Schatten-KI im Griff: Wie wir als Schweizer Medizintechnik-Hersteller sichere KI im Arbeitsalltag eingeführt haben

Es war ein ganz normaler Dienstagmorgen, als ich zufällig mitbekam, wie eine unserer Sachbearbeiterinnen eine Kundenanfrage in ein kostenloses KI-Tool kopierte. Nicht aus Boshaftigkeit, sondern einfach, weil sie schnell eine technische Spezifikation für den französischen Markt übersetzen musste. Das Problem: In der Datei standen nicht nur Produktdetails, sondern auch interne Kalkulationen und Kontaktdaten des Kunden. Plötzlich wurde mir klar: Wir hatten ein Schatten-KI-Problem. Nicht, weil unsere Mitarbeitenden etwas falsch machten, sondern weil sie im Arbeitsalltag schlicht Werkzeuge brauchen, die ihnen die Arbeit erleichtern, und die offiziellen Lösungen fehlten.

Als Betriebsleiter eines Schweizer Medizintechnik-Unternehmens ist mir Datenschutz kein Fremdwort. Doch die Vorstellung, eine KI-Lösung einzuführen, die GDPR-konform ist und gleichzeitig den strengen Anforderungen des EU AI Acts entspricht, klang nach einem monatelangen Projekt mit hohen Kosten. «Das schaffen wir nie», dachte ich zuerst. Doch dann stiessen wir auf EuroWork, eine KI-Arbeitsumgebung, die vollständig in der EU betrieben wird und speziell für europäische KMU entwickelt wurde.

Die Skepsis war gross, aber die Umsetzung überraschte uns alle. An einem einzigen Nachmittag hatten wir das System aufgesetzt: Das Team wurde eingeladen, ein monatliches Budget von 1200 Franken festgelegt, und schon konnte es losgehen. Keine komplizierten Schulungen, keine IT-Projekte, die sich endlos hinziehen. Einfach einloggen und loslegen, aber mit der Gewissheit, dass alle Daten in sicheren europäischen Rechenzentren bleiben.

Der erste Aha-Moment kam bereits in der ersten Woche. Eine Mitarbeiterin lud ein Dokument mit Kundeninformationen hoch, und EuroWork markierte automatisch die enthaltenen personenbezogenen Daten. Das System schlug sogar vor, die Schutzklasse des Dokuments zu erhöhen. Das überzeugte selbst die letzten Zweifler im Team. Plötzlich war klar: Diese Lösung ist nicht nur sicher, sondern auch intelligent.

Heute nutzen wir EuroWork täglich für Aufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben. Unsere Angebote und technischen Datenblätter werden in die Sprachen unserer Exportmärkte Deutschland, Frankreich und Italien übersetzt, mit der richtigen Fachterminologie und sogar mit korrektem Word-Format. Aus Meeting-Aufzeichnungen werden automatisch Protokolle, und für jedes Exportland gibt es ein gemeinsames Projekt, in dem alle relevanten Dokumente zentral abgelegt sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler.

Ein weiterer Vorteil: Die Kosten sind vollständig transparent. Jede Anfrage wird bis auf den Rappen genau abgerechnet, und das monatliche Budget von 1200 Franken gibt uns die Sicherheit, dass es keine bösen Überraschungen gibt. Für diesen Betrag erhalten wir eine Lösung, die nicht nur sicher ist, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Rückblickend frage ich mich, warum wir nicht früher gehandelt haben. Als Führungskraft geht es nicht darum, KI zu verbieten und zu hoffen, dass niemand sie privat nutzt. Es geht darum, eine sichere, kontrollierte Umgebung zu schaffen, in der das Team die Vorteile der Technologie nutzen kann, ohne Risiken für das Unternehmen. Mit EuroWork haben wir genau das geschafft: eine KI-Lösung, die unseren Ansprüchen an Datenschutz und Effizienz gerecht wird.