Τι να κάνω με την AI; Τριάντα απαντήσεις από πραγματικές εργάσιμες ημέρες

Το πιο συνηθισμένο ερώτημα μετά από μια ημέρα σεμιναρίου δεν είναι πώς λειτουργεί η τεχνολογία. Είναι το εξής: τι να την κάνω;

Είναι ένα λογικό ερώτημα. Ξέρεις ότι άλλοι βγάζουν κάτι από την AI, αλλά τα παραδείγματα που ακούς αφορούν τη συγγραφή αναρτήσεων ιστολογίου, κι εσύ δεν γράφεις αναρτήσεις ιστολογίου. Εσύ επεξεργάζεσαι αιτήματα, κάνεις προσφορές, τηλεφωνείς σε πελάτες, διεξάγεις συναντήσεις, διαβάζεις εκθέσεις που δεν πρόλαβες να διαβάσεις.

Αυτή είναι μια λίστα με πράγματα που κάνουν πραγματικά οι άνθρωποι. Κανένα από αυτά δεν απαιτεί να γνωρίζεις κάτι για την AI. Όλα μπορούν να γίνουν στον EuroWork, και τα περισσότερα χρειάζονται λιγότερο από ένα λεπτό για να τα δοκιμάσεις.

Η κάμερα είναι το υποτιμημένο κουμπί

Αυτό είναι το παράδειγμα που συνήθως κάνει τους ανθρώπους να βγάζουν το κινητό τους στη μέση του σεμιναρίου.

Βρίσκεις ένα αντικείμενο σε ένα κουτί στην αποθήκη. Δεν μπορείς να το αναζητήσεις, γιατί δεν ξέρεις πώς λέγεται. Φωτογράφησέ το, πάτησε Επισύναψη εγγράφου και ρώτησε τι είναι και αν μπορεί να πεταχτεί. Το ίδιο ισχύει για το ανταλλακτικό του οποίου κανείς δεν ξέρει τον αριθμό, για ένα εξάρτημα σε έναν πίνακα διανομής και για αυτό το καλώδιο στην αίθουσα διακομιστών.

Η ίδια τεχνική, περισσότερες παραλλαγές:

1. Ο πίνακας μετά τη συνάντηση. Φωτογράφησέ τον και ζήτησε ένα κατανοητό πλάνο έργου αντί να αντιγράψεις δεκαπέντε βέλη και ένα ακατάστατο πλαίσιο.
2. Ένα παλιό έγγραφο με πολύπλοκη γραφή. Μια ληξιαρχική πράξη γάμου, ένα πρακτικό από τη δεκαετία του πενήντα, μια σημείωση σε έναν παλιό φάκελο. Ζήτησε μια ερμηνεία, και να επισημαίνονται οι αβέβαιες λέξεις ώστε να ξέρεις πού να εστιάσεις εσύ.
3. Η πινακίδα, η ετικέτα ή το εγχειρίδιο σε γλώσσα που δεν καταλαβαίνεις. Φωτογράφησέ την και ρώτησε τι λέει.
4. Μια σελίδα έκθεσης που φωτογράφισες με το κινητό. Ζήτησε μια σύνοψη στο μισό μήκος, για να καταλάβεις σε δέκα δευτερόλεπτα αν αξίζει να τη διαβάσεις ολόκληρη.

Ακούγεται σαν παιχνίδι. Μετά το χρησιμοποιείς στη δουλειά κάθε εβδομάδα.

Να διαβάζεις αυτό που κανείς δεν προλαβαίνει να διαβάσει

Εδώ βρίσκεται το μεγαλύτερο ανεκμετάλλευτο κέρδος στις περισσότερες επιχειρήσεις. Όχι να γράφεις πιο γρήγορα, αλλά να αποφεύγεις να διαβάζεις τα πάντα.

5. Η ετήσια έκθεση ή η ενδιάμεση έκθεση που σου στάλθηκε. Επισύναψέ την και ρώτησε: τι σε αυτό αφορά εμένα, ως δάσκαλο; Ως υπεύθυνο προμηθειών; Ως διευθυντή ακινήτων; Το ίδιο έγγραφο δίνει εντελώς διαφορετικές απαντήσεις ανάλογα με το ποιος ρωτάει.
6. Ζήτησέ της να αντιταχθεί στον εαυτό της. Πρώτα: δώσε μου τους τέσσερις ισχυρότερους λόγους να προχωρήσω με αυτό. Μετά: δώσε μου τους τέσσερις ισχυρότερους λόγους να το αφήσω. Θα έχεις μια καλύτερη εικόνα σε δύο λεπτά από ό,τι μετά από μια ώρα σκέψης.
7. Δύο εκδόσεις της ίδιας σύμβασης. Επισύναψε και τις δύο και ρώτησε τι διαφέρει. Κάποιος το έκανε αυτό στην πραγματικότητα και ανακάλυψε ότι μια μικρή λέξη είχε αφαιρεθεί από τη σύμβαση αγοράς, αυτή που έκανε τον αγοραστή να μην αναλαμβάνει πλέον την ευθύνη για το προσωπικό κατά την παράδοση. Αυτή η λέξη δεν την είχε προσέξει κανείς κατά την ανάγνωση.
8. Αίτημα προσφοράς έναντι των δικών σας αναφορών. Επισύναψε το αίτημα και μια σύνοψη των προηγούμενων νικών και παραδόσεών σας, και ρώτησε ευθέως αν αξίζει να αφιερώσεις τρεις ημέρες σε αυτό.
9. Ο νόμος ή ο κανονισμός. Ζήτησε μια εξήγηση σε γλώσσα που απευθύνεται σε κάποιον που δεν είναι νομικός. Ζήτησε μάλιστα μια εκδοχή που θα καταλάβαινε ένας δεκαεξάχρονος, συχνά είναι η καλύτερη ακόμα και για ενήλικες.
10. Οι αιτήσεις έναντι της αγγελίας. Επισύναψε την αγγελία εργασίας ως λίστα κριτηρίων και τις αιτήσεις μία-μία, ανώνυμες, και ζήτησε ένα ναι ή όχι με αιτιολόγηση. Η απόφαση παραμένει δική σου, αλλά η βάση είναι ομοιόμορφη.

Να γράφεις, και να διατηρείς τη δική σου φωνή

11. Άφησέ την να ελέγξει αντί να γράψει. Γράψε την απάντηση μόνος σου και ζήτησε μια αξιολόγηση του τόνου. Συχνά θα ακούσεις ότι αυτό που έγραψες είναι καλό, και ένα συγκεκριμένο πράγμα που θα το έκανε καλύτερο.
12. Συντόμευσε στο εβδομήντα τοις εκατό. Όχι επειδή το κείμενο είναι κακό, αλλά επειδή θα διαβαστεί. Κάνε το συνήθεια σε όλα όσα στέλνεις σε περισσότερους από πέντε ανθρώπους.
13. Η απάντηση στο θυμωμένο email. Αντέγραψε αυτό που έλαβες και ζήτησε μια απάντηση που ηρεμεί αντί να εξάπτει. Διάβασέ το, άλλαξέ το, στείλε το.
14. Άλλαξε εντελώς τον τόνο. Το ίδιο κείμενο ως επίσημο, ως ζεστό, ως αυτοσαρκαστικό. Το να δεις το δικό σου κείμενο σε τρεις τόνους είναι ο γρηγορότερος τρόπος να καταλάβεις ποιος ταιριάζει.
15. Η απάντηση στο άρθρο συζήτησης στην τοπική εφημερίδα. Ζήτησε τα ισχυρότερα αντεπιχειρήματα. Δεν χρειάζεται να τα χρησιμοποιήσεις αυτούσια, αλλά θα ξέρεις πού στέκεσαι.
16. Η μετάφραση που πρέπει να κρατήσει. Στην ενότητα Έγγραφα υπάρχει η μετάφραση εγγράφων για κείμενα και παρουσιάσεις. Η μορφοποίηση διατηρείται, οι πίνακες και η διάταξη παραμένουν, και λαμβάνεις πίσω ένα έτοιμο αρχείο για λήψη. Αν το κείμενο πρόκειται να παραμείνει για καιρό σε έντυπη μορφή ή στο διαδίκτυο: άφησέ το να το ελέγξει κάποιος με τη γλώσσα ως μητρική.

Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάσαι: από τη στιγμή που δημοσιεύεις κάτι, είναι δικές σου λέξεις. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το ποιος ή τι έγραψε το πρώτο προσχέδιο.

Βοηθοί: όταν το ίδιο ερώτημα έρχεται κάθε μέρα

Αυτή είναι η λειτουργία που αλλάζει τα πάντα για όποιον απαντά σε παρόμοια ερωτήματα ξανά και ξανά. Στην ενότητα Βοηθοί δημιουργείς έναν δικό σου ειδικό δίνοντάς του μια οδηγία και κάποιες πηγές στις οποίες μπορεί να βασιστεί.

17. Ο απαντητής προσφορών. Ένας συνάδελφος που απαντά σε μερικές εκατοντάδες emails την ημέρα έχει καταχωρήσει ολόκληρο το προσφερόμενο υλικό, τις τιμές και τους κανόνες έκπτωσης. Αντιγράφει το εισερχόμενο email, διαβάζει την απάντηση σε δέκα δευτερόλεπτα και την στέλνει. Αυτό που έπαιρνε ένα τέταρτο τώρα γίνεται σε λίγα δευτερόλεπτα.
18. Ο ελεγκτής της γραφικής σας ταυτότητας. Ανέβασε το εγχειρίδιο σχεδιασμού των εξήντα σελίδων ως πηγή. Στη συνέχεια επισύναψε μια διαφήμιση, ένα φυλλάδιο ή μια παρουσίαση και ζήτησε έναν έλεγχο. Θα μάθεις ότι οι αναλογίες του λογότυπου δεν τηρούνται και ότι το χρώμα είναι λάθος, πράγματα που κανείς δεν έχει όρεξη να ελέγξει κάθε φορά.
19. Ο ελεγκτής του κανονιστικού πλαισίου. Η ίδια αρχή με τις οδηγίες της Αρχής Καταναλωτή, τους δικούς σας κανόνες προμηθειών ή την περιβαλλοντική σας πολιτική ως πηγή. Διαβάζει ακόμα και την εικόνα σε μια διαφήμιση και σου λέει τι σε αυτήν κινδυνεύει να παραβιάσει τους κανόνες.
20. Ο βοηθός εισαγωγής. Δείξε στον βοηθό τα έγγραφα που υπάρχουν ήδη στα HR σας, και θα απαντήσει στον νεοπροσληφθέντα χωρίς κανείς να γράψει ούτε μια νέα γραμμή.
21. Ο τόνος του σπιτιού. Πρόσθεσε μερικά κείμενα με τα οποία είστε ικανοποιημένοι ως πηγή και ζήτησέ του να γράψει με το ίδιο ύφος. Τώρα ακούγεται σαν εσάς, όχι σαν φυλλάδιο.

Συναντήσεις που δεν τρώνε όλη την ημέρα

Στην ενότητα Έγγραφα ανεβάζεις τον ήχο από μια συνάντηση και λαμβάνεις πίσω ένα πρακτικό. Η εργασία συνεχίζεται στο παρασκήνιο, οπότε μπορείς να κλείσεις την καρτέλα και να πας στην επόμενη συνάντηση.

22. Δεν χρειάζεται κανείς να είναι γραμματέας. Αυτός που συνήθως κρατά σημειώσεις μπορεί να συμμετέχει στη συζήτηση, κάτι που συνήθως είναι αυτός που έχει τα περισσότερα να προσφέρει.
23. Αποφάσεις που δεν χάνονται. Αποθήκευσε το πρακτικό ως έγγραφο, ώστε να είναι αναζητήσιμο από όλους όσους το χρειάζονται, αντί να βρίσκεται στο σημειωματάριο κάποιου.
24. Η σύνοψη για όσους δεν ήταν παρόντες. Ένα τμήμα στα Κανάλια αντί για μια ακόμα συνάντηση.

Εργασίες που γίνονται μόνες τους

25. Η πρωινή αναφορά. Στην ενότητα Προγραμματισμένα προσθέτεις μια επαναλαμβανόμενη εργασία που εκτελείται πριν έρθεις. Το αποτέλεσμα περιμένει ως συνομιλία με AI όταν συνδεθείς. Η παρακολούθηση ενός θέματος, μια εβδομαδιαία σύνοψη κάθε Παρασκευή, μια συλλογή την πρώτη του μήνα.
26. Εργασίες με έλεγχο βήμα προς βήμα. Στην ενότητα Αποστολές περιγράφεις τι θέλεις να γίνει. Λαμβάνεις ένα σχέδιο, και στη συνέχεια Έγκριση ή Παράβλεψη για κάθε βήμα πριν συμβεί κάτι. Μπορεί να αναζητήσει στο διαδίκτυο, να αναζητήσει στο δικό σας υλικό και να δημιουργήσει ένα έγγραφο από το αποτέλεσμα. Αν έχετε συνδέσει το email στην ενότητα Συνδέσεις, μπορεί επίσης να διαβάσει το ημερολόγιο και τα εισερχόμενά σου, αλλά μόνο να διαβάσει: τίποτα δεν αποστέλλεται στο όνομά σου και τίποτα δεν κλείνεται πίσω από την πλάτη σου.
27. Βαθιά έρευνα. Επίλεξε Βαθιά έρευνα όταν η ερώτηση είναι πολύ μεγάλη για μια άμεση απάντηση: μια χαρτογράφηση των ανταγωνιστών στην περιοχή σας, ένα υπόβαθρο για το τι λέει πραγματικά η έρευνα για αυτό που σκέφτεστε να εφαρμόσετε. Συνεχίζει να εργάζεται ενώ κάνεις κάτι άλλο, και λαμβάνεις τις πηγές μαζί.

Να βλέπεις τους αριθμούς με νέα μάτια

Αν επισυνάψεις ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα csv, ο EuroWork σου δίνει μια σύνοψη ολόκληρου του αρχείου: κάθε στήλη με το εύρος τιμών της, τις πιο συχνές τιμές και τις ακραίες τιμές της, καθώς και τις πρώτες γραμμές σε απλή γλώσσα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να ρωτήσεις για τη μορφή του υλικού απευθείας, ενώ τα ακριβή ποσά παραμένουν κάτι που επαληθεύεις με την πηγή.

28. Ανέβασε το αρχείο και ζήτησε μια ανάλυση, χωρίς να καθοδηγήσεις. Πες απλώς ποιος είναι ο ρόλος σου, για παράδειγμα ότι η δουλειά σου είναι να προωθήσεις τα μαθήματα ή να μειώσεις το κόστος θέρμανσης σε ένα χαρτοφυλάκιο ακινήτων. Θα λάβεις πίσω μια ανάλυση που δεν ήξερες ότι ήθελες, και σχεδόν πάντα δύο ή τρεις ερωτήσεις που αξίζει να ερευνήσεις περαιτέρω.
29. Ζήτησέ της να αμφισβητήσει το ένστικτό σου. "Πιστεύω ότι οι μεγάλοι πελάτες παραγγέλνουν περισσότερο. Βλέπεις κάτι σε αυτό το αρχείο που να το αντικρούει;" Το να δοκιμάζεται η δική σου θέση αξίζει περισσότερο από μια σύνοψη.
30. Ρώτα ευθέως, με τα δικά σου λόγια. Δεν χρειάζεται να γνωρίζεις τεχνικούς όρους και δεν χρειάζεται να γράφεις σωστά. Γράψε "τι είναι παράξενο εδώ" αν αυτό εννοείς, αρκεί.

Αυτό δεν είναι μαγεία, είναι χειρωνακτική εργασία

Ένα πράγμα που εκπλήσσει πολλούς: αυτοί που αξιοποιούν περισσότερο την AI δεν είναι οι πιο τεχνικοί. Είναι οι πιο ικανοί στο επάγγελμά τους. Ο δικηγόρος θέτει τις καλύτερες ερωτήσεις για συμβάσεις, ο οικονομολόγος βλέπει αμέσως αν ένας αριθμός είναι παράλογος, ο υπεύθυνος επεξεργασίας αναγνωρίζει μια απάντηση που ακούγεται σωστή αλλά είναι λάθος. Η επαγγελματική σου γνώση αποκτά μεγαλύτερη αξία, όχι μικρότερη, γιατί αυτή σε κάνει να ξέρεις τι να ζητήσεις και πότε η απάντηση δεν αρκεί.

Δύο συνήθειες κάνουν μεγαλύτερη διαφορά από όλα τα κόλπα μαζί:

Μην περιμένεις την απάντηση. Δώσε την εργασία, πήγαινε να κάνεις κάτι άλλο, γύρνα πίσω. Η βαθιά έρευνα, οι αποστολές και η μεταγραφή συναντήσεων είναι σχεδιασμένες για αυτό.

Ζήτησε πρώτα το σχέδιο. Πρόσθεσε "περιέγραψε πρώτα πώς σκέφτεσαι να το κάνεις αυτό" στην ερώτησή σου. Είναι το ίδιο με το να ζητήσεις από έναν νέο συνεργάτη να δείξει το πλάνο πριν ξεκινήσει. Η ποιότητα βελτιώνεται αμέσως.

Και αυτό που σε κάνει να τολμάς

Όλα τα παραπάνω θα ήταν δυσάρεστα αν δεν ήξερες πού καταλήγουν τα δεδομένα. Γι’ αυτό κάτω από κάθε απάντηση στον EuroWork αναγράφεται ποιο μοντέλο απάντησε, σε ποια χώρα επεξεργάστηκε και πόσο κόστισε η απάντηση. Η προεπιλογή είναι ευρωπαϊκά μοντέλα. Το περιεχόμενο δεν χρησιμοποιείται ποτέ για την εκπαίδευση κάποιου μοντέλου. Αν επιλέξεις Ευαίσθητες πληροφορίες, όλα παραμένουν στην ΕΕ ανεξάρτητα από το τι έχεις ζητήσει, και το περιεχόμενο που δεν επιτρέπεται να επεξεργαστεί σταματά πριν σταλεί.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να χρησιμοποιήσεις την παραπάνω λίστα σε πραγματικά αιτήματα, πραγματικές συμβάσεις και πραγματικούς πελάτες. Όχι σε φανταστικά παραδείγματα.

Ξεκίνα με τρία

Διάλεξε τρία πράγματα από εδώ και κάν’ τα αυτή την εβδομάδα. Για παράδειγμα: φωτογράφησε κάτι που σε απασχολεί, επισύναψε το μεγαλύτερο έγγραφο που έλαβες αυτόν τον μήνα και ρώτησε τι σε αφορά, και πρόσθεσε μια πρωινή αναφορά στην ενότητα Προγραμματισμένα.

Σε δύο εβδομάδες δεν θα θυμάσαι πώς τα έκανες πριν.