A cosa mi serve l'AI? Trenta risposte dalle giornate di lavoro reali

La domanda più comune dopo una giornata di corso non è mai come funziona la tecnologia. È questa: a cosa mi serve?

È una domanda sensata. Sai che altri ne traggono vantaggio, ma gli esempi che senti riguardano la scrittura di post per blog, e tu non scrivi post per blog. Gestisci pratiche, fai preventivi, chiami clienti, tieni riunioni, leggi report che non hai avuto tempo di leggere.

Questa è una lista di cose che le persone fanno davvero. Nessuna di queste richiede che tu sappia qualcosa sull'AI. Ogni punto è stato testato in EuroWork prima di essere scritto qui, con materiale inventato ma realistico. Le risposte hanno richiesto tra i cinque e i quarantacinque secondi e sono costate tra i due e i quattordici centesimi ciascuna.

La fotocamera è il pulsante sottovalutato

Questo è l'esempio che di solito fa prendere il telefono alle persone durante il corso.

Trovi un oggetto in una scatola nel magazzino. Non puoi cercarlo perché non sai come si chiama. Fotografalo, premi Allega un documento e chiedi che cos'è e se si può buttare. Lo stesso funziona per il pezzo di ricambio di cui nessuno conosce il numero, per un componente di un quadro elettrico o per quel cavo nella sala server.

Stesso trucco, più varianti:

1. La lavagna dopo la riunione. Fotografala e chiedi un piano di progetto comprensibile invece di ricopiare quindici frecce e un riquadro pasticciato.
2. Un vecchio documento con una calligrafia elaborata. Un certificato di matrimonio, un verbale degli anni Cinquanta, un appunto in un vecchio faldone. Chiedi una traduzione e che le parole incerte siano evidenziate, così sai dove guardare meglio.
3. Il cartello, l'etichetta o il manuale in una lingua che non conosci. Fotografa e chiedi cosa c'è scritto.
4. Una pagina di report che hai fotografato con il telefono. Chiedi un riassunto della metà della lunghezza, così sai in dieci secondi se vale la pena leggerlo tutto.

Sembra un giocattolo. Poi lo usi al lavoro ogni settimana.

Leggere ciò che nessuno ha tempo di leggere

Qui si trova il maggior vantaggio inespresso nella maggior parte delle attività. Non scrivere più velocemente, ma evitare di leggere tutto.

5. Il bilancio annuale o il report semestrale che ti è stato inviato. Allegalo e specifica chi sei: cosa mi riguarda in questo, come dirigente scolastico? Come responsabile degli acquisti? Abbiamo provato come dirigente scolastico e abbiamo ottenuto prima la sezione scolastica, l'economia come impatto indiretto e nulla sulla rete idrica.
6. Chiedile di argomentare contro sé stessa. Prima: dammi le quattro ragioni più forti per andare avanti con questo. Poi: dammi le quattro ragioni più forti per lasciar perdere. Ottieni un quadro migliore in due minuti di quanto tu possa fare in un'ora di riflessione.
7. Due versioni dello stesso contratto. Allega entrambi e chiedi cosa li differenzia. Abbiamo provato con due bozze di un contratto di acquisto in cui una clausola sulla responsabilità del personale era stata rimossa e il periodo di garanzia ridotto da 24 a 12 mesi. Entrambe le modifiche sono state segnalate, con il loro significato pratico per l'acquirente. Questo tipo di clausola è esattamente ciò che l'occhio salta durante la lettura.
8. Una richiesta di offerta rispetto ai vostri riferimenti. Allega la richiesta e una sintesi di ciò che avete vinto e consegnato in passato, e chiedi direttamente se vale la pena dedicarci tre giorni.
9. La legge o il regolamento. Chiedi una spiegazione in un linguaggio rivolto a chi non è un giurista. Chiedi pure una versione che capirebbe un sedicenne, spesso risulta la migliore anche per gli adulti.
10. Le candidature rispetto all'annuncio. Allega l'annuncio di lavoro come lista di criteri e le candidature una alla volta, anonimizzate, e chiedi un sì o un no con motivazione. La decisione è ancora tua, ma la base è uniforme.

Scrivere e mantenere la propria voce

11. Falla revisionare invece di scrivere. Scrivi tu la risposta e chiedi una valutazione del tono. Spesso ti dirà che ciò che hai scritto va bene e ti suggerirà un dettaglio concreto per migliorarlo. Quando abbiamo provato, ci ha consigliato di aggiungere una frase che riconoscesse la frustrazione del destinatario, ed era giusto. La stessa risposta si concludeva con un riferimento a linee guida che non siamo riusciti a trovare. Leggi i riferimenti alle fonti con la stessa diffidenza che riserveresti a tutto il resto.
12. Accorcia al settanta per cento. Non perché il testo sia brutto, ma perché venga letto. Nella nostra prova, un testo di 906 caratteri è diventato di 601 caratteri, mantenendo tutte e quattro le informazioni di fatto. Fanne un'abitudine per tutto ciò che invii a più di cinque persone.
13. La risposta alla mail arrabbiata. Incolla ciò che hai ricevuto e chiedi una risposta che calmi invece di alimentare la tensione. Leggi attentamente prima di inviare: quando abbiamo provato, la bozza prometteva che una fattura sarebbe stata annullata immediatamente, nonostante avessimo espressamente chiesto di non promettere nulla che non sapessimo. Il tono era giusto, la promessa non era nostra da fare.
14. Cambia completamente tono. Lo stesso testo in versione formale, calorosa, autoironica. Vedere il proprio testo in tre toni diversi è il modo più rapido per capire quale funziona.
15. La replica all'articolo di dibattito sul giornale locale. Chiedi i più forti argomenti contrari. Non devi usarli così come sono, ma saprai dove ti trovi. Qui l'avvertimento è più importante di tutto: nella nostra prova, la risposta ha costruito i suoi argomenti su un report e un documento interno che non esistono. Gli argomenti erano utili, i numeri erano inventati. Usa il ragionamento, recupera i numeri tu stesso.
16. La traduzione che deve reggere. Sotto Documenti trovi la traduzione di documenti per testi e presentazioni. La formattazione viene mantenuta, tabelle e layout rimangono intatti, e ricevi indietro un file pronto da scaricare. Se il testo deve durare a lungo su stampa o sul web: fallo comunque rivedere da qualcuno con quella lingua come madrelingua.

Una cosa da ricordare: non appena pubblichi qualcosa, quelle sono le tue parole. Vale indipendentemente da chi o cosa ha scritto la prima bozza.

Specialisti: quando la stessa domanda arriva ogni giorno

Questa è la funzione che cambia di più per chi risponde alle stesse domande più e più volte. Nella colonna di sinistra, sotto Specialisti, costruisci un tuo esperto fornendogli un'istruzione e alcune fonti su cui basarsi. Decidi tu se è solo tuo, condiviso con colleghi selezionati o con tutta l'organizzazione.

17. Chi risponde alle stesse domande ogni giorno. Inserisci l'offerta, i prezzi e le regole come fonti, e lascia che lo specialista scriva la risposta. Abbiamo testato il principio con un materiale HR: lo specialista ha risposto con importi e tempi esatti tratti dalle fonti, non a memoria.
18. Il revisore rispetto alla vostra identità grafica. Carica il manuale di design come fonte. Poi allega un annuncio e chiedi una revisione. Abbiamo provato con un annuncio che violava quattro regole e abbiamo ricevuto indietro tutte e quattro con la regola citata: il colore rosso vietato, il logo nell'angolo sbagliato, il colore primario mancante e il titolo in maiuscolo. Cose che nessuno ha voglia di controllare ogni volta.
19. Il revisore rispetto al regolamento. Stesso principio con le vostre regole di appalto o la vostra politica ambientale come fonte. Legge sia la regola nella fonte sia i colori e la composizione nell'immagine che alleghi.
20. L'aiuto per l'inserimento. Punta lo specialista verso ciò che è già nei vostri documenti HR, così risponderà al nuovo assunto senza che nessuno debba scrivere un nuovo testo. Nella prova sono tornati i numeri giusti: il contributo per il benessere, il tetto di flessibilità e i limiti di saldo, presi dai documenti.
21. Il tono della casa. Inserisci un paio di testi di cui sei soddisfatto come fonte e chiedi di scrivere nello stesso spirito. Ora suona come voi, non come un opuscolo. Nella nostra prova è tornata l'abitudine di riconoscere prima lo svantaggio, come nei testi di esempio.

Una cosa che ci ha sorpreso: le fonti vengono revisionate già al momento del caricamento. Il nostro materiale HR è stato segnalato come sensibile e quindi legato a modelli europei, mentre gli esempi di tono sono passati senza osservazioni.

Riunioni che non divorano la giornata

Sotto Documenti carichi l'audio di una riunione e ricevi indietro un verbale. Il lavoro continua in background, così puoi chiudere la scheda e andare alla riunione successiva.

22. Nessuno deve fare da segretario. Chi di solito prende appunti può partecipare alla conversazione, ed è di solito chi ha di più da contribuire. Nella nostra prova, il verbale ha estratto le decisioni corrette e il responsabile giusto dall'audio, e ha scritto "non chiaro, non indicato nella trascrizione" dove mancavano informazioni invece di inventare.
23. Decisioni che non cadono nel dimenticatoio. Salva il verbale come documento, così è ricercabile da chiunque ne abbia bisogno, invece di rimanere nel blocco appunti di qualcuno.
24. Il verbale diventa un documento come gli altri. Ha una cronologia delle versioni, un pulsante per approvare con la dicitura che un essere umano ha revisionato il contenuto, ed esportazione in Word, PDF o PowerPoint.

Compiti che si fanno da soli

25. Il report mattutino. Imposta un ritmo al compito, giornaliero o ogni venerdì, così viene eseguito prima che tu arrivi. Il risultato si trova come documento pronto nel flusso quando accedi, e la prima cosa che vedi è la Scrivania che ti dice cosa ti aspetta. Il monitoraggio di un argomento, un riassunto settimanale il venerdì, una sintesi il primo del mese.
26. Compiti con controllo passo dopo passo. Sotto Il collega AI descrivi cosa vuoi sia fatto. Ricevi un piano, e poi Approva o Salta per ogni passaggio prima che accada qualcosa. Può cercare sul web, cercare nel vostro materiale e creare un documento con il risultato. Se avete collegato la posta sotto Connessioni, può anche leggere il tuo calendario e la tua casella di posta, ma solo leggere: nulla viene inviato a tuo nome e nulla viene prenotato alle tue spalle.
27. Ricerca approfondita. Scegli Ricerca approfondita quando la domanda è troppo grande per una risposta immediata. Continua a lavorare mentre fai altro, gli aggiornamenti arrivano nella discussione e il report torna indietro con la bibliografia. La nostra prova ha fornito cinque fonti, di cui una scientifica. Una limitazione: le immagini che alleghi non vengono lette in questa modalità, conservale per una domanda normale.

Guardare i numeri con occhi nuovi

Se alleghi un foglio di calcolo o un file csv, EuroWork fornisce un riassunto dell'intero file: ogni colonna con il suo intervallo di valori, i valori più comuni e gli estremi, più le prime righe in chiaro. Questo significa che puoi chiedere della forma del materiale direttamente, mentre gli importi esatti sono ancora qualcosa che verifichi con la fonte.

28. Carica il file e chiedi un'analisi, senza guidare. Di' solo qual è il tuo ruolo, ad esempio che il tuo lavoro è promuovere i corsi o ridurre i costi di riscaldamento in un parco immobiliare. Ricevi indietro una panoramica che non sapevi di volere, e quasi sempre due o tre domande su cui vale la pena approfondire.
29. Chiedile di mettere in discussione il tuo istinto. "Penso che i clienti più grandi ordinino di più. Vedi qualcosa in questo file che contraddice questa idea?" Avere la propria tesi messa alla prova vale più di un riassunto.
30. Chiedi direttamente, con le tue parole. Non devi conoscere termini tecnici. Tutte le domande in questa lista sono scritte in linguaggio quotidiano, e tutte hanno funzionato.

Questo non è magia, è artigianato

Una cosa che sorprende molti: chi trae il massimo vantaggio dall'AI non sono i più tecnici. Sono i più bravi nel loro mestiere. Il giurista pone le migliori domande sui contratti, l'economista vede subito se un numero è irragionevole, l'istruttore riconosce una risposta che suona giusta ma è sbagliata. La tua competenza professionale diventa più preziosa, non meno, perché è quella che ti fa sapere cosa chiedere e quando la risposta non va bene.

Due abitudini fanno più differenza di tutti i trucchi messi insieme:

Non aspettare la risposta. Assegna il compito, vai a fare qualcos'altro, torna indietro. La ricerca approfondita e la trascrizione delle riunioni sono fatte per questo, e entrambe continuano anche se chiudi la scheda. I compiti, al contrario, aspettano te: si fermano a ogni passaggio finché non lo approvi.

Leggi i numeri con diffidenza. Il ragionamento e la struttura sono il punto forte. Importi esatti, date e riferimenti alle fonti sono il punto debole, specialmente quando l'AI non ha materiale su cui basarsi. Se le fornisci un documento, i numeri sono corretti, l'abbiamo visto più e più volte. Se le chiedi numeri a caso, può inventarli con assoluta sicurezza.

E ciò che ti fa sentire sicuro

Tutto quanto sopra sarebbe stato sgradevole se non avessi saputo dove finiscono i dati. Per questo sotto ogni risposta in EuroWork è indicato quale modello ha risposto, in quale paese è stato elaborato e quanto è costata la risposta. L'impostazione predefinita è sui modelli europei. Il contenuto non viene mai utilizzato per addestrare alcun modello. Se scegli Informazioni sensibili, tutto rimane nell'UE indipendentemente da ciò che hai richiesto, e i contenuti che non possono essere elaborati vengono bloccati prima dell'invio.

Questo significa che puoi usare l'elenco sopra su pratiche reali, contratti reali e clienti reali. Non su esempi inventati.

Inizia con tre

Scegli tre cose da qui e falle questa settimana. Ad esempio: fotografa qualcosa di cui ti chiedi, allega il documento più lungo che hai ricevuto questo mese e chiedi cosa ti riguarda, e dai a Il collega AI un compito con il ritmo "ogni settimana".

Tra due settimane non ricorderai come facevi prima.