Ako sme vyriešili problém „tieňového AI“ a zjednodušili si každodennú prácu s EuroWork

V jednom z pravidelných týždenných meetingov som si všimol niečo, čo ma zarazilo. Naša kolegyňa z exportného oddelenia práve upravovala cenovú ponuku pre nemeckého zákazníka a k tomu mala otvorených niekoľko kariet v prehliadači. Niektoré z nich boli verejné chatboty, ktoré používajú ľudia aj v súkromí. Keď som sa jej spýtal, prečo tam zadáva citlivé údaje, odpovedala jednoducho: „Je to rýchlejšie ako hľadať v starých súboroch a naviac mi to aj prekladá.“

Začalo mi to vŕtať v hlave. Po krátkom prieskume som zistil, že nie je sama. Niekoľkí kolegovia z rôznych oddelení používali podobné nástroje na preklad technických listov, generovanie e-mailov alebo dokonca na analýzu zákazníckych požiadaviek. Nikto z nich to nerobil so zlým úmyslom, jednoducho hľadali spôsob, ako si uľahčiť prácu. Problém bol, že tieto nástroje nie sú určené pre firemné využitie. Hrozilo riziko úniku citlivých údajov, porušenia GDPR a možno aj straty obchodných tajomstiev. A čo horšie, nemali sme nad tým žiadnu kontrolu.

Rozhodli sme sa problém riešiť, ale nie zákazom. Vedeli sme, že AI je užitočná a že naši ľudia ju potrebujú. Hľadali sme riešenie, ktoré by bolo bezpečné, v súlade s európskymi predpismi a zároveň jednoduché na používanie. Väčšina z nás si predstavovala, že takýto nástroj bude komplikovaný, drahý a že jeho implementácia potrvá mesiace. Nakoniec sme sa rozhodli pre EuroWork, riadené AI pracovné prostredie, kde všetko zostáva v rukách európskych poskytovateľov a spracováva sa v rámci EÚ.

Našim očakávaniam sa to vymklo hneď od začiatku. Onboarding trval len jedno popoludnie. Pozvali sme tím, nastavili sme mesačný limit výdavkov a bolo hotovo. Žiadne zdĺhavé školenia, žiadne komplikované nastavenia. Prvý týždeň sme zažili okamžitý úspech: EuroWork automaticky označený dokument, ktorý obsahoval osobné údaje, a zvýšil jeho stupeň ochrany. To presvedčilo aj tých najväčších skeptikov.

Odvtedy sme začali EuroWork využívať každý deň. Najväčšiu úľavu priniesol preklad cenových ponúk a technických listov pre nemeckých a českých zákazníkov. Nástroj rešpektuje našu firemnú terminológiu a zachováva formátovanie v Worde, takže nemusíme nič dodatočne upravovať. Ďalšou výhodou je automatické generovanie zápisníc z meetingov, už nemusíme strácať čas ich písaním. Vytvorili sme si aj spoločný projekt pre každý exportný trh, kde máme všetky dokumenty a komunikáciu na jednom mieste.

Dôležitá bola aj kontrola nákladov. Každý požiadavok má jasne viditeľnú cenu až na centy a mesačný limit znamená, že nemôžu nastať žiadne nepríjemné prekvapenia. V prvom mesiaci sme minuli približne 1 200 eur, čo je pre nás prijateľná suma za toľko úsporu času a zvýšenie efektivity.

Dnes už si neviem predstaviť, ako by sme fungovali bez EuroWork. Namiesto toho, aby sme zakazovali AI a dúfali, že sa ľudia budú správať zodpovedne, sme im poskytli bezpečné a riadené prostredie. Ako vedúci prevádzky mám teraz istotu, že naše dáta sú chránené, naši ľudia majú nástroje, ktoré im skutočne pomáhajú, a my môžeme rásť bez zbytočných rizík.