich an jemanden richtet, der kein Jurist ist. Bitte ruhig um eine Version, die ein Sechzehnjähriger verstehen würde, die wird oft auch für Erwachsene am besten.
10. Die Bewerbungen zur Stellenausschreibung. Hänge die Stellenanzeige als Kriterienliste an und die Bewerbungen nacheinander, anonymisiert, und bitte um ein Ja oder Nein mit Begründung. Die Entscheidung bleibt bei dir, aber die Grundlage ist fair.

Schreiben und die eigene Stimme behalten

11. Lass sie prüfen, statt selbst zu schreiben. Schreib die Antwort selbst und bitte um eine Einschätzung des Tons. Oft bekommst du zu hören, dass das, was du geschrieben hast, gut ist, und einen konkreten Vorschlag, wie es noch besser wird. Als wir es ausprobierten, kam der Rat, einen Satz einzufügen, der die Frustration des Empfängers bestätigt, das war richtig. Dieselbe Antwort endete mit einem Verweis auf Richtlinien, die wir nicht finden konnten. Behandle Quellenangaben mit derselben Skepsis wie alles andere.
12. Kürze auf siebzig Prozent. Nicht weil der Text schlecht ist, sondern damit er gelesen wird. In unserem Test wurde ein Text von 906 Zeichen auf 601 Zeichen gekürzt, mit allen vier Sachinformationen. Mach das zur Gewohnheit bei allem, was du an mehr als fünf Personen schickst.
13. Die Antwort auf die wütende E-Mail. Kopiere die erhaltene Nachricht und bitte um eine Antwort, die beruhigt, statt Öl ins Feuer zu gießen. Lies genau durch, bevor du sendest: Als wir es ausprobierten, versprach der Entwurf, eine Rechnung sofort zu stornieren, obwohl wir ausdrücklich darum gebeten hatten, nichts zu versprechen, was wir nicht sicher wissen. Der Ton war richtig, das Versprechen war nicht deins zu geben.
14. Ändere den Ton komplett. Derselbe Text als formell, als warm, als selbstironisch. Deinen eigenen Text in drei Tonlagen zu sehen, ist der schnellste Weg zu verstehen, welcher passt.
15. Die Replik auf den Debattenartikel in der Lokalzeitung. Bitte um die stärksten Gegenargumente. Du musst sie nicht eins zu eins übernehmen, aber du weißt, wo du stehst. Hier ist die Warnung am wichtigsten: In unserem Test baute die Antwort ihre Argumente auf einem Bericht und einem internen Memo auf, die es nicht gibt. Die Argumente waren brauchbar, die Zahlen erfunden. Nutze die Argumentation, aber hole dir die Zahlen selbst.
16. Die Übersetzung, die halten soll. Unter Dokumente gibt es Dokumentübersetzung für Textdokumente und Präsentationen. Die Formatierung bleibt erhalten, Tabellen und Layout bleiben bestehen, und du bekommst eine fertige Datei zum Herunterladen zurück. Soll der Text lange in Druck oder im Web leben: Lass trotzdem jemanden mit der Sprache als Muttersprache drüberschauen.

Ein Punkt zum Merken: Sobald du etwas veröffentlichst, sind es deine Worte. Das gilt unabhängig davon, wer oder was den ersten Entwurf geschrieben hat.

Spezialisten: wenn dieselbe Frage jeden Tag kommt

Das ist die Funktion, die am meisten verändert für diejenigen, die immer wieder ähnliche Fragen beantworten. In der linken Spalte, unter Spezialisten, baust du einen eigenen Experten, indem du ihm eine Anleitung gibst und ein paar Quellen, auf die er sich stützen kann. Du entscheidest selbst, ob er nur dir gehört, mit ausgewählten Kollegen geteilt wird oder mit der ganzen Organisation.

17. Derjenige, der jeden Tag dieselben Fragen beantwortet. Füge das Angebot, die Preise und die Regeln als Quellen hinzu und lass den Spezialisten die Antwort schreiben. Wir haben das Prinzip mit einem HR-Material ausprobiert: Der Spezialist antwortete mit genauen Beträgen und Zeiten aus den Quellen, nicht aus dem Gedächtnis.
18. Der Prüfer gegen eure grafische Richtlinie. Lade das Designhandbuch als Quelle hoch. Hänge dann eine Anzeige an und bitte um eine Prüfung. Wir haben es mit einer Anzeige ausprobiert, die gegen vier Regeln verstieß, und bekamen alle vier zurück, mit der zitierten Regel: die verbotene rote Farbe, das Logo in der falschen Ecke, die fehlende Primärfarbe und die Überschrift in Großbuchstaben. Solche Dinge schlägt niemand jedes Mal nach.
19. Der Prüfer gegen die Vorschriften. Dasselbe Prinzip mit euren Beschaffungsregeln oder eurer Umweltpolitik als Quelle. Er liest sowohl die Regel in der Quelle als auch die Farben und die Komposition im Bild, das du anhängst.
20. Die Einarbeitungshilfe. Richte den Spezialisten auf das aus, was bereits in euren HR-Dokumenten steht, dann beantwortet er Fragen von neuen Mitarbeitern, ohne dass jemand einen neuen Text schreiben muss. In unserem Test kamen die richtigen Zahlen zurück: der Zuschuss für Gesundheitsförderung, der Flexrahmen und die Saldengrenzen, alles aus den Dokumenten.
21. Der Ton des Hauses. Füge ein paar Texte hinzu, mit denen ihr zufrieden seid, als Quelle und bitte ihn, im gleichen Stil zu schreiben. Jetzt klingt es wie ihr, nicht wie eine Broschüre. In unserem Test kam die Gewohnheit zurück, zuerst den Nachteil zuzugeben, wie es in den Beispieltexten stand.

Eine Sache hat uns überrascht: Die Quellen werden bereits beim Hochladen geprüft. Unser HR-Material wurde als sensibel markiert und damit an europäische Modelle gebunden, während die Tonbeispiele ohne Beanstandung durchgingen.

Meetings, die den Tag nicht auffressen

Unter Dokumente lädst du die Audioaufnahme eines Meetings hoch und bekommst ein Protokoll zurück. Die Arbeit läuft im Hintergrund weiter, sodass du den Tab schließen und zum nächsten Meeting gehen kannst.

22. Niemand muss Protokoll führen. Wer sonst mitschreibt, kann stattdessen am Gespräch teilnehmen, meist ist das die Person, die am meisten beizutragen hat. In unserem Test hat das Protokoll die richtigen Beschlüsse und Verantwortlichen aus der Aufnahme herausgefiltert und "unklar, nicht im Transkript angegeben" geschrieben, wo Angaben fehlten, statt sie zu erfinden.
23. Beschlüsse, die nicht zwischen den Stühlen fallen. Speichere das Protokoll als Dokument, dann ist es für alle durchsuchbar, die es brauchen, statt in jemandes Notizblock zu verschwinden.
24. Das Protokoll wird ein Dokument wie jedes andere. Es bekommt eine Versionshistorie, einen Knopf, um mit einem Satz zu bestätigen, dass ein Mensch den Inhalt geprüft hat, und Export nach Word, PDF oder PowerPoint.

Aufgaben, die sich selbst erledigen

25. Der Morgenbericht. Lege einen Rhythmus für die Aufgabe fest, täglich oder jeden Freitag, dann läuft sie, bevor du ins Büro kommst. Das Ergebnis liegt als fertiges Dokument im Feed, wenn du dich einloggst, und das Erste, was du siehst, ist das Dashboard, das dir sagt, was ansteht. Die Beobachtung eines Themas, eine Wochenzusammenfassung freitags, eine Übersicht am Monatsanfang.
26. Aufträge mit Kontrolle Schritt für Schritt. Unter Der KI-Kollege beschreibst du, was du erledigt haben möchtest. Du bekommst einen Plan und dann Genehmigen oder Überspringen für jeden Schritt, bevor etwas passiert. Er kann im Web suchen, in euren eigenen Unterlagen suchen und ein Dokument aus dem Ergebnis erstellen. Wenn ihr die E-Mail unter Verbindungen verknüpft habt, kann er auch deinen Kalender und dein Postfach lesen, aber nur lesen: Nichts wird in deinem Namen verschickt und nichts hinter deinem Rücken gebucht.
27. Tiefgehende Recherche. Wähle Tiefgehende Recherche, wenn die Frage zu groß für eine direkte Antwort ist. Sie arbeitet weiter, während du etwas anderes tust, Fortschrittsmeldungen kommen im Thread an, und der Bericht kommt mit Quellenangaben zurück. Unser Test lieferte fünf Quellen, darunter eine wissenschaftliche. Eine Einschränkung: Bilder, die du anhängst, werden in diesem Modus nicht gelesen, hebe sie für eine normale Frage auf.

Zahlen mit neuen Augen sehen

Wenn du eine Kalkulationstabelle oder eine CSV-Datei anhängst, bekommst du von EuroWork eine Zusammenfassung der gesamten Datei: jede Spalte mit ihrem Wertebereich, den häufigsten Werten und ihren Ausreißern, plus die ersten Zeilen in Klartext. Das bedeutet, dass du nach der Form des Materials fragen kannst, während genaue Beträge weiterhin etwas sind, das du mit der Quelle abgleichst.

28. Lade die Datei hoch und bitte um eine Analyse, ohne zu steuern. Sag einfach, welche Rolle du hast, zum Beispiel, dass dein Job ist, Kurse zu vermarkten oder die Heizkosten in einem Gebäudebestand niedrig zu halten. Du bekommst eine Übersicht, von der du nicht wusstest, dass du sie brauchst, und fast immer zwei oder drei Fragen, die es wert sind, weiter zu vertiefen.
29. Bitte sie, dein Bauchgefühl zu hinterfragen. "Ich glaube, dass die großen Kunden am meisten bestellen. Siehst du in dieser Datei etwas, das dagegen spricht?" Eine eigene These prüfen zu lassen, ist mehr wert als eine Zusammenfassung.
30. Frag direkt, in deinen eigenen Worten. Du musst keine Fachbegriffe können. Alle Fragen in dieser Liste sind in Alltagssprache formuliert, und alle haben funktioniert.

Das ist kein Zauber, sondern Handwerk

Eine Sache, die viele überrascht: Diejenigen, die am meisten aus KI herausholen, sind nicht die Technikaffinen. Sondern diejenigen, die in ihrem Beruf am besten sind. Der Jurist stellt die besten Vertragsfragen, der Ökonom erkennt sofort, ob eine Zahl unrealistisch ist, der Sachbearbeiter erkennt eine Antwort, die richtig klingt, aber falsch ist. Dein Fachwissen wird wertvoller, nicht weniger, denn es ist das, was dir sagt, worum du bitten sollst und wann die Antwort nicht taugt.

Zwei Gewohnheiten machen mehr aus als alle Tricks zusammen:

Warte nicht auf die Antwort. Gib die Aufgabe auf, geh etwas anderes machen, komm zurück. Tiefgehende Recherche und Meeting-Transkription sind dafür gemacht, und beide laufen weiter, auch wenn du den Tab schließt. Aufträge warten umgekehrt auf dich: Sie bleiben bei jedem Schritt stehen, bis du ihn genehmigt hast.

Lies Zahlen mit Skepsis. Argumentation und Struktur sind die starke Seite. Genaue Beträge, Jahreszahlen und Quellenangaben sind die schwache, besonders wenn die KI kein Material hat, auf das sie sich stützen kann. Gibst du ihr ein Dokument, werden die Zahlen richtig, das haben wir immer wieder gesehen. Bittest du sie um Zahlen aus dem Nichts, kann sie sie mit voller Überzeugung erfinden.

Und das, was dich mutig macht

All das oben wäre unangenehm, wenn du nicht wüsstest, wo die Daten landen. Deshalb steht unter jeder Antwort in EuroWork, welches Modell geantwortet hat, in welchem Land die Verarbeitung stattfand und was die Antwort gekostet hat. Standardmäßig sind europäische Modelle ausgewählt. Die Inhalte werden nie genutzt, um ein Modell zu trainieren. Wählst du Vertrauliche Informationen, bleibt alles in der EU, egal worum du bittest, und Inhalte, die nicht verarbeitet werden dürfen, werden gestoppt, bevor sie gesendet werden.

Das bedeutet, dass du die Liste oben für echte Anträge, echte Verträge und echte Kunden nutzen kannst. Nicht für erfundene Beispiele.

Fang mit drei Dingen an

Wähle drei Punkte von hier und probier sie diese Woche aus. Zum Beispiel: Fotografier etwas, das du nicht kennst, hänge das längste Dokument an, das du diesen Monat bekommen hast, und frag, was dich betrifft, und gib Dem KI-Kollegen einen Auftrag mit dem Rhythmus "jede Woche".

In zwei Wochen wirst du nicht mehr wissen, wie du es vorher gemacht hast.