À quoi sert l'IA ? Trente réponses tirées de vraies journées de travail

La question la plus fréquente après une journée de formation n'est jamais comment la technologie fonctionne. C'est celle-ci : à quoi me sert-elle ?

C'est une question légitime. On sait que d'autres en tirent profit, mais les exemples que l'on entend parlent d'écrire des articles de blog, et on n'écrit pas d'articles de blog. On instruit des dossiers, on envoie des devis, on appelle des clients, on tient des réunions, on lit des rapports qu'on n'a pas eu le temps de lire.

Voici une liste de choses que les gens font réellement. Aucune ne nécessite de connaître quoi que ce soit sur l'IA. Toutes peuvent être réalisées dans EuroWork, et la plupart prennent moins d'une minute à essayer.

L'appareil photo, ce bouton sous-estimé

Voici l'exemple qui pousse souvent les participants à sortir leur téléphone en plein milieu de la formation.

Vous trouvez un objet dans une boîte au fond d'un local de stockage. Impossible de faire une recherche dessus, car vous ne savez pas comment il s'appelle. Prenez-le en photo, appuyez sur Joindre un document et demandez ce que c'est et s'il peut être jeté. La même méthode fonctionne pour la pièce de rechange dont personne ne connaît le numéro, pour un composant d'un tableau électrique ou pour ce câble dans la salle des serveurs.

Même principe, d'autres variantes :

1. Le tableau blanc après la réunion. Prenez-le en photo et demandez un plan de projet clair, au lieu de recopier quinze flèches et une case griffonnée.
2. Un vieux document avec une écriture manuscrite illisible. Un acte de mariage, un procès-verbal des années cinquante, une note dans un vieux classeur. Demandez une interprétation, et que les mots incertains soient marqués pour que vous sachiez où regarder de plus près.
3. L'affiche, l'étiquette ou le manuel dans une langue que vous ne comprenez pas. Prenez-la en photo et demandez ce qui est écrit.
4. Une page de rapport photographiée avec votre téléphone. Demandez un résumé de moitié moins long, vous saurez en dix secondes si ça vaut le coup de tout lire.

Ça a l'air d'un gadget. Puis on s'en sert au travail toutes les semaines.

Lire ce que personne n'a le temps de lire

C'est là que se trouve le plus grand gain inexploité dans la plupart des organisations. Pas écrire plus vite, mais éviter de tout lire.

5. Le rapport annuel ou la note de conjoncture qu'on vous a envoyés. Joignez-le et demandez : qu'est-ce qui me concerne, en tant qu'enseignant ? En tant qu'acheteur ? En tant que responsable immobilier ? Un même document donne des réponses totalement différentes selon qui pose la question.
6. Demandez-lui d'argumenter contre lui-même. D'abord : donne-moi les quatre meilleures raisons d'aller de l'avant avec ce projet. Ensuite : donne-moi les quatre meilleures raisons de ne pas le faire. Vous obtenez une vision plus claire en deux minutes qu'après une heure de réflexion.
7. Deux versions d'un même contrat. Joignez les deux et demandez ce qui les différencie. Quelqu'un l'a fait pour de vrai et a découvert qu'un petit mot avait été retiré du contrat d'achat, celui qui faisait que l'acheteur ne prenait plus en charge le personnel lors de la prise de possession. Personne ne l'avait remarqué en le lisant.
8. Une consultation d'appel d'offres comparée à vos références. Joignez la consultation et un récapitulatif de ce que vous avez déjà remporté et livré, puis demandez franchement si ça vaut le coup d'y consacrer trois jours.
9. Un texte de loi ou un règlement. Demandez une explication dans un langage accessible à quelqu'un qui n'est pas juriste. Demandez même une version qu'un adolescent de seize ans comprendrait, c'est souvent la meilleure, même pour les adultes.
10. Les candidatures par rapport à l'annonce. Joignez l'offre d'emploi comme liste de critères et les candidatures une par une, anonymisées, puis demandez un oui ou un non avec justification. La décision vous appartient toujours, mais la base est équitable.

Écrire, en gardant sa propre voix

11. Laissez-la évaluer au lieu d'écrire. Rédigez vous-même la réponse et demandez une évaluation du ton. Vous entendrez souvent que ce que vous avez écrit est bien, et une suggestion concrète pour l'améliorer.
12. Réduisez à soixante-dix pour cent. Pas parce que le texte est mauvais, mais parce qu'il sera lu. Faites-en une habitude pour tout ce que vous envoyez à plus de cinq personnes.
13. La réponse à l'e-mail énervé. Collez ce que vous avez reçu et demandez une réponse qui apaise au lieu d'envenimer. Relisez, modifiez, envoyez.
14. Changez complètement de ton. Un même texte en version formelle, chaleureuse ou auto-dérision. Voir son propre texte dans trois registres est le moyen le plus rapide de savoir lequel convient.
15. La réplique à l'article d'opinion dans le journal local. Demandez les arguments les plus solides contre. Vous n'êtes pas obligé de les utiliser tels quels, mais vous savez où vous en êtes.
16. La traduction qui tient la route. Sous Documents, vous trouverez la traduction de documents pour les textes et les présentations. La mise en forme est conservée, les tableaux et la mise en page restent intacts, et vous récupérez un fichier prêt à télécharger. Si le texte doit vivre longtemps sous forme imprimée ou en ligne, faites tout de même relire par un locuteur natif.

Une chose à retenir : dès que vous publiez quelque chose, ce sont vos mots. Peu importe qui ou quoi a rédigé la première version.

Assistants : quand la même question revient tous les jours

C'est la fonction qui change le plus la vie de ceux qui répondent aux mêmes questions encore et encore. Sous Assistants, vous créez votre propre expert en lui donnant une instruction et quelques sources sur lesquelles s'appuyer.

17. Le répondeur aux devis. Un collègue qui répond à quelques centaines d'e-mails par jour a intégré toute l'offre, les tarifs et les règles de remise. Il colle l'e-mail entrant, survole la réponse en dix secondes et envoie. Ce qui prenait un quart d'heure ne prend plus que quelques secondes.
18. Le vérificateur de votre charte graphique. Chargez le manuel de design de soixante pages comme source. Joignez ensuite une annonce, une brochure ou une présentation et demandez une vérification. Vous saurez que les proportions du logo ne sont pas respectées et que la couleur est incorrecte, des détails que personne ne prend la peine de vérifier à chaque fois.
19. Le vérificateur des réglementations. Même principe avec les directives de la DGCCRF, vos propres règles de passation des marchés ou votre politique environnementale comme source. Il lit même l'image d'une annonce et indique ce qui pourrait enfreindre les règles.
20. L'aide à l'intégration. Orientez l'assistant vers ce qui existe déjà dans vos documents RH, et il répondra aux nouveaux employés sans que personne n'ait à rédiger un seul nouveau texte.
21. Le ton de la maison. Ajoutez quelques textes dont vous êtes satisfait comme source et demandez-lui d'écrire dans le même esprit. Maintenant, ça sonne comme vous, pas comme une brochure.

Réunions qui ne dévorent pas la journée

Sous Documents, vous chargez l'enregistrement audio d'une réunion et récupérez un compte-rendu. Le travail continue en arrière-plan, vous pouvez donc fermer l'onglet et passer à la réunion suivante.

22. Plus besoin de secrétaire. Celui qui prenait habituellement des notes peut participer à la conversation, ce qui est souvent la personne qui a le plus à apporter.
23. Décisions qui ne tombent pas entre les mailles du filet. Enregistrez le compte-rendu comme document, il devient ainsi consultable par tous ceux qui en ont besoin, au lieu de rester dans le carnet de notes de quelqu'un.
24. Le résumé pour ceux qui n'étaient pas là. Un paragraphe dans Canaux au lieu d'une réunion supplémentaire.

Tâches qui se font toutes seules

25. Le rapport du matin. Sous Planifié, vous programmez une tâche récurrente qui s'exécute avant votre arrivée. Le résultat vous attend sous forme de conversation IA quand vous vous connectez. La veille d'un sujet, un récapitulatif hebdomadaire le vendredi, une synthèse le premier du mois.
26. Mission avec contrôle étape par étape. Sous Missions, décrivez ce que vous voulez faire réaliser. Vous obtenez un plan, puis Approuver ou Passer pour chaque étape avant que quoi que ce soit ne soit exécuté. Il peut rechercher sur le web, dans vos propres documents et créer un document à partir du résultat. Si vous avez connecté votre messagerie sous Connexions, il peut aussi consulter votre agenda et votre boîte de réception, mais seulement en lecture : rien n'est envoyé en votre nom et rien n'est réservé dans votre dos.
27. Recherche approfondie. Choisissez Recherche approfondie quand la question est trop vaste pour une réponse immédiate : une cartographie des concurrents dans votre département, une base sur ce que dit vraiment la recherche à propos de ce que vous envisagez de mettre en place. Il continue de travailler pendant que vous faites autre chose, et vous obtenez les sources.

Regarder les chiffres avec un œil neuf

Si vous joignez un tableau ou un fichier csv, EuroWork vous fournit un résumé de l'ensemble du fichier : chaque colonne avec sa plage de valeurs, ses valeurs les plus fréquentes et ses extrêmes, plus les premières lignes en clair. Cela signifie que vous pouvez interroger la structure des données directement, tandis que les montants exacts restent à vérifier auprès de la source.

28. Chargez le fichier et demandez une analyse, sans orienter. Dites simplement quel est votre rôle, par exemple que votre travail consiste à promouvoir des formations ou à réduire les coûts de chauffage dans un parc immobilier. Vous obtenez une analyse à laquelle vous ne vous attendiez pas, et presque toujours deux ou trois questions qui méritent d'être creusées.
29. Demandez-lui de remettre en question votre intuition. "Je pense que les gros clients commandent le plus. Vois-tu quelque chose dans ce fichier qui contredit cela ?" Faire tester sa propre hypothèse vaut plus qu'un simple résumé.
30. Posez la question franchement, avec vos propres mots. Pas besoin de connaître le jargon technique ni d'orthographier correctement. Écrivez "qu'est-ce qui est bizarre ici" si c'est ce que vous pensez, ça suffit.

Ce n'est pas de la magie, c'est du travail artisanal

Une chose qui surprend beaucoup de gens : ceux qui tirent le meilleur parti de l'IA ne sont pas les plus techniques. Ce sont les plus compétents dans leur métier. Le juriste pose les meilleures questions sur les contrats, l'économiste repère immédiatement si un chiffre est aberrant, le gestionnaire reconnaît une réponse qui sonne juste mais qui est fausse. Votre expertise professionnelle prend plus de valeur, pas moins, car c'est elle qui vous permet de savoir ce que vous devez demander et quand la réponse ne convient pas.

Deux habitudes font plus de différence que toutes les astuces réunies :

Ne restez pas à attendre la réponse. Confiez la tâche, allez faire autre chose, revenez. La Recherche approfondie, les Missions et la transcription de réunions sont conçues pour cela.

Demandez d'abord le plan. Ajoutez "décris d'abord comment tu comptes t'y prendre" à votre question. C'est la même chose que de demander à un nouveau collaborateur de montrer son approche avant de se lancer. La qualité s'améliore immédiatement.

Et ce qui vous permet d'oser

Tout ce qui précède serait inconfortable si vous ne saviez pas où vont les données. C'est pourquoi il est indiqué sous chaque réponse dans EuroWork quel modèle a répondu, dans quel pays le traitement a eu lieu et combien la réponse a coûté. Le choix par défaut est des modèles européens. Le contenu n'est jamais utilisé pour entraîner un modèle. Si vous choisissez Informations sensibles, tout reste dans l'UE quel que soit ce que vous avez demandé, et le contenu qui ne doit pas être traité est bloqué avant envoi.

Cela signifie que vous pouvez utiliser la liste ci-dessus pour de vrais dossiers, de vrais contrats et de vrais clients. Pas pour des exemples fictifs.

Commencez par trois choses

Choisissez trois éléments ici et faites-les cette semaine. Par exemple : prenez en photo quelque chose qui vous intrigue, joignez le document le plus long que vous avez reçu ce mois-ci et demandez ce qui vous concerne, et programmez un rapport du matin sous Planifié.

Dans deux semaines, vous ne vous souviendrez plus comment vous faisiez avant.