La ce îmi folosește AI-ul? Treizeci de răspunsuri din zilele reale de muncă

Cea mai frecventă întrebare după o zi de curs nu este niciodată cum funcționează tehnologia. Este aceasta: la ce îmi folosește?

E o întrebare rezonabilă. Știi că alții obțin ceva de la AI, dar exemplele pe care le auzi sunt despre scrierea de postări pe blog, iar tu nu scrii postări pe blog. Tu soluționezi cereri, faci oferte, suni clienți, ții ședințe, citești rapoarte pe care nu ai apucat să le citești.

Aceasta este o listă cu lucruri pe care oamenii le fac cu adevărat. Niciunul dintre ele nu necesită să știi ceva despre AI. Fiecare punct a fost testat în EuroWork înainte de a fi notat aici, cu materiale inventate, dar realiste. Răspunsurile au durat între cinci și patruzeci și cinci de secunde și au costat între câțiva bani și vreo cincisprezece bani fiecare.

Camera este butonul subestimat

Acesta este exemplul care de obicei face oamenii să-și scoată telefonul în mijlocul cursului.

Găsești un obiect într-o cutie în depozit. Nu poți căuta despre el, pentru că nu știi cum se numește. Fă-i o poză, apasă Atașați un document și întreabă ce este și dacă poate fi aruncat. Același lucru funcționează pentru piesa de schimb al cărei număr nu-l știe nimeni, pentru o componentă dintr-un tablou de distribuție și pentru cablul acela din camera serverului.

Aceeași metodă, mai multe variante:

1. Tabla albă după ședință. Fă-i o poză și cere un plan de proiect inteligibil, în loc să copiezi cincisprezece săgeți și un pătrat șters.
2. Un document vechi cu scris de mână complicat. Un certificat de căsătorie, un proces-verbal din anii cincizeci, o notiță într-un dosar vechi. Cere o interpretare și ca cuvintele nesigure să fie marcate, astfel încât să știi unde să te uiți mai atent.
3. Indicatorul, eticheta sau manualul într-o limbă pe care nu o citești. Fă-i o poză și întreabă ce scrie.
4. O pagină dintr-un raport pe care ai fotografiat-o cu telefonul. Cere un rezumat la jumătate din lungime, astfel încât să știi în zece secunde dacă merită să citești totul.

Sună ca o jucărie. Apoi o folosești la muncă în fiecare săptămână.

Să citești ceea ce nimeni nu are timp să citească

Aici se află cel mai mare câștig neexploatat în majoritatea organizațiilor. Nu să scrii mai repede, ci să eviți să citești totul.

5. Raportul anual sau raportul semestrial pe care ți l-au trimis. Atașează-l și spune cine ești: ce din asta mă privește, ca director? Ca responsabil de achiziții? Am testat ca director și am primit mai întâi secțiunea despre școală, economia ca influență indirectă și nimic despre rețeaua de apă.
6. Cere-i să argumenteze împotriva ei însăși. Mai întâi: dă-mi cele mai puternice patru motive să mergem mai departe cu asta. Apoi: dă-mi cele mai puternice patru motive să renunțăm. Obții o imagine mai bună în două minute decât după o oră de gândire.
7. Două versiuni ale aceluiași contract. Atașează-le pe amândouă și întreabă ce diferă. Am testat cu două ciorne ale unui contract de vânzare în care o subclauză despre responsabilitatea personalului fusese eliminată și perioada de garanție scurtată de la 24 la 12 luni. Ambele modificări au fost returnate, împreună cu ce înseamnă ele în practică pentru cumpărător. Acest gen de subclauză este exact ce scapă ochiului la o citire rapidă.
8. Cererea de ofertă față în față cu referințele voastre. Atașează cererea și un rezumat al ceea ce ați câștigat și livrat anterior și întreabă direct dacă merită să petreci trei zile pe asta.
9. Textul de lege sau reglementarea. Cere o explicație într-un limbaj adresat cuiva care nu este jurist. Cere, de asemenea, o versiune pe care ar înțelege-o un adolescent de șaisprezece ani, de multe ori iese mai bună chiar și pentru adulți.
10. Cererile față în față cu anunțul. Atașează anunțul de angajare ca listă de criterii și cererile una câte una, anonime, și cere un da sau nu cu motivare. Decizia rămâne a ta, dar materialul este echitabil.

Să scrii și să-ți păstrezi propria voce

11. Las-o să verifice în loc să scrie. Scrie răspunsul tu și cere o evaluare a tonului. De multe ori vei auzi că ceea ce ai scris este bun și o sugestie concretă care l-ar face și mai bun. Când am testat, am primit sfatul să adăugăm o propoziție care confirmă frustrarea destinatarului, ceea ce a fost corect. Același răspuns se încheia cu o trimitere la niște ghiduri pe care nu le-am putut găsi. Citește trimiterile la surse cu aceeași neîncredere ca orice altceva.
12. Scurtează la șaptezeci la sută. Nu pentru că textul e rău, ci pentru că va fi citit. În testarea noastră, un text de 906 caractere a devenit 601 caractere, cu toate cele patru informații păstrate. Fă din asta un obicei pentru tot ce trimiți la mai mult de cinci persoane.
13. Răspunsul la e-mailul furios. Lipește ce ai primit și cere un răspuns care calmează în loc să aprindă spiritele. Citește cu atenție înainte să trimiți: când am testat, ciorna promitea că o factură va fi anulată imediat, deși am cerut în mod expres să nu promită nimic ce nu știm. Tonul a fost corect, promisiunea nu a fost a ta de făcut.
14. Schimbă complet tonul. Același text ca unul formal, ca unul cald, ca unul autoironic. Să-ți vezi propriul text în trei tonalități este cel mai rapid mod de a înțelege care se potrivește.
15. Replica la articolul de dezbatere din ziarul local. Cere cele mai puternice contraargumente. Nu trebuie să le folosești întocmai, dar vei ști unde te afli. Aici avertismentul este cel mai important: în testarea noastră, răspunsul și-a construit argumentele pe baza unui raport și a unui memorandum intern care nu există. Argumentele au fost utile, cifrele erau inventate. Folosește raționamentul, caută cifrele singur.
16. Traducerea care trebuie să reziste. Sub Documente găsești traducere de documente pentru texte și prezentări. Formatarea rămâne, tabelele și aspectul stau pe loc, iar tu primești înapoi un fișier gata de descărcat. Dacă textul trebuie să trăiască mult în tipăritură sau pe web: lasă pe cineva cu limba maternă să arunce o privire oricum.

Un lucru de ținut minte: de îndată ce publici ceva, sunt cuvintele tale. Asta se aplică indiferent cine sau ce a scris prima ciornă.

Specialiști: când vine aceeași întrebare în fiecare zi

Aceasta este funcția care schimbă cel mai mult pentru cel care răspunde la aceleași întrebări iar și iar. În coloana din stânga, sub Specialiști, îți construiești propriul expert dându-i o instrucțiune și câteva surse de sprijin. Tu alegi dacă este doar al tău, îl împărtășești cu anumiți colegi sau cu toată organizația.

17. Cel care răspunde la aceleași întrebări în fiecare zi. Introdu oferta, prețurile și regulile ca surse și lasă specialistul să scrie răspunsul. Am testat principiul cu un material de resurse umane: specialistul a răspuns cu sumele și termenele exacte din surse, nu din memorie.
18. Verificatorul față de identitatea voastră grafică. Încarcă manualul de design ca sursă. Apoi atașează o reclamă și cere o verificare. Am testat cu o reclamă care încălca patru reguli și am primit înapoi toate cele patru, cu regula citată: culoarea roșie interzisă, logoul în colțul greșit, culoarea primară lipsă și titlul cu majuscule. Lucruri pe care nimeni nu mai are chef să le caute de fiecare dată.
19. Verificatorul față de reglementări. Același princip cu regulile voastre de achiziții sau politica de mediu ca sursă. Citește atât regula din sursă, cât și culorile și compoziția din imaginea pe care o atașezi.
20. Ajutorul de introducere. Direcționează specialistul către ceea ce există deja în documentele voastre de resurse umane, astfel încât să răspundă noului angajat fără ca nimeni să scrie un singur text nou. În testare, au revenit sumele corecte: indemnizația pentru sănătate, plafonul de flex și limitele de sold, extrase din documente.
21. Tonul casei. Introdu câteva texte cu care sunteți mulțumiți ca sursă și cere-i să scrie în același spirit. Acum sună ca voi, nu ca o broșură. Testarea noastră a preluat obiceiul de a recunoaște mai întâi dezavantajul, așa cum era în textele exemplu.

Un lucru care ne-a surprins: sursele sunt verificate deja când le încarci. Materialul nostru de resurse umane a fost marcat ca sensibil și astfel legat de modele europene, în timp ce exemplele de ton au trecut fără observații.

Ședințe care nu îți mănâncă ziua

Sub Documente încarci sunetul de la o ședință și primești înapoi un proces-verbal. Munca continuă în fundal, așa că poți închide fila și să mergi la următoarea ședință.

22. Nimeni nu trebuie să fie secretar. Cel care altfel ar lua notițe poate participa la discuție în schimb, ceea ce de obicei este persoana care are cel mai mult de adăugat. În testarea noastră, procesul-verbal a extras deciziile corecte și persoana responsabilă din sunet și a scris „neclar, nu este specificat în transcriere” acolo unde lipseau informații, în loc să inventeze.
23. Decizii care nu se pierd. Salvează procesul-verbal ca document, astfel încât să fie căutabil pentru toți cei care au nevoie de el, în loc să stea în carnetul de notițe al cuiva.
24. Procesul-verbal devine un document ca oricare altul. Primește istoric de versiuni, un buton pentru a aproba cu mențiunea că un om a verificat conținutul și export în Word, PDF sau PowerPoint.

Sarcini care se fac singure

25. Raportul de dimineață. Stabilește un ritm pentru sarcină, zilnic sau în fiecare vineri, astfel încât să ruleze înainte să ajungi. Rezultatul stă ca un document gata în flux când te conectezi, iar primul lucru pe care îl vezi este Panoul de control care îți spune ce te așteaptă. Monitorizarea unui subiect, un rezumat săptămânal vineri, o sinteză la începutul lunii.
26. Sarcini cu control pas cu pas. Sub Colega ta AI descrii ce vrei să facă. Primești un plan, apoi Aprobă sau Sari peste pentru fiecare pas înainte să se întâmple ceva. Poate căuta pe web, poate căuta în materialul vostru propriu și poate crea un document din rezultat. Dacă ați conectat e-mailul sub Conexiuni, poate citi și calendarul și inboxul tău, dar doar le citește: nimic nu este trimis în numele tău și nimic nu este rezervat pe la spatele tău.
27. Cercetare aprofundată. Alege Cercetare aprofundată când întrebarea este prea mare pentru un răspuns direct. Lucrează în continuare în timp ce faci altceva, rapoartele de stare apar în fir, iar raportul vine înapoi cu bibliografie. Testarea noastră a dat cinci surse, dintre care una științifică. O limitare: imaginile pe care le atașezi nu sunt citite în acest mod, păstrează-le pentru o întrebare obișnuită.

Să te uiți la cifre cu alți ochi

Dacă atașezi un tabel sau un fișier csv, EuroWork îți oferă un rezumat al întregului fișier: fiecare coloană cu intervalul său de valori, cele mai frecvente valori și extremele sale, plus primele rânduri în text clar. Asta înseamnă că poți întreba despre forma materialului direct, în timp ce sumele exacte rămân ceva ce verifici față de sursă.

28. Încarcă fișierul și cere o analiză, fără să direcționezi. Spune doar ce rol ai, de exemplu că jobul tău este să promovezi cursurile sau să menții costurile de încălzire scăzute într-un portofoliu de clădiri. Primești înapoi o trecere în revistă pe care nu știai că o vrei și aproape întotdeauna două sau trei întrebări care merită săpate mai adânc.
29. Cere-i să pună la îndoială intuiția ta. „Cred că clienții mari comandă cel mai mult. Vezi ceva în fișierul ăsta care contrazice asta?” Să-ți testezi propria teză valorează mai mult decât un rezumat.
30. Întreabă direct, cu propriile tale cuvinte. Nu trebuie să știi termeni de specialitate. Toate întrebările din lista asta sunt scrise în limbaj cotidian și toate au funcționat.

Nu e magie, e meserie

Un lucru care surprinde pe mulți: cei care obțin cel mai mult de la AI nu sunt cei mai tehnici. Sunt cei mai pricepuți în meseria lor. Juristul pune cele mai bune întrebări despre contracte, economistul vede imediat dacă o cifră este nerezonabilă, funcționarul recunoaște un răspuns care sună bine, dar e greșit. Cunoștințele tale de meserie devin mai valoroase, nu mai puțin, pentru că tu ești cel care știe ce să ceară și când răspunsul nu e bun.

Două obiceiuri fac o diferență mai mare decât toate trucurile la un loc:

Nu aștepta răspunsul. Dă sarcina, du-te și fă altceva, întoarce-te. Cercetarea aprofundată și transcrierea ședințelor sunt făcute pentru asta și ambele continuă chiar dacă închizi fila. Sarcinile, dimpotrivă, te așteaptă: se opresc la fiecare pas până le aprobi.

Citește cifrele cu neîncredere. Raționamentul și structura sunt partea puternică. Sumele exacte, anii și trimiterile la surse sunt partea slabă, mai ales când AI-ul nu are material pe care să se sprijine. Dacă îi dai un document, cifrele sunt corecte, asta am văzut de fiecare dată. Dacă o rogi să-ți dea cifre din senin, le poate inventa cu toată siguranța în voce.

Și ceea ce te face să îndrăznești

Tot ce e mai sus ar fi fost neplăcut dacă nu știai unde ajung datele. De aceea, sub fiecare răspuns din EuroWork scrie ce model a răspuns, în ce țară a fost procesat și cât a costat răspunsul. Opțiunea implicită este modelele europene. Conținutul nu este folosit niciodată pentru a antrena vreun model. Dacă alegi Informații sensibile, totul rămâne în UE indiferent ce ai cerut, iar conținutul care nu poate fi procesat este oprit înainte de a fi trimis.

Asta înseamnă că poți folosi lista de mai sus pe cereri reale, contracte reale și clienți reali. Nu pe exemple inventate.

Începe cu trei

Alege trei lucruri de aici și fă-le săptămâna asta. De exemplu: fă o poză la ceva ce te întrebi, atașează cel mai lung document pe care l-ai primit luna asta și întreabă ce te privește, și dă Colega ta AI o sarcină cu ritmul „în fiecare săptămână”.

Peste două săptămâni nu-ți vei mai aminti cum făceai înainte.