Fiducia: quello che ti serve per approvare EuroWork

Questa pagina non è scritta per chi deve usare EuroWork. È scritta per chi deve approvare che qualcun altro lo faccia: il responsabile della protezione dei dati, il direttore IT, chi si occupa degli acquisti, o chi si trova la domanda sulla scrivania un venerdì e ha bisogno di una risposta prima di lunedì.

Abbiamo cercato di rispondere a tutto in un unico posto, compreso quello che non abbiamo.

Dove si trovano davvero i dati

Il database e l'applicazione sono entrambi ospitati a Francoforte, nella stessa regione del data center. L'elaborazione AI avviene di default con Mistral AI in Europa, con zero data retention: le vostre domande e risposte non vengono salvate dal fornitore AI e non sono utilizzate per addestrare i loro modelli.

ChatGPT e Claude sono disponibili come opzioni e comportano l'elaborazione negli Stati Uniti. Vengono utilizzati solo quando un singolo utente li sceglie attivamente per un singolo messaggio, e l'amministratore può disattivare completamente l'opzione. Prima che un messaggio di questo tipo venga inviato, passa attraverso il controllo di sensibilità, e ciò che sembra contenere dati personali o informazioni riservate viene sempre inviato al modello UE.

Tutto questo è riportato anche nel documento di policy, che è il testo giuridicamente vincolante. Questa pagina è la sintesi.

Che un'organizzazione non veda mai i dati di un'altra

L'isolamento è a livello di database, non nel codice sovrastante. Ogni query al database include l'identità dell'organizzazione, e senza questa identità non viene restituita alcuna riga. Se un errore nell'applicazione dovesse dimenticare una condizione, il risultato sarebbe che non viene visualizzato nulla, non che vengano visualizzati dati sbagliati. Questo si chiama fail closed, ed è l'unico tipo di protezione su cui si possa fare affidamento nel lungo periodo.

Il contenuto non viene mai registrato nei log delle decisioni. Lì viene indicato quale modello ha risposto, quando, quanto è costato e perché è stato scelto il modello. Non cosa ha chiesto qualcuno.

Il contratto

L'accordo per il trattamento dei dati personali è incluso nel contratto di servizio, con la vostra organizzazione come titolare del trattamento e EuroWork AB come responsabile per i contenuti inseriti dai vostri dipendenti. Potete ricevere il testo del contratto prima di registrarvi, basta chiedere.

I sub-responsabili, cioè i fornitori che a nostra volta utilizziamo per l'operatività e l'elaborazione AI, sono elencati nel documento di policy. Se cambiamo uno di loro, ve lo comunichiamo in anticipo.

Cosa non abbiamo

Non siamo certificati ISO 27001. Non abbiamo un penetration test esterno completato da mostrare, né una pagina di stato con la cronologia dei servizi. Sono cose che arriveranno, ma non vogliamo far credere che esistano già.

Preferiamo che scopriate queste informazioni sul nostro sito piuttosto che durante una gara d'appalto.

Accessibilità

Il servizio è sviluppato secondo lo standard WCAG 2.2 AA. I livelli di contrasto, la navigazione da tastiera e il supporto per gli screen reader sono stati verificati, ma non sosteniamo che ogni superficie sia perfetta. Se incontrate qualcosa che non funziona, fatecelo sapere e lo sistemeremo. È anche l'unico modo onesto di lavorare sull'accessibilità: un servizio non è mai finito, diventa semplicemente meno imperfetto col tempo.

Se qualcosa va storto

Se rileviamo un incidente relativo ai dati personali, vi contatteremo senza inutili ritardi, con le informazioni che abbiamo al momento e cosa stiamo facendo per risolvere. Riceverete ciò di cui avete bisogno per la vostra segnalazione all'autorità di controllo, inclusi i tempi e le categorie di dati coinvolti.

Portare via i propri materiali

I documenti possono essere scaricati come Word, Excel o PowerPoint direttamente dal servizio. Se volete esportare tutto insieme, ad esempio perché decidete di interrompere l'uso, ci pensiamo noi. Non consideriamo una posizione negoziale rendere difficile la disdetta.

Regolamento sull'intelligenza artificiale

Tutto ciò che viene generato dal servizio è contrassegnato. Le immagini contengono il marchio all'interno del file stesso, in modo che rimanga anche quando l'immagine viene scaricata e inoltrata. Le risposte AI sono contrassegnate nell'interfaccia. Questo soddisfa l'articolo 50 sulla trasparenza, e i report nel servizio possono essere utilizzati come base per la vostra documentazione interna.

Modello pronto per la valutazione d'impatto

Se un ente pubblico deve introdurre l'AI, di solito è richiesta una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, e scriverne una da zero richiede un pomeriggio che nessuno ha. Ecco un modello in cui abbiamo risposto a tutto ciò che riguarda noi. Ciò che resta riguarda voi, e solo voi potete rispondere.

1. Descrizione del trattamento. EuroWork viene utilizzato dai dipendenti per porre domande, riassumere e creare documenti, trascrivere riunioni, tradurre file ed eseguire attività ricorrenti. I dati trattati sono le informazioni dell'account e i contenuti di lavoro inseriti dai dipendenti stessi.

2. Finalità e base giuridica. Inserite la vostra finalità. La base giuridica è tipicamente l'interesse pubblico o l'esercizio di pubblici poteri per gli enti pubblici, l'interesse legittimo per i privati.

3. Categorie di interessati. Dipendenti che utilizzano il servizio, nonché le persone che compaiono nei materiali che i dipendenti scelgono di inserire. Precisate chi sono nel vostro caso.

4. Necessità e proporzionalità. Il servizio non raccoglie più di quanto il dipendente scriva o carichi. La connessione a Microsoft 365 è personale e volontaria: ogni utente collega il proprio account, la connessione è solo in lettura (calendario, intestazioni delle email, singole email e file su esplicita richiesta dell'utente), i dati vengono recuperati al momento della richiesta senza sincronizzazione continua, ogni lettura viene registrata nei log di revisione, e l'utente può scollegare il proprio account in qualsiasi momento.

5. Dove avviene il trattamento. Conservazione all'interno dell'UE e dello SEE: database e applicazione a Francoforte, nella stessa regione del data center. Elaborazione AI presso un fornitore europeo con zero data retention. Il trasferimento verso paesi terzi avviene solo se un utente sceglie attivamente un modello esterno, un'opzione che può essere disattivata per tutta l'organizzazione.

6. Rischi e misure di protezione. Isolamento a livello di riga per organizzazione che fallisce in modo sicuro, controllo automatico della sensibilità che può solo aumentare il livello di protezione, classificazione delle informazioni per ogni domanda, log di revisione delle azioni, approvazione umana prima che una bozza AI diventi un documento valido, e limite mensile di costo.

7. Rischio residuo. Il principale rischio residuo è che un dipendente inserisca materiali più sensibili di quanto richiesto dalla finalità. Contromisure: classificazione delle informazioni, controllo della sensibilità, e il corso integrato che affronta proprio questo tema. Valutate il livello in base alla vostra attività.

8. Consultazione con il responsabile della protezione dei dati. Inserite data e osservazioni.

Se volete questo modello come documento Word, fatecelo sapere e ve lo invieremo.

Chiedeteci invece di indovinare

Se non trovate la risposta qui, scriveteci. Riceverete una risposta da una persona, e se la risposta è che non abbiamo ciò di cui avete bisogno, ve lo diremo.