Wofür braucht man KI? Dreißig Antworten aus echten Arbeitstagen

Die häufigste Frage nach einem Schulungstag lautet nie, wie die Technik funktioniert. Sondern diese: wofür brauche ich sie?

Das ist eine berechtigte Frage. Man weiß, dass andere etwas aus KI herausholen, aber die Beispiele, die man hört, handeln vom Schreiben von Blogtexten, und man schreibt selbst keine Blogtexte. Man bearbeitet Fälle, erstellt Angebote, ruft Kunden an, hält Meetings ab, liest Berichte, für die man keine Zeit hatte.

Hier ist eine Liste mit Dingen, die Menschen tatsächlich tun. Keiner davon erfordert, dass man etwas über KI weiß. Jeder Punkt wurde in EuroWork getestet, bevor er hier aufgeschrieben wurde, mit erfundenem, aber realistischem Material. Die Antworten dauerten zwischen fünf und fünfundvierzig Sekunden und kosteten zwischen zwei und vierzehn Cent pro Stück.

Die Kamera ist der unterschätzte Knopf

Das ist das Beispiel, das die Leute oft mitten in der Schulung zum Handy greifen lässt.

Man findet einen Gegenstand in einer Kiste im Lager. Man kann nicht danach suchen, weil man nicht weiß, wie er heißt. Ein Foto machen, Dokument anhängen drücken und fragen, was es ist und ob man es wegwerfen kann. Dasselbe funktioniert mit dem Ersatzteil, dessen Nummer niemand kennt, mit einer Komponente in einer Schaltanlage oder mit dem Kabel im Serverraum.

Derselbe Trick, weitere Varianten:

1. Das Whiteboard nach dem Meeting. Ein Foto machen und um einen verständlichen Projektplan bitten, statt fünfzehn Pfeile und ein verschmiertes Kästchen abzuschreiben.
2. Ein altes Dokument mit verschnörkelter Handschrift. Eine Heiratsurkunde, ein Protokoll aus den Fünfzigern, eine Notiz in einem alten Ordner. Um eine Interpretation bitten, und darum, dass unsichere Wörter markiert werden, damit man weiß, wo man selbst genauer hinschauen muss.
3. Das Schild, das Etikett oder die Anleitung in einer Sprache, die man nicht liest. Ein Foto machen und fragen, was dort steht.
4. Eine Berichtsseite, die man mit dem Handy fotografiert hat. Um eine Zusammenfassung auf halber Länge bitten, dann weiß man in zehn Sekunden, ob es sich lohnt, den ganzen Text zu lesen.

Es klingt wie ein Spielzeug. Doch dann nutzt man es jede Woche bei der Arbeit.

Lesen, wofür niemand Zeit hat

Hier liegt der größte ungenutzte Gewinn in den meisten Unternehmen. Nicht schneller schreiben, sondern nicht alles lesen müssen.

5. Der Jahresabschluss oder der Quartalsbericht, den man zugeschickt bekommen hat. Ihn anhängen und sagen, wer man ist: Was hiervon betrifft mich als Schulleiter? Als Einkäufer? Wir haben es als Schulleiter getestet und erhielten zuerst den Schulabschnitt, die Wirtschaft als indirekten Einfluss und nichts zum Kanalnetz.
6. Die KI gegen sich selbst argumentieren lassen. Zuerst: Gib mir die vier stärksten Gründe, hier weiterzumachen. Dann: Gib mir die vier stärksten Gründe, es sein zu lassen. Man bekommt in zwei Minuten ein besseres Bild, als man es durch eine Stunde Grübeln erhält.
7. Zwei Versionen desselben Vertrags. Beide anhängen und fragen, was sich unterscheidet. Wir haben es mit zwei Entwürfen für einen Kaufvertrag getestet, bei dem ein Nebensatz zum Personalverantwortung gestrichen und die Garantiezeit von 24 auf 12 Monate verkürzt wurde. Beide Änderungen wurden zurückgemeldet, inklusive der praktischen Bedeutung für den Käufer. Solche Nebensätze sind genau das, worüber das Auge beim Durchlesen hinweggeht.
8. Ausschreibungsanfrage gegen die eigenen Referenzen. Die Anfrage und eine Zusammenstellung dessen anhängen, was man bisher gewonnen und geliefert hat, und direkt fragen, ob es sich lohnt, drei Tage dafür zu investieren.
9. Gesetzestext oder Vorschrift. Um eine Erklärung in einer Sprache bitten, die sich an jemanden richtet, der kein Jurist ist. Gerne auch um eine Version bitten, die ein Sechzehnjähriger verstehen würde, die wird oft auch für Erwachsene am besten.
10. Bewerbungen gegen die Stellenausschreibung. Die Stellenausschreibung als Kriterienliste anhängen und die Bewerbungen nacheinander, anonymisiert, mit der Bitte um ein Ja oder Nein mit Begründung. Die Entscheidung bleibt bei einem selbst, aber die Grundlage ist fair.

Schreiben und die eigene Stimme behalten

11. Die KI prüfen lassen, statt selbst zu schreiben. Die Antwort selbst schreiben und um eine Bewertung des Tons bitten. Oft erhält man die Rückmeldung, dass das Geschriebene gut ist, und einen konkreten Vorschlag zur Verbesserung. Als wir es testeten, wurde geraten, einen Satz hinzuzufügen, der die Frustration des Empfängers bestätigt, das war richtig. Dieselbe Antwort endete mit einem Verweis auf Richtlinien, die wir nicht finden konnten. Quellenangaben mit derselben Skepsis lesen wie alles andere.
12. Auf siebzig Prozent kürzen. Nicht, weil der Text schlecht ist, sondern damit er gelesen wird. In unserem Test wurde ein Text von 906 Zeichen auf 601 Zeichen gekürzt, mit allen vier Sachinformationen. Machen Sie es zur Gewohnheit bei allem, was Sie an mehr als fünf Personen schicken.
13. Die Antwort auf die wütende E-Mail. Den erhaltenen Text einfügen und um eine Antwort bitten, die beruhigt, statt Öl ins Feuer zu gießen. Vor dem Abschicken genau durchlesen: In unserem Test versprach der Entwurf, eine Rechnung sofort zu stornieren, obwohl wir ausdrücklich darum gebeten hatten, nichts zu versprechen, was wir nicht sicher wissen. Der Ton war richtig, das Versprechen war nicht unseres zu geben.
14. Den Ton komplett ändern. Denselben Text als formell, als warmherzig, als selbstironisch. Den eigenen Text in drei Tonlagen zu sehen, ist der schnellste Weg zu verstehen, welcher passt.
15. Die Replik auf den Debattenartikel in der Lokalzeitung. Um die stärksten Gegenargumente bitten. Man muss sie nicht eins zu eins übernehmen, aber man weiß, wo man steht. Hier ist die Warnung am wichtigsten: In unserem Test baute die Antwort ihre Argumente auf einem Bericht und einem internen Papier auf, die es nicht gibt. Die Argumente waren brauchbar, die Zahlen erfunden. Das Argumentationsmuster nutzen, die Zahlen selbst besorgen.
16. Die Übersetzung, die halten soll. Unter Dokumente gibt es Dokumentenübersetzung für Textdokumente und Präsentationen. Die Formatierung bleibt erhalten, Tabellen und Layout bleiben bestehen, und man erhält eine fertige Datei zum Herunterladen. Soll der Text lange in Druck oder im Web leben: Lassen Sie ihn trotzdem von jemandem mit der Sprache als Muttersprache überfliegen.

Ein Punkt zum Merken: Sobald man etwas veröffentlicht, sind es die eigenen Worte. Das gilt unabhängig davon, wer oder was den ersten Entwurf geschrieben hat.

Assistenten: Wenn dieselbe Frage jeden Tag kommt

Das ist die Funktion, die für diejenigen am meisten verändert, die täglich ähnliche Fragen beantworten. Unter Assistenten baut man einen eigenen Experten auf, indem man ihm eine Anleitung und einige Quellen gibt, auf die er sich stützen kann.

17. Derjenige, der jeden Tag dieselben Fragen beantwortet. Das Angebot, die Preise und die Regeln als Quellen hinterlegen und den Assistenten die Antwort schreiben lassen. Wir haben das Prinzip mit einem HR-Material getestet: Der Assistent antwortete mit genauen Beträgen und Zeiten aus den Quellen, nicht aus dem Gedächtnis.
18. Der Prüfer gegen das grafische Erscheinungsbild. Das Designhandbuch als Quelle hochladen. Dann eine Anzeige anhängen und um eine Prüfung bitten. Wir haben es mit einer Anzeige getestet, die gegen vier Regeln verstieß, und erhielten alle vier zurück, mit der zitierten Regel: die verbotene rote Farbe, das Logo in der falschen Ecke, die fehlende Primärfarbe und die Überschrift in Großbuchstaben. Solche Dinge, für die sich niemand die Mühe macht, jedes Mal nachzuschlagen.
19. Der Prüfer gegen die Vorschriften. Dasselbe Prinzip mit den eigenen Vergaberegeln oder der Umweltpolitik als Quelle. Er liest sowohl die Regel in der Quelle als auch die Farben und die Komposition im Bild, das man anhängt.
20. Die Einarbeitungshilfe. Den Assistenten auf die bereits vorhandenen HR-Dokumente verweisen, dann beantwortet er Fragen von neuen Mitarbeitern, ohne dass jemand einen neuen Text schreiben muss. In unserem Test kamen die richtigen Zahlen zurück: der Zuschuss für Gesundheitsförderung, der Flexrahmen und die Saldengrenzen, aus den Dokumenten entnommen.
21. Der Ton des Hauses. Ein paar Texte, mit denen man zufrieden ist, als Quelle hinterlegen und die KI bitten, im gleichen Stil zu schreiben. Jetzt klingt es wie man selbst, nicht wie eine Broschüre. In unserem Test kam die Gewohnheit zurück, zuerst den Nachteil zuzugeben, wie es in den Beispieltexten stand.

Eine Sache, die uns überraschte: Die Quellen werden bereits beim Hochladen geprüft. Unser HR-Material wurde als sensibel markiert und war damit an europäische Modelle gebunden, während die Tonbeispiele ohne Beanstandung durchgingen.

Meetings, die den Tag nicht auffressen

Unter Dokumente lädt man die Audioaufnahme eines Meetings hoch und erhält ein Protokoll. Die Arbeit läuft im Hintergrund weiter, sodass man den Tab schließen und zum nächsten Meeting gehen kann.

22. Niemand muss Protokoll führen. Wer sonst mitschreibt, kann stattdessen am Gespräch teilnehmen, meist ist das die Person, die am meisten beizutragen hat. In unserem Test filterte das Protokoll die richtigen Beschlüsse und die richtigen Verantwortlichen aus der Aufnahme heraus und schrieb "unklar, nicht im Transkript angegeben", wo Angaben fehlten, statt sie zu erfinden.
23. Beschlüsse, die nicht zwischen den Stühlen fallen. Das Protokoll als Dokument speichern, dann ist es für alle durchsuchbar, die es brauchen, statt in jemandes Notizblock zu verschwinden.
24. Das Protokoll wird ein Dokument wie jedes andere. Es erhält eine Versionshistorie, einen Knopf, um mit den Worten zu bestätigen, dass ein Mensch den Inhalt geprüft hat, und Export nach Word oder PDF.

Aufgaben, die sich selbst erledigen

25. Der Morgenbericht. Unter Geplant legt man eine wiederkehrende Aufgabe an, die ausgeführt wird, bevor man ins Büro kommt. Das Ergebnis liegt als KI-Konversation bereit, wenn man sich einloggt. Die Beobachtung eines Themas, eine Wochenzusammenfassung freitags, eine Übersicht am Monatsanfang.
26. Aufträge mit Kontrolle Schritt für Schritt. Unter Missionen beschreibt man, was man erledigt haben möchte. Man erhält einen Plan und dann Genehmigen oder Überspringen für jeden Schritt, bevor etwas passiert. Die KI kann im Internet suchen, im eigenen Material suchen und ein Dokument aus dem Ergebnis erstellen. Wenn man die E-Mail unter Verbindungen verknüpft hat, kann sie auch den Kalender und den Posteingang lesen, aber nur lesen: Nichts wird in Ihrem Namen verschickt und nichts hinter Ihrem Rücken gebucht.
27. Tiefgehende Recherche. Tiefgehende Recherche wählen, wenn die Frage zu groß für eine direkte Antwort ist. Sie arbeitet weiter, während man etwas anderes tut, Fortschrittsmeldungen erscheinen im Thread, und der Bericht kommt mit Quellenverzeichnis zurück. Unser Test lieferte fünf Quellen, darunter eine wissenschaftliche. Eine Einschränkung: Bilder, die man anhängt, werden in diesem Modus nicht gelesen, dafür sind sie in einer normalen Frage besser aufgehoben.

Zahlen mit neuen Augen sehen

Wenn man eine Tabellenkalkulation oder eine CSV-Datei anhängt, erhält man in EuroWork eine Zusammenfassung der gesamten Datei: Jede Spalte mit ihrem Wertebereich, den häufigsten Werten und ihren Extremwerten, plus die ersten Zeilen in Klartext. Das bedeutet, dass man direkt nach der Form des Materials fragen kann, während genaue Beträge weiterhin gegen die Quelle geprüft werden müssen.

28. Die Datei hochladen und um eine Analyse bitten, ohne sie zu steuern. Einfach nur sagen, welche Rolle man hat, zum Beispiel, dass der eigene Job darin besteht, Kurse zu vermarkten oder die Heizkosten in einem Gebäudebestand niedrig zu halten. Man erhält eine Analyse, von der man nicht wusste, dass man sie wollte, und fast immer zwei oder drei Fragen, die es wert sind, weiter vertieft zu werden.
29. Die KI bitten, das Bauchgefühl infrage zu stellen. "Ich glaube, dass die großen Kunden am meisten bestellen. Siehst du in dieser Datei etwas, das dagegen spricht?" Die eigene These prüfen zu lassen, ist mehr wert als eine Zusammenfassung.
30. Direkt fragen, in den eigenen Worten. Man muss keine Fachbegriffe kennen. Alle Fragen in dieser Liste sind in Alltagssprache formuliert, und alle haben funktioniert.

Das hier ist kein Zauber, sondern Handwerk

Eine Sache, die viele überrascht: Diejenigen, die am meisten aus KI herausholen, sind nicht die Technikaffinen. Es sind diejenigen, die in ihrem Beruf am besten sind. Der Jurist stellt die besten Vertragsfragen, der Ökonom erkennt sofort, ob eine Zahl unrealistisch ist, der Sachbearbeiter erkennt eine Antwort, die richtig klingt, aber falsch ist. Das eigene Fachwissen wird wertvoller, nicht weniger, denn es ist das, was einem sagt, worum man bitten soll und wann die Antwort nicht taugt.

Zwei Gewohnheiten machen einen größeren Unterschied als alle Tricks zusammen:

Nicht auf die Antwort warten. Die Aufgabe stellen, etwas anderes tun, zurückkommen. Tiefgehende Recherche und Meeting-Transkription sind dafür gemacht, und beide laufen weiter, auch wenn man den Tab schließt. Missionen warten dagegen auf einen: Sie halten bei jedem Schritt an, bis man ihn genehmigt hat.

Zahlen mit Misstrauen lesen. Argumentation und Struktur sind die starke Seite. Genaue Beträge, Jahreszahlen und Quellenangaben sind die schwache, besonders wenn die KI kein Material hat, auf das sie sich stützen kann. Gibt man ihr ein Dokument, sind die Zahlen richtig, das haben wir immer wieder gesehen. Bittet man sie um Zahlen aus dem Nichts, kann sie sie mit voller Überzeugung erfinden.

Und das, was einen mutig macht

All das oben wäre unangenehm, wenn man nicht wüsste, wo die Daten landen. Deshalb steht unter jeder Antwort in EuroWork, welches Modell geantwortet hat, in welchem Land die Daten verarbeitet wurden und was die Antwort gekostet hat. Die Standardeinstellung sind europäische Modelle. Die Inhalte werden niemals genutzt, um ein Modell zu trainieren. Wählt man Vertrauliche Informationen, bleibt alles in der EU, egal worum man gebeten hat, und Inhalte, die nicht verarbeitet werden dürfen, werden gestoppt, bevor sie gesendet werden.

Das bedeutet, dass man die obige Liste für echte Fälle, echte Verträge und echte Kunden nutzen kann. Nicht für erfundene Beispiele.

Mit drei Dingen anfangen

Drei Dinge von hier auswählen und diese Woche umsetzen. Zum Beispiel: Etwas fotografieren, das einen interessiert, das längste Dokument anhängen, das man diesen Monat erhalten hat, und fragen, was einen betrifft, und einen Morgenbericht unter Geplant einrichten.

In zwei Wochen wird man sich nicht mehr daran erinnern, wie man es vorher gemacht hat.