Cum am transformat „AI-ul umbrelor” într-un avantaj sigur pentru afacerea noastră: povestea unui producător de cisterne inoxidabile din Moldova

Era o zi obișnuită de marți când am observat ceva care m-a făcut să ridic din sprâncene. Un coleg din departamentul de vânzări tocmai trimisese un e-mail către un client din România, atașând o ofertă generată cu ajutorul unui instrument AI gratuit. Nu era prima dată când vedeam așa ceva. De fapt, în ultimele luni, mai mulți colegi foloseau diverse aplicații de AI de pe telefoanele sau laptopurile personale pentru a scrie e-mailuri, a traduce documente sau chiar a calcula prețuri. La început, mi s-a părut normal, toată lumea vorbește despre cât de util este AI-ul, așa că de ce să nu-l folosim și noi?

Dar apoi am început să mă gândesc la riscuri. În documentele pe care le încărcau colegii erau specificații tehnice, prețuri, date de contact ale clienților, uneori chiar și informații despre contracte. Toate acestea ajungeau pe servere din afara UE, fără nicio garanție că sunt protejate conform GDPR. Mai rău, nu aveam niciun control asupra modului în care aceste date erau folosite sau stocate. Era ceea ce unii numesc „AI-ul umbrelor”, o practică care se întâmpla sub radar, fără aprobări, fără reguli, și cu potențiale consecințe grave pentru afacere.

Am discutat problema în echipa de conducere. Unii au sugerat să interzicem complet folosirea AI-ului în companie. Dar știam că nu era soluția. Angajații noștri aveau nevoie de ajutor, fie pentru a traduce documente tehnice în germană sau română, fie pentru a scrie rapid un e-mail profesional, fie pentru a genera minutele unei ședințe. AI-ul le ușura munca, iar noi nu puteam să le luăm acest instrument fără să le oferim o alternativă.

Apoi am auzit despre EuroWork. Inițial, am fost sceptici. Ne-am gândit că o soluție conformă cu GDPR și cu legislația europeană în domeniul AI ar fi complicată, costisitoare și greu de implementat. Dar după ce am citit mai multe despre platformă, am decis să încercăm. Procesul de onboarding a fost surprinzător de simplu. Într-o după-amiază, am creat conturi pentru toată echipa, am setat un plafon lunar de cheltuieli și am stabilit câteva reguli de bază. Asta a fost tot.

Primul succes a venit chiar în prima săptămână. Un coleg a încărcat un document cu specificații tehnice pentru un client din Germania. EuroWork a detectat automat date cu caracter personal într-unul dintre anexe și a ridicat nivelul de protecție al documentului. Nu a fost nevoie de nicio intervenție din partea noastră. Acest lucru i-a convins și pe cei mai sceptici din echipă că platforma funcționează și că ne poate ajuta să evităm greșelile costisitoare.

De atunci, EuroWork a devenit un instrument indispensabil în activitatea noastră zilnică. Traducem oferte și fișe tehnice în română și germană, păstrând terminologia specifică companiei și formatarea din Word. Înregistrările ședințelor sunt transformate automat în minute clare și concise. Am creat chiar și un proiect comun pentru fiecare piață de export, unde toată echipa poate colabora și accesa documentele relevante. Totul este stocat în siguranță, pe servere europene, iar noi avem control deplin asupra datelor.

Un alt avantaj major este transparența costurilor. Fiecare solicitare este înregistrată, iar costul este vizibil până la ultimul ban. Am setat un plafon lunar de 1.200 de lei, ceea ce acoperă nevoile noastre fără surprize neplăcute la sfârșitul lunii. Și cel mai important, nu mai trebuie să ne facem griji că datele noastre sau ale clienților ajung în mâini greșite.

Privind în urmă, îmi dau seama cât de norocoși am fost că am descoperit problema la timp. Dacă am fi continuat pe același drum, riscam să pierdem încrederea clienților sau să ne confruntăm cu amenzi pentru încălcarea GDPR. Acum, în schimb, avem o soluție care ne ajută să fim mai productivi, mai eficienți și, mai ales, mai siguri. Ca manager, rolul meu nu este să interzic tehnologia, ci să o aduc în companie într-un mod care să ne protejeze pe toți. EuroWork ne-a oferit exact asta, un AI guvernat, sigur și adaptat nevoilor noastre.

Nu am interzis AI-ul, ci l-am adus la lumină, acum toată echipa lucrează cu el, fără griji și fără riscuri.