Wofür braucht man KI? Dreißig Antworten aus echten Arbeitstagen

Die häufigste Frage nach einem Schulungstag lautet nie, wie die Technik funktioniert. Sondern diese: wofür brauche ich sie?

Das ist eine berechtigte Frage. Man weiß, dass andere etwas aus KI herausholen, aber die Beispiele, die man hört hat, handeln vom Schreiben von Blogtexten, und man selbst schreibt keine Blogtexte. Man bearbeitet Fälle, erstellt Angebote, ruft Kunden an, hält Meetings ab, liest Berichte, für die man keine Zeit hatte.

Hier ist eine Liste mit Dingen, die Menschen tatsächlich tun. Keines davon erfordert, dass man etwas über KI weiß. Alle lassen sich in EuroWork umsetzen, und die meisten dauern weniger als eine Minute zum Ausprobieren.

Die Kamera ist der unterschätzte Knopf

Dieses Beispiel bringt die Leute meist dazu, mitten in der Schulung zum Handy zu greifen.

Man findet einen Gegenstand in einer Kiste im Lager. Man kann nicht danach suchen, weil man nicht weiß, wie er heißt. Ein Foto machen, Dokument anhängen drücken und fragen, was es ist und ob man es entsorgen kann. Dasselbe funktioniert mit dem Ersatzteil, dessen Nummer niemand kennt, mit einer Komponente in einer Schaltanlage oder mit dem Kabel im Serverraum.

Derselbe Trick, weitere Varianten:

1. Das Whiteboard nach dem Meeting. Ein Foto machen und um einen verständlichen Projektplan bitten, statt fünfzehn Pfeile und ein unleserliches Kästchen abzuschreiben.
2. Ein altes Dokument mit verschnörkelter Handschrift. Eine Heiratsurkunde, ein Protokoll aus den Fünfzigern, eine Notiz in einem alten Ordner. Um eine Übersetzung bitten und darum, dass unsichere Wörter markiert werden, damit man weiß, wo man selbst genauer hinschauen muss.
3. Das Schild, das Etikett oder die Anleitung in einer Sprache, die man nicht versteht. Ein Foto machen und fragen, was dort steht.
4. Eine Berichtsseite, die man mit dem Handy fotografiert hat. Um eine Zusammenfassung auf halber Länge bitten, dann weiß man in zehn Sekunden, ob es sich lohnt, den ganzen Text zu lesen.

Das klingt wie ein Spielzeug. Doch dann nutzt man es jede Woche im Job.

Lesen, wofür niemand Zeit hat

Hier liegt der größte ungenutzte Gewinn in den meisten Unternehmen. Nicht schneller schreiben, sondern nicht alles lesen müssen.

5. Der Jahresabschluss oder der Quartalsbericht, den man zugeschickt bekommen hat. Ihn anhängen und fragen: Was darin betrifft mich als Lehrkraft? Als Einkäufer? Als Facility Manager? Dasselbe Dokument liefert je nach Fragesteller völlig unterschiedliche Antworten.
6. Die KI gegen sich selbst argumentieren lassen. Zuerst: Gib mir die vier stärksten Gründe, das hier weiterzuverfolgen. Dann: Gib mir die vier stärksten Gründe, es sein zu lassen. Man bekommt in zwei Minuten ein besseres Bild als nach einer Stunde Grübeln.
7. Zwei Versionen desselben Vertrags. Beide anhängen und fragen, was sich unterscheidet. Jemand hat das tatsächlich gemacht und festgestellt, dass ein kleines Wort aus dem Kaufvertrag gestrichen worden war, jenes Wort, das dafür sorgte, dass der Käufer beim Übergang nicht mehr für das Personal verantwortlich war. Dieses Wort hatte bei der Durchsicht niemand bemerkt.
8. Eine Ausschreibungsanfrage gegen die eigenen Referenzen. Die Anfrage und eine Zusammenstellung dessen anhängen, was man bisher gewonnen und geliefert hat, und direkt fragen, ob es sich lohnt, drei Tage dafür zu investieren.
9. Gesetzestexte oder Vorschriften. Um eine Erklärung in einer Sprache bitten, die sich an jemanden richtet, der kein Jurist ist. Gerne auch um eine Version, die ein Sechzehnjähriger verstehen würde, die ist oft auch für Erwachsene die beste.
10. Bewerbungen gegen die Stellenausschreibung. Die Stellenausschreibung als Kriterienliste anhängen und die Bewerbungen nacheinander, anonymisiert, mit der Bitte um ein Ja oder Nein samt Begründung einreichen. Die Entscheidung liegt weiterhin bei einem selbst, aber die Grundlage ist fair.

Schreiben und die eigene Stimme behalten

11. Die KI prüfen lassen, statt selbst schreiben zu lassen. Die Antwort selbst schreiben und um eine Einschätzung des Tons bitten. Oft bekommt man zu hören, dass das Geschriebene gut ist, und einen konkreten Vorschlag, wie es noch besser wird.
12. Auf siebzig Prozent kürzen. Nicht, weil der Text schlecht ist, sondern damit er gelesen wird. Das zur Gewohnheit machen bei allem, was man an mehr als fünf Personen schickt.
13. Die Antwort auf die wütende E-Mail. Das Erhaltene einfügen und um eine Antwort bitten, die beruhigt, statt Öl ins Feuer zu gießen. Durchlesen, anpassen, abschicken.
14. Den Ton komplett wechseln. Denselben Text als formell, als warmherzig, als selbstironisch formulieren lassen. Den eigenen Text in drei Tonlagen zu sehen, ist der schnellste Weg zu verstehen, welcher passt.
15. Die Replik auf den Debattenartikel in der Lokalzeitung. Um die stärksten Gegenargumente bitten. Man muss sie nicht eins zu eins übernehmen, aber man weiß, wo man steht.
16. Die Übersetzung, die halten soll. Unter Dokumente gibt es die Dokumentenübersetzung für Textdokumente und Präsentationen. Die Formatierung bleibt erhalten, Tabellen und Layout bleiben bestehen, und man erhält eine fertige Datei zum Herunterladen. Soll der Text lange in Druck oder im Web bestehen: Trotzdem von jemandem mit der Sprache als Muttersprache gegenlesen lassen.

Ein Punkt zum Merken: Sobald man etwas veröffentlicht, sind es die eigenen Worte. Das gilt unabhängig davon, wer oder was den ersten Entwurf geschrieben hat.

Assistenten: Wenn dieselbe Frage jeden Tag kommt

Das ist die Funktion, die für diejenigen am meisten verändert, die immer wieder ähnliche Fragen beantworten. Unter Assistenten baut man einen eigenen Experten auf, indem man ihm eine Anleitung und einige Quellen gibt, auf die er sich stützen kann.

17. Der Angebotsbeantworter. Eine Kollegin, die täglich ein paar hundert E-Mails beantwortet, hat das gesamte Angebot, die Preise und die Rabattregeln hinterlegt. Sie fügt die eingehende E-Mail ein, überfliegt die Antwort in zehn Sekunden und schickt sie ab. Was früher eine Viertelstunde gedauert hat, dauert jetzt nur noch wenige Sekunden.
18. Der Prüfer gegen das eigene Corporate Design. Das sechzigseitige Designhandbuch als Quelle hochladen. Dann eine Anzeige, eine Broschüre oder eine Präsentation anhängen und um eine Prüfung bitten. Man erfährt, dass die Proportionen des Logos nicht stimmen und die Farbe falsch ist, Dinge, die niemand jedes Mal nachschlägt.
19. Der Prüfer gegen die Vorschriften. Dasselbe Prinzip mit den Richtlinien des Verbraucherschutzes, den eigenen Beschaffungsregeln oder der Umweltpolitik als Quelle. Die KI liest auch das Bild in einer Anzeige und sagt, was darin gegen die Regeln verstoßen könnte.
20. Die Einarbeitungshilfe. Den Assistenten auf die bereits vorhandenen HR-Dokumente verweisen, dann beantwortet er Fragen von neuen Mitarbeitenden, ohne dass jemand einen neuen Text schreiben muss.
21. Der Ton des Hauses. Ein paar Texte, mit denen man zufrieden ist, als Quelle hinterlegen und die KI bitten, im gleichen Stil zu schreiben. Jetzt klingt es nach dem eigenen Unternehmen, nicht nach einer Broschüre.

Meetings, die den Tag nicht auffressen

Unter Dokumente lädt man die Audioaufnahme eines Meetings hoch und erhält ein Protokoll. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, sodass man den Tab schließen und zum nächsten Meeting gehen kann.

22. Niemand muss Protokoll führen. Die Person, die sonst mitschreibt, kann stattdessen am Gespräch teilnehmen, meist ist das diejenige, die am meisten beizutragen hat.
23. Entscheidungen, die nicht zwischen den Stühlen fallen. Das Protokoll als Dokument speichern, dann ist es für alle durchsuchbar, die es brauchen, statt in einem Notizblock zu verschwinden.
24. Die Zusammenfassung für die, die nicht dabei waren. Ein Absatz in Kanäle statt ein weiteres Meeting.

Aufgaben, die sich selbst erledigen

25. Der Morgenbericht. Unter Geplant eine wiederkehrende Aufgabe anlegen, die ausgeführt wird, bevor man ins Büro kommt. Das Ergebnis liegt als KI-Konversation bereit, wenn man sich einloggt. Die Beobachtung eines Themas, eine Wochenzusammenfassung freitags, eine Monatsübersicht am Ersten des Monats.
26. Aufträge mit Schritt-für-Schritt-Kontrolle. Unter Missionen beschreiben, was man erreichen möchte. Man erhält einen Plan und dann für jeden Schritt die Optionen Genehmigen oder Überspringen, bevor etwas passiert. Die KI kann im Internet suchen, im eigenen Material recherchieren und ein Dokument mit den Ergebnissen erstellen. Wenn man die E-Mail unter Verbindungen verknüpft hat, kann sie auch den Kalender und den Posteingang lesen, aber nur lesen: Nichts wird in eigenem Namen verschickt, und nichts wird hinter dem eigenen Rücken gebucht.
27. Tiefgehende Recherche. Tiefgehende Recherche wählen, wenn die Frage zu groß für eine direkte Antwort ist: Eine Kartierung der Wettbewerber im eigenen Landkreis, eine Grundlage dazu, was die Forschung tatsächlich zu dem sagt, was man einführen möchte. Die KI arbeitet weiter, während man selbst etwas anderes tut, und liefert die Quellen mit.

Zahlen mit neuen Augen sehen

Wenn man eine Tabellenkalkulation oder eine CSV-Datei anhängt, erhält man in EuroWork eine Zusammenfassung der gesamten Datei: Jede Spalte mit ihrem Wertebereich, den häufigsten Werten und ihren Ausreißern, dazu die ersten Zeilen in Klartext. Das bedeutet, dass man direkt nach der Struktur des Materials fragen kann, während genaue Beträge weiterhin mit der Quelle abgeglichen werden müssen.

28. Die Datei hochladen und um eine Analyse bitten, ohne Vorgaben zu machen. Einfach nur die eigene Rolle nennen, zum Beispiel, dass der eigene Job darin besteht, Kurse zu vermarkten oder die Heizkosten in einem Gebäudebestand zu senken. Man erhält eine Auswertung, von der man nicht wusste, dass man sie wollte, und fast immer zwei oder drei Fragen, die es wert sind, weiter vertieft zu werden.
29. Die KI die eigene Intuition hinterfragen lassen. "Ich glaube, dass die großen Kunden am meisten bestellen. Siehst du in dieser Datei etwas, das dagegen spricht?" Die eigene These prüfen zu lassen, ist mehr wert als eine Zusammenfassung.
30. Direkt fragen, in eigenen Worten. Man muss keine Fachbegriffe kennen und muss nicht richtig schreiben. "Was ist hier komisch?" schreiben, wenn man das meint, das reicht.

Das hier ist kein Zauber, sondern Handwerk

Eines überrascht viele: Diejenigen, die am meisten aus KI herausholen, sind nicht die Technikaffinsten. Sondern diejenigen, die in ihrem Beruf am besten sind. Der Jurist stellt die besten Vertragsfragen, der Ökonom erkennt sofort, ob eine Zahl unrealistisch ist, der Sachbearbeiter merkt, wenn eine Antwort zwar richtig klingt, aber falsch ist. Das eigene Fachwissen wird wertvoller, nicht weniger, denn es ist dieses Wissen, das einem sagt, worum man bitten soll und wann die Antwort nicht ausreicht.

Zwei Gewohnheiten machen einen größeren Unterschied als alle Tricks zusammen:

Nicht auf die Antwort warten. Die Aufgabe stellen, etwas anderes tun, zurückkommen. Tiefgehende Recherche, Missionen und Meeting-Transkriptionen sind dafür gemacht.

Zuerst nach dem Plan fragen. "Beschreibe zuerst, wie du das angehen willst" zur eigenen Frage hinzufügen. Das ist dasselbe, wie einen neuen Kollegen bitten, das Vorgehen zu zeigen, bevor er loslegt. Die Qualität steigt sofort.

Und das, was einen mutig macht

All das oben wäre unangenehm, wenn man nicht wüsste, wo die Daten landen. Deshalb steht unter jeder Antwort in EuroWork, welches Modell geantwortet hat, in welchem Land die Daten verarbeitet wurden und was die Antwort gekostet hat. Standardmäßig sind europäische Modelle ausgewählt. Die Inhalte werden nie genutzt, um ein Modell zu trainieren. Wählt man Vertrauliche Informationen, bleibt alles in der EU, egal worum man bittet, und Inhalte, die nicht verarbeitet werden dürfen, werden blockiert, bevor sie gesendet werden.

Das bedeutet, dass man die obige Liste für echte Fälle, echte Verträge und echte Kunden nutzen kann. Nicht für erfundene Beispiele.

Mit drei Dingen anfangen

Drei Dinge von hier auswählen und diese Woche umsetzen. Zum Beispiel: Etwas fotografieren, das einen interessiert, das längste Dokument, das man diesen Monat erhalten hat, anhängen und fragen, was einen betrifft, und einen Morgenbericht unter Geplant anlegen.

In zwei Wochen wird man sich nicht mehr daran erinnern, wie man es vorher gemacht hat.