Jak wprowadziliśmy bezpieczną AI w firmie, i dlaczego to było prostsze, niż myśleliśmy

Wszystko zaczęło się od rutynowego przeglądu dokumentów eksportowych. Przygotowując ofertę dla niemieckiego klienta, zauważyłem, że jeden z młodszych inżynierów skopiował specyfikację techniczną do darmowego narzędzia AI, żeby szybko przetłumaczyć ją na niemiecki. Nie było w tym nic złego, chciał oszczędzić czas. Problem w tym, że zrobił to na prywatnym koncie, a dokument zawierał nie tylko dane techniczne, ale i ceny, terminy dostaw, a nawet numery telefonów do naszych kontaktów w Niemczech.

To nie był odosobniony przypadek. Okazało się, że kilku pracowników korzysta z różnych darmowych chatbotów do tłumaczeń, generowania maili czy nawet podsumowywania spotkań. Nie mieli złych intencji, po prostu potrzebowali wsparcia w codziennej pracy, a my nie dostarczyliśmy im żadnej bezpiecznej alternatywy. Zamiast tego mieliśmy problem: „cienia AI” w firmie. Dane klientów, know-how, ceny, wszystko to mogło wyciec, a my nie mieliśmy nad tym żadnej kontroli.

Pierwszą myślą było zakazanie korzystania z AI. Ale szybko zrozumieliśmy, że to nie rozwiązanie. Pracownicy i tak znajdą sposób, żeby ułatwić sobie pracę, tylko tym razem zrobią to jeszcze bardziej na boku. Zamiast tego postanowiliśmy poszukać narzędzia, które spełni nasze wymagania: zgodne z GDPR, działające w UE, łatwe w obsłudze i, co najważniejsze, bezpieczne.

Kiedy usłyszeliśmy o EuroWork, byliśmy sceptyczni. Zakładaliśmy, że takie rozwiązanie będzie skomplikowane, drogie i wymagające długiego wdrożenia. Okazało się, że myliliśmy się na całej linii. Rejestracja zajęła nam pół godziny, a cały zespół, 15 osób, miał dostęp jeszcze tego samego dnia. Ustawiliśmy miesięczny limit wydatków na 1200 zł, żeby uniknąć niespodzianek, i tyle.

Pierwszy tydzień przyniósł nam konkretny dowód, że EuroWork działa. Podczas przesyłania dokumentu z danymi klienta system automatycznie oznaczył zawarte w nim informacje osobowe i podniósł poziom ochrony. To był moment, w którym nawet najwięksi sceptycy w zarządzie zrozumieli, że to narzędzie naprawdę chroni nasze dane.

Dziś EuroWork to część naszej codziennej pracy. Największą zmianę widzimy w przygotowywaniu dokumentacji eksportowej. Wcześniej tłumaczenie ofert czy specyfikacji technicznych na niemiecki, czeski czy szwedzki zajmowało nam godziny, a i tak zdarzały się błędy. Teraz wystarczy wrzucić dokument do systemu, wybrać język i gotowe, tłumaczenie jest gotowe w kilka minut, zachowuje naszą firmową terminologię, a nawet formatowanie Worda. To oszczędza nam mnóstwo czasu, zwłaszcza że eksportujemy do trzech różnych krajów.

Kolejna rzecz to protokoły ze spotkań. Wcześniej ktoś musiał je spisywać ręcznie, co często prowadziło do nieścisłości. Teraz nagrywamy spotkania, wrzucamy plik do EuroWork, a system generuje gotowe podsumowanie z kluczowymi ustaleniami. Mamy też wspólne projekty dla każdego rynku eksportowego, wszyscy mają dostęp do tych samych dokumentów, a system pilnuje, żeby nie doszło do wycieku danych.

Koszty? Przez pierwszy miesiąc wydaliśmy 987,45 zł, czyli poniżej naszego limitu. Każde zapytanie jest rozliczane z dokładnością do grosza, więc wiemy, na co idą pieniądze. Nie ma tu żadnych ukrytych opłat czy niespodzianek.

Patrząc wstecz, najważniejsze było to, że zamiast walczyć z AI, postanowiliśmy je okiełznać. Daliśmy zespołowi narzędzie, które działa jak dodatkowy pracownik, tylko bez ryzyka wycieku danych. W dzisiejszych czasach nie da się już ignorować sztucznej inteligencji, zwłaszcza w firmie, która chce się rozwijać. Trzeba tylko zadbać o to, żeby korzystać z niej mądrze i bezpiecznie. A EuroWork dało nam właśnie taką możliwość, bez zbędnych komplikacji i z pełną kontrolą nad tym, co dzieje się z naszymi danymi.