A cosa mi serve l'AI? Trenta risposte da giornate lavorative reali

La domanda più frequente dopo una giornata di corso non riguarda mai come funziona la tecnologia. È sempre questa: a cosa mi serve?

È una domanda ragionevole. Si sa che altri traggono vantaggio dall'AI, ma gli esempi che si sentono riguardano la scrittura di post per blog, e tu non scrivi post per blog. Gestisci pratiche, invii offerte, chiami clienti, tieni riunioni, leggi report che non hai avuto tempo di leggere.

Questa è una lista di cose che le persone fanno realmente. Nessuna di esse richiede che tu sappia qualcosa sull'AI. Tutte possono essere fatte in EuroWork, e la maggior parte richiede meno di un minuto per essere provata.

La fotocamera è il pulsante sottovalutato

Questo è l'esempio che di solito fa prendere il telefono alle persone durante il corso.

Trovi un oggetto in una scatola nel magazzino. Non puoi cercarlo perché non sai come si chiama. Fotografalo, premi Allega un documento e chiedi di cosa si tratta e se può essere buttato. Lo stesso funziona per il pezzo di ricambio di cui nessuno conosce il numero, per un componente in un quadro elettrico o per quel cavo nella sala server.

Stesso approccio, più varianti:

1. La lavagna dopo la riunione. Fotografala e chiedi un piano di progetto comprensibile invece di ricopiare quindici frecce e un riquadro scarabocchiato.
2. Un vecchio documento con calligrafia elaborata. Un certificato di matrimonio, un verbale degli anni Cinquanta, un appunto in un vecchio raccoglitore. Chiedi una traduzione e che le parole incerte siano evidenziate, così sai dove concentrarti.
3. Il cartello, l'etichetta o il manuale in una lingua che non conosci. Fotografa e chiedi cosa c'è scritto.
4. Una pagina di report fotografata con il telefono. Chiedi un riassunto della metà della lunghezza, così saprai in dieci secondi se vale la pena leggerlo tutto.

Sembra un giocattolo. Poi lo usi al lavoro ogni settimana.

Leggere ciò che nessuno ha tempo di leggere

Qui si trova il maggior vantaggio inespresso nella maggior parte delle organizzazioni. Non scrivere più velocemente, ma evitare di leggere tutto.

5. La relazione annuale o il report semestrale che ti è stato inviato. Allegalo e chiedi: cosa in questo documento mi riguarda, come insegnante? Come responsabile degli acquisti? Come responsabile delle strutture? Lo stesso documento fornisce risposte completamente diverse a seconda di chi chiede.
6. Chiedile di argomentare contro se stessa. Prima: dammi le quattro ragioni più forti per andare avanti con questo. Poi: dammi le quattro ragioni più forti per lasciar perdere. Ottieni un quadro migliore in due minuti rispetto a un'ora di riflessioni.
7. Due versioni dello stesso contratto. Allega entrambi e chiedi cosa li differenzia. Qualcuno l'ha fatto davvero e ha scoperto che una piccola parola era stata rimossa dal contratto di acquisto, quella che faceva sì che l'acquirente non fosse più responsabile del personale al momento del passaggio. Quella parola nessuno l'aveva notata durante la lettura.
8. La richiesta di offerta rispetto ai vostri riferimenti. Allega la richiesta e una sintesi di ciò che avete vinto e consegnato in passato, e chiedi direttamente se vale la pena dedicarci tre giorni.
9. Il testo di legge o il regolamento. Chiedi una spiegazione in un linguaggio rivolto a chi non è giurista. Chiedi pure una versione che capirebbe un sedicenne, spesso risulta la migliore anche per gli adulti.
10. Le candidature rispetto all'annuncio. Allega l'annuncio di lavoro come lista di criteri e le candidature una alla volta, in forma anonima, e chiedi un sì o un no con motivazione. La decisione è ancora tua, ma la base è uniforme.

Scrivere e mantenere la propria voce

11. Falla revisionare invece di scrivere. Scrivi tu la risposta e chiedi una valutazione del tono. Spesso ti dirà che ciò che hai scritto è buono, e una cosa concreta che potrebbe migliorarlo.
12. Accorcia al settanta per cento. Non perché il testo sia brutto, ma perché verrà letto. Fanne un'abitudine per tutto ciò che invii a più di cinque persone.
13. La risposta alla mail arrabbiata. Incolla ciò che hai ricevuto e chiedi una risposta che calmi invece di alimentare. Leggi, modifica, invia.
14. Cambia completamente tono. Stesso testo in versione formale, calorosa, autoironica. Vedere il proprio testo in tre toni è il modo più rapido per capire quale funziona.
15. La replica all'articolo di dibattito sul giornale locale. Chiedi i più forti controargomenti. Non devi usarli così come sono, ma saprai dove ti trovi.
16. La traduzione che deve reggere. Sotto Documenti trovi la traduzione di documenti per testi e presentazioni. La formattazione viene mantenuta, tabelle e layout rimangono intatti, e ricevi un file pronto da scaricare. Se il testo deve durare a lungo su stampa o sul web: fallo comunque rivedere da un madrelingua.

Una cosa da ricordare: non appena pubblichi qualcosa, quelle sono le tue parole. Vale indipendentemente da chi o cosa ha scritto la prima bozza.

Assistenti: quando la stessa domanda arriva ogni giorno

Questa è la funzione che cambia di più per chi risponde a domande simili più e più volte. Sotto Assistenti costruisci un tuo esperto fornendogli un'istruzione e alcune fonti su cui basarsi.

17. Il risponditore alle offerte. Un collega che risponde a un paio di centinaia di email al giorno ha inserito l'intera offerta, i prezzi e le regole di sconto. Incolla l'email in arrivo, scorre la risposta in dieci secondi e invia. Ciò che richiedeva un quarto d'ora ora richiede pochi secondi.
18. Il revisore rispetto alla vostra identità visiva. Carica il manuale di design di sessanta pagine come fonte. Poi allega un annuncio, una brochure o una presentazione e chiedi una revisione. Ti dirà che le proporzioni del logo sono sbagliate e che il colore non è corretto, cose che nessuno si prende la briga di controllare ogni volta.
19. Il revisore rispetto al regolamento. Stesso principio con le linee guida dell'Autorità Garante della Concorrenza, le vostre regole di appalto o la vostra politica ambientale come fonte. Legge anche l'immagine in un annuncio e ti dice cosa in essa rischia di violare le regole.
20. L'aiuto all'inserimento. Punta l'assistente verso ciò che è già nei vostri documenti HR, così risponderà al neoassunto senza che nessuno debba scrivere un nuovo testo.
21. Il tono della casa. Inserisci un paio di testi di cui siete soddisfatti come fonte e chiedile di scrivere nello stesso stile. Ora suona come voi, non come una brochure.

Riunioni che non occupano tutta la giornata

Sotto Documenti carichi l'audio di una riunione e ricevi indietro un verbale. Il lavoro continua in background, così puoi chiudere la scheda e andare alla riunione successiva.

22. Nessuno deve fare da segretario. Chi di solito prende appunti può partecipare alla conversazione, ed è spesso la persona che ha di più da contribuire.
23. Decisioni che non cadono nel dimenticatoio. Salva il verbale come documento, così è ricercabile da chiunque ne abbia bisogno, invece di rimanere nel blocco note di qualcuno.
24. Il riassunto per chi non era presente. Un paragrafo in Canali invece di un'altra riunione.

Compiti che si fanno da soli

25. Il report mattutino. Sotto Pianificato imposti un compito ricorrente che viene eseguito prima del tuo arrivo. Il risultato ti aspetta come una Nuova conversazione con AI quando accedi. Il monitoraggio di un argomento, un riassunto settimanale il venerdì, una sintesi il primo del mese.
26. Compiti con controllo passo dopo passo. Sotto Missioni descrivi cosa vuoi sia fatto. Ricevi un piano, e poi Approva o Salta per ogni passaggio prima che qualcosa accada. Può cercare sul web, cercare nel vostro materiale e creare un documento con il risultato. Se avete collegato la posta elettronica sotto Connessioni, può anche leggere il tuo calendario e la tua casella di posta, ma solo leggere: nulla viene inviato a tuo nome e nulla viene prenotato alle tue spalle.
27. Ricerca approfondita. Scegli Ricerca approfondita quando la domanda è troppo grande per una risposta immediata: una mappatura dei concorrenti nella vostra provincia, un documento su cosa dice realmente la ricerca su ciò che state pensando di introdurre. Continua a lavorare mentre fai altro, e ricevi le fonti.

Guardare i numeri con occhi nuovi

Se alleghi un foglio di calcolo o un file csv, EuroWork fornisce un riassunto dell'intero file: ogni colonna con il suo intervallo di valori, i valori più comuni e gli estremi, più le prime righe in chiaro. Questo significa che puoi chiedere della forma del materiale direttamente, mentre gli importi esatti sono ancora qualcosa che verifichi con la fonte.

28. Carica il file e chiedi un'analisi, senza guidare. Di' solo qual è il tuo ruolo, ad esempio che il tuo lavoro è promuovere i corsi o ridurre i costi di riscaldamento in un parco immobiliare. Ricevi indietro un'analisi che non sapevi di voler avere, e quasi sempre due o tre domande su cui vale la pena approfondire.
29. Chiedile di mettere in discussione il tuo istinto. "Penso che i clienti più grandi ordinino di più. Vedi qualcosa in questo file che contraddice questa idea?" Avere la propria tesi messa alla prova vale più di un riassunto.
30. Chiedi direttamente, con le tue parole. Non devi conoscere termini tecnici e non devi scrivere correttamente. Scrivi "cosa c'è di strano qui" se è quello che intendi, basta.

Questo non è magia, è artigianato

Una cosa che sorprende molti: coloro che traggono il massimo vantaggio dall'AI non sono i più tecnici. Sono i più abili nel loro mestiere. Il giurista pone le migliori domande sui contratti, l'economista vede subito se un numero è irragionevole, l'istruttore riconosce una risposta che suona giusta ma è sbagliata. La tua competenza professionale diventa più preziosa, non meno, perché è quella che ti fa sapere cosa chiedere e quando la risposta non è sufficiente.

Due abitudini fanno più differenza di tutti i trucchi messi insieme:

Non aspettare la risposta. Assegna il compito, vai a fare qualcos'altro, torna dopo. Ricerca approfondita, Missioni e trascrizione delle riunioni sono costruite per questo.

Chiedi prima il piano. Aggiungi "descrivi prima come pensi di fare questo" alla tua domanda. È la stessa cosa che chiedere a un nuovo collega di mostrare il piano prima di iniziare. La qualità migliora subito.

E ciò che ti fa sentire sicuro

Tutto quanto sopra sarebbe stato sgradevole se non avessi saputo dove finiscono i dati. Per questo sotto ogni risposta in EuroWork è indicato quale modello ha risposto, in quale paese è stato elaborato e quanto è costata la risposta. L'impostazione predefinita è sui modelli europei. I contenuti non vengono mai utilizzati per addestrare alcun modello. Se scegli Informazioni sensibili, tutto rimane nell'UE indipendentemente da ciò che hai richiesto, e i contenuti che non possono essere elaborati vengono bloccati prima dell'invio.

Questo significa che puoi utilizzare l'elenco sopra su pratiche reali, contratti reali e clienti reali. Non su esempi inventati.

Inizia con tre

Scegli tre cose da qui e falle questa settimana. Ad esempio: fotografa qualcosa di cui ti chiedi, allega il documento più lungo che hai ricevuto questo mese e chiedi cosa ti riguarda, e imposta un report mattutino sotto Pianificato.

Tra due settimane non ricorderai come facevi prima.