Quan la intel·ligència artificial es va fer visible: com vam passar del 'shadow AI' a un espai segur amb EuroWork

Fa uns mesos, vaig trobar-me amb una situació que em va fer obrir els ulls. Estàvem revisant els detalls d'un projecte per a un client francès quan un dels nostres tècnics va mencionar, sense donar-hi gaire importància, que havia utilitzat una eina d'intel·ligència artificial per traduir les especificacions tècniques. No era la primera vegada que sentia comentaris semblants. Alguns companys utilitzaven aplicacions gratuïtes per generar documents, traduir textos o fins i tot resumir reunions. Al principi, em va semblar un recurs pràctic, però després vaig començar a preguntar-me: on anaven a parar aquestes dades? Les especificacions dels nostres clients, els càlculs de costos, els detalls de contacte... Tot això acabava en servidors fora de la UE, sense cap mena de control per part nostra.

Vam descobrir que teníem un problema de "shadow AI": l'AI s'estava utilitzant de manera informal, sense supervisió, i amb riscos evidents per a la protecció de dades i els secrets comercials. Però també era clar que els nostres equips necessitaven eines d'AI per agilitzar la feina, especialment en la gestió de la documentació per a l'exportació. Prohibir-ho no era la solució. Havia de trobar una alternativa que fos segura, compliant i accessible.

La primera reacció va ser de recel. Com a empresa familiar, sempre hem estat prudents amb les noves tecnologies. Ens preocupava que una solució compliant amb el GDPR i la Llei d'Intel·ligència Artificial de la UE fos massa complexa o cara. Però després de parlar amb altres empreses del sector i investigar opcions, vam descobrir EuroWork. Un espai d'AI governat, operat des d'Europa i amb totes les garanties de seguretat que necessitàvem.

El procés d'implementació va ser sorprenentment senzill. En una tarda, vam convidar tot l'equip, vam establir un límit de pressupost mensual i ja estava en marxa. No vam haver de fer formacions llargues ni configuracions complicades. EuroWork es va integrar de manera natural en el nostre flux de treball, i els empleats van començar a utilitzar-lo sense problemes.

El moment que va convèncer els més escèptics va arribar la primera setmana. Un dels nostres tècnics va pujar un document amb dades de clients, i el sistema de protecció de sensibilitat d'EuroWork el va marcar automàticament. No només va alertar-nos del risc, sinó que va elevar el nivell de protecció del document sense que haguéssim de fer res. Això va demostrar que la plataforma no només era segura, sinó que també ens ajudava a complir amb les normatives sense esforç addicional.

Des d'aleshores, EuroWork s'ha convertit en una eina essencial per al dia a dia. Les traduccions de pressupostos i fitxes tècniques per als nostres mercats d'exportació, França i Espanya, es fan en un tres i no res, mantenint la terminologia específica de l'empresa i el format original dels documents. Les gravacions de reunions es converteixen en actes en qüestió de minuts, i hem creat un projecte compartit per a cada mercat, on tots els membres de l'equip poden col·laborar de manera segura.

Un altre aspecte que ens va agradar va ser el control de costos. Cada sol·licitud mostra el seu cost fins al cèntim, i el límit mensual que vam establir ens garanteix que no hi haurà sorpreses. Actualment, gastem al voltant de 180 euros al mes en EuroWork, una xifra raonable per a una eina que ens estalvia hores de feina i ens dóna tranquil·litat.

Mirant enrere, em sorprèn com una cosa tan senzilla com adoptar una eina segura pot marcar la diferència. Com a directora d'operacions, la meva responsabilitat és assegurar-me que la tecnologia que utilitzem no posi en risc el que hem construït durant anys. Amb EuroWork, hem trobat l'equilibri perfecte: una solució que permet als nostres equips aprofitar els avantatges de l'AI sense comprometre la seguretat ni el compliment normatiu. No es tracta d'evitar l'AI, sinó de donar-li un lloc on pugui créixer sense posar en risc el que hem construït durant dècades.