À quoi sert l'IA ? Trente réponses tirées de vraies journées de travail

La question la plus fréquente après une journée de formation n'est jamais comment la technologie fonctionne. C'est celle-ci : à quoi est-ce que je vais bien pouvoir l'utiliser ?

C'est une question légitime. On sait que d'autres en tirent quelque chose, mais les exemples qu'on entend parlent d'écrire des articles de blog, et nous, on n'écrit pas d'articles de blog. Nous, on traite des dossiers, on fait des devis, on appelle des clients, on tient des réunions, on lit des rapports qu'on n'a pas eu le temps de lire.

Voici une liste de choses que les gens font vraiment. Aucune ne demande de connaître quoi que ce soit sur l'IA. Chaque point a été testé dans EuroWork avant d'être noté ici, avec des données fictives mais réalistes. Les réponses ont pris entre cinq et quarante-cinq secondes et coûté entre deux et quatorze centimes chacune.

L'appareil photo est le bouton sous-estimé

Voici l'exemple qui fait souvent sortir le téléphone en plein milieu de la formation.

Vous tombez sur un objet dans une boîte au fond d'un placard. Vous ne pouvez pas le chercher en ligne, parce que vous ne savez pas comment il s'appelle. Prenez-le en photo, appuyez sur Joindre un document et demandez ce que c'est et s'il peut être jeté. La même chose fonctionne pour la pièce de rechange dont personne ne connaît le numéro, pour un composant d'un tableau électrique ou pour ce câble dans la salle des serveurs.

Même principe, d'autres variantes :

1. Le tableau blanc après la réunion. Prenez-le en photo et demandez un plan de projet compréhensible au lieu de recopier quinze flèches et une case griffonnée.
2. Un vieux document avec une écriture manuscrite illisible. Un acte de mariage, un procès-verbal des années cinquante, une note dans un vieux classeur. Demandez une interprétation, et que les mots incertains soient marqués pour que vous sachiez où regarder de plus près.
3. L'écriteau, l'étiquette ou le manuel dans une langue que vous ne lisez pas. Prenez-le en photo et demandez ce qui est écrit.
4. Une page de rapport que vous avez photographiée avec votre téléphone. Demandez un résumé de moitié moins long, comme ça vous savez en dix secondes si ça vaut le coup de tout lire.

Ça a l'air d'un gadget. Ensuite, on s'en sert au travail toutes les semaines.

Lire ce que personne n'a le temps de lire

C'est là que se trouve le plus gros gain inexploité dans la plupart des organisations. Pas écrire plus vite, mais éviter de tout lire.

5. Le rapport annuel ou le rapport semestriel qu'on vous a envoyé. Joignez-le et dites qui vous êtes : qu'est-ce qui me concerne, en tant que proviseur ? En tant que responsable des marchés publics ? Nous avons testé en tant que proviseur et obtenu d'abord la partie sur l'école, l'économie en tant qu'impact indirect, et rien sur le réseau d'eau.
6. Demandez-lui d'argumenter contre elle-même. D'abord : donne-moi les quatre meilleures raisons d'aller de l'avant avec ce projet. Ensuite : donne-moi les quatre meilleures raisons de laisser tomber. Vous obtenez une meilleure vision en deux minutes qu'après une heure de réflexion.
7. Deux versions du même contrat. Joignez les deux et demandez ce qui les différencie. Nous avons testé avec deux projets de contrat de vente où une clause sur la responsabilité du personnel avait été supprimée et la période de garantie réduite de 24 à 12 mois. Les deux modifications sont revenues, avec ce qu'elles signifiaient concrètement pour l'acheteur. Ce genre de clause est exactement ce que l'œil survole lors d'une relecture.
8. Un appel d'offres comparé à vos propres références. Joignez l'appel d'offres et un récapitulatif de ce que vous avez gagné et livré auparavant, et demandez franchement si ça vaut le coup d'y passer trois jours.
9. Le texte de loi ou le règlement. Demandez une explication dans un langage qui s'adresse à quelqu'un qui n'est pas juriste. Demandez même une version qu'un ado de seize ans comprendrait, elle est souvent la meilleure, même pour les adultes.
10. Les candidatures par rapport à l'annonce. Joignez l'offre d'emploi comme liste de critères et les candidatures une par une, anonymisées, et demandez un oui ou un non avec justification. La décision reste la vôtre, mais la base est équitable.

Écrire, et garder sa propre voix

11. Laissez-la relire au lieu d'écrire. Rédigez vous-même la réponse et demandez une évaluation du ton. Vous entendrez souvent que ce que vous avez écrit est bien, et une suggestion concrète pour l'améliorer. Lors de notre test, on nous a conseillé d'ajouter une phrase qui reconnaît la frustration du destinataire, ce qui était juste. La même réponse se terminait par une référence à des directives qu'on ne trouvait pas. Lisez les références avec la même méfiance que tout le reste.
12. Réduisez à soixante-dix pour cent. Pas parce que le texte est mauvais, mais pour qu'il soit lu. Lors de notre test, un texte de 906 caractères est passé à 601 caractères, avec les quatre informations principales conservées. Faites-en une habitude pour tout ce que vous envoyez à plus de cinq personnes.
13. La réponse à l'email en colère. Copiez-collez ce que vous avez reçu et demandez une réponse qui calme le jeu au lieu d'attiser les flammes. Relisez bien avant d'envoyer : lors de notre test, le brouillon promettait qu'une facture serait annulée immédiatement, alors que nous avions expressément demandé de ne rien promettre qu'on ne savait pas tenir. Le ton était bon, la promesse n'était pas la vôtre à faire.
14. Changez complètement de ton. Le même texte en version formelle, chaleureuse ou auto-dérision. Voir son propre texte dans trois registres est le moyen le plus rapide de savoir lequel convient.
15. La réplique à l'article d'opinion dans le journal local. Demandez les meilleurs contre-arguments. Vous n'êtes pas obligé de les utiliser tels quels, mais vous savez où vous en êtes. Ici, l'avertissement est le plus important : lors de notre test, la réponse a construit ses arguments sur un rapport et une note interne qui n'existent pas. Les arguments étaient utiles, les chiffres étaient inventés. Utilisez le raisonnement, mais allez chercher les chiffres vous-même.
16. La traduction qui doit tenir la route. Sous Documents, vous trouverez la traduction de documents pour les textes et les présentations. La mise en forme est conservée, les tableaux et la mise en page restent intacts, et vous récupérez un fichier prêt à télécharger. Si le texte doit vivre longtemps à l'impression ou sur le web : faites quand même relire par quelqu'un dont c'est la langue maternelle.

Une chose à retenir : dès que vous publiez quelque chose, ce sont vos mots. Cela s'applique, peu importe qui ou quoi a écrit le premier jet.

Spécialistes : quand la même question revient tous les jours

C'est la fonction qui change le plus la vie de ceux qui répondent aux mêmes questions encore et encore. Dans la colonne de gauche, sous Spécialistes, vous créez votre propre expert en lui donnant une instruction et quelques sources sur lesquelles s'appuyer. Vous choisissez vous-même si elle est personnelle, partagée avec certains collègues ou avec toute l'organisation.

17. Celui qui répond aux mêmes questions tous les jours. Ajoutez l'offre, les prix et les règles comme sources, et laissez le spécialiste écrire la réponse. Nous avons testé le principe avec un document RH : le spécialiste a répondu avec les montants et les délais exacts tirés des sources, pas de mémoire.
18. Le vérificateur par rapport à votre charte graphique. Chargez le manuel de design comme source. Joignez ensuite une annonce et demandez une vérification. Nous avons testé avec une annonce qui enfreignait quatre règles, et nous avons obtenu en retour les quatre infractions avec la règle citée : la couleur rouge interdite, le logo dans le mauvais coin, la couleur primaire manquante et le titre en majuscules. Ce genre de détails que personne n'a le courage de vérifier à chaque fois.
19. Le vérificateur par rapport à la réglementation. Même principe avec vos règles de passation des marchés ou votre politique environnementale comme source. Il lit à la fois la règle dans la source et les couleurs et la composition de l'image que vous joignez.
20. L'aide à l'intégration. Orientez le spécialiste vers ce qui existe déjà dans vos documents RH, et il répondra au nouvel employé sans que personne n'ait à écrire un seul nouveau texte. Lors du test, les bons chiffres sont revenus : le montant de l'allocation bien-être, la plage de flexibilité et les limites de solde, tirés des documents.
21. Le ton de la maison. Ajoutez quelques textes dont vous êtes satisfait comme source et demandez-lui d'écrire dans le même esprit. Maintenant, ça sonne comme vous, pas comme une brochure. Notre test a retrouvé l'habitude de reconnaître d'abord le désavantage, comme dans les textes exemples.

Une chose qui nous a surpris : les sources sont vérifiées dès que vous les chargez. Notre document RH a été signalé comme sensible et lié ainsi à des modèles européens, tandis que les exemples de ton sont passés sans remarque.

Les réunions qui ne dévorent pas la journée

Sous Documents, vous chargez l'enregistrement audio d'une réunion et vous obtenez en retour un compte-rendu. Le travail continue en arrière-plan, vous pouvez donc fermer l'onglet et passer à la réunion suivante.

22. Plus besoin de secrétaire. Celui qui prenait habituellement des notes peut participer à la conversation, ce qui est souvent la personne qui a le plus à apporter. Lors de notre test, le compte-rendu a relevé les bonnes décisions et la bonne personne responsable à partir de l'audio, et a écrit "non précisé, absent de la transcription" là où les informations manquaient, au lieu d'inventer.
23. Les décisions qui ne tombent pas entre les mailles du filet. Enregistrez le compte-rendu comme document, il devient ainsi consultable par tous ceux qui en ont besoin, au lieu de traîner dans le carnet de notes de quelqu'un.
24. Le compte-rendu devient un document comme les autres. Il a un historique des versions, un bouton pour approuver avec les mots qu'un humain a vérifié le contenu, et une exportation vers Word, PDF ou PowerPoint.

Les tâches qui se font toutes seules

25. Le rapport du matin. Donnez un rythme à la mission, quotidiennement ou chaque vendredi, et elle s'exécute avant votre arrivée. Le résultat se trouve sous forme de document prêt dans le flux quand vous vous connectez, et la première chose que vous voyez est le Bureau qui vous indique ce qui vous attend. La veille d'un sujet, un résumé hebdomadaire le vendredi, une synthèse le premier du mois.
26. Les missions avec contrôle étape par étape. Sous Le collègue IA, décrivez ce que vous voulez faire réaliser. Vous obtenez un plan, puis Approuver ou Passer à chaque étape avant que quelque chose ne se produise. Il peut chercher sur le web, chercher dans votre propre matériel et créer un document à partir du résultat. Si vous avez connecté votre messagerie sous Connexions, il peut aussi lire votre calendrier et votre boîte de réception, mais seulement les lire : rien n'est envoyé en votre nom et rien n'est réservé dans votre dos.
27. Recherche approfondie. Choisissez Recherche approfondie quand la question est trop vaste pour une réponse directe. Il continue de travailler pendant que vous faites autre chose, les rapports d'avancement arrivent dans le fil, et le rapport revient avec une bibliographie. Notre test a donné cinq sources, dont une scientifique. Une limite : les images que vous joignez ne sont pas lues à ce stade, gardez-les pour une question normale.

Regarder les chiffres avec un œil neuf

Si vous joignez un tableau ou un fichier csv, EuroWork vous donne un résumé de tout le fichier : chaque colonne avec sa plage de valeurs, ses valeurs les plus fréquentes et ses extrêmes, plus les premières lignes en clair. Cela signifie que vous pouvez interroger la forme du matériel directement, tandis que les montants exacts restent quelque chose que vous vérifiez par rapport à la source.

28. Chargez le fichier et demandez une analyse, sans guider. Dites simplement quel est votre rôle, par exemple que votre travail est de promouvoir les formations ou de réduire les coûts de chauffage dans un parc immobilier. Vous obtenez en retour une analyse que vous ne saviez pas vouloir, et presque toujours deux ou trois questions qui valent la peine d'être creusées.
29. Demandez-lui de remettre en question votre intuition. "Je pense que les gros clients commandent le plus. Vois-tu quelque chose dans ce fichier qui contredit cela ?" Faire tester sa propre thèse vaut plus qu'un résumé.
30. Posez la question franchement, avec vos propres mots. Vous n'avez pas besoin de connaître le jargon technique. Toutes les questions de cette liste sont écrites en langage courant, et toutes ont fonctionné.

Ce n'est pas de la magie, c'est du travail artisanal

Une chose qui surprend beaucoup de gens : ceux qui tirent le plus parti de l'IA ne sont pas les plus techniques. Ce sont les plus compétents dans leur métier. Le juriste pose les meilleures questions sur les contrats, l'économiste voit tout de suite si un chiffre est aberrant, le gestionnaire reconnaît une réponse qui sonne juste mais qui est fausse. Votre expertise professionnelle prend plus de valeur, pas moins, car c'est elle qui vous permet de savoir ce que vous devez demander et quand la réponse ne convient pas.

Deux habitudes font plus de différence que toutes les astuces réunies :

Ne restez pas à attendre la réponse. Donnez la tâche, allez faire autre chose, revenez. La recherche approfondie et la transcription de réunion sont conçues pour cela, et les deux continuent même si vous fermez l'onglet. Les missions, en revanche, vous attendent : elles s'arrêtent à chaque étape jusqu'à ce que vous ayez approuvé.

Lisez les chiffres avec méfiance. Le raisonnement et la structure sont le point fort. Les montants exacts, les années et les références sont le point faible, surtout quand l'IA n'a pas de matériel sur lequel s'appuyer. Si vous lui donnez un document, les chiffres sont justes, nous l'avons vu maintes fois. Si vous lui demandez des chiffres sans source, elle peut les inventer avec une assurance totale.

Et ce qui vous permet d'oser

Tout ce qui précède serait inconfortable si vous ne saviez pas où vont les données. C'est pourquoi il est indiqué sous chaque réponse dans EuroWork quel modèle a répondu, dans quel pays le traitement a eu lieu et combien la réponse a coûté. Le choix par défaut est les modèles européens. Le contenu n'est jamais utilisé pour entraîner un modèle. Si vous choisissez Informations sensibles, tout reste dans l'UE quel que soit ce que vous avez demandé, et le contenu qui ne peut pas être traité est bloqué avant l'envoi.

Cela signifie que vous pouvez utiliser la liste ci-dessus pour de vrais dossiers, de vrais contrats et de vrais clients. Pas pour des exemples fictifs.

Commencez par trois choses

Choisissez trois éléments ici et faites-les cette semaine. Par exemple : prenez en photo quelque chose qui vous intrigue, joignez le document le plus long que vous avez reçu ce mois-ci et demandez ce qui vous concerne, et donnez à Le collègue IA une mission avec le rythme "chaque semaine".

Dans deux semaines, vous ne vous souviendrez plus comment vous faisiez avant.