Per a què serveix la IA? Trenta respostes de dies de feina reals

La pregunta més habitual després d’un dia de curs mai és com funciona la tecnologia. És aquesta: per a què serveix?

És una pregunta raonable. Saps que altres en treuen profit, de la IA, però els exemples que sents parlen d’escriure textos per a blogs, i tu no n’escrius. Tu tramites expedients, fas pressupostos, truques a clients, mantens reunions, llegeixes informes que no has tingut temps de llegir.

Aquesta és una llista de coses que la gent realment fa. Cap d’elles requereix que sàpigues res sobre IA. Cada punt s’ha provat a EuroWork abans d’escriure’l aquí, amb material inventat però realista. Les respostes van trigar entre cinc i quaranta-cinc segons i van costar entre dos i catorze cèntims cadascuna.

La càmera és el botó subestimat

Aquest és l’exemple que sol fer que la gent agafi el mòbil al mig del curs.

Trobes un objecte en una caixa al magatzem. No el pots cercar perquè no saps com es diu. Fes-li una foto, prem Adjunta un document i pregunta què és i si es pot llençar. El mateix funciona amb la peça de recanvi de la qual ningú sap el número, amb un component d’un quadre elèctric o amb aquell cable del servidor.

El mateix truc, més variants:

1. La pissarra després de la reunió. Fes-li una foto i demana un pla de projecte entenedor en lloc de copiar quinze fletxes i un requadre embolicat.
2. Un document antic amb lletra enrevessada. Un certificat de matrimoni, un acta dels anys cinquanta, una anotació en una carpeta vella. Demana una interpretació, i que les paraules dubtoses es marquin perquè sàpigues on has de mirar tu mateix.
3. El rètol, l’etiqueta o el manual en una llengua que no entens. Fes-li una foto i pregunta què hi diu.
4. Una pàgina d’un informe que has fotografiat amb el mòbil. Demana un resum de la meitat de llargada, així saps en deu segons si val la pena llegir-lo sencer.

Sona com un joc. Després l’utilitzes a la feina cada setmana.

Llegir allò que ningú té temps de llegir

Aquí rau el guany més gran sense aprofitar a la majoria d’organitzacions. No és escriure més ràpid, sinó estalviar-se llegir-ho tot.

5. La memòria anual o l’informe trimestral que t’han enviat. Adjunta’l i digues qui ets: què d’això em concerneix, com a director d’escola? Com a responsable de compres? Ho vam provar com a director d’escola i vam obtenir primer la secció escolar, l’economia com a influència indirecta, i res sobre la xarxa de clavegueram.
6. Demana-li que argumenti en contra seva. Primer: dona’m les quatre raons més fortes per tirar endavant això. Després: dona’m les quatre raons més fortes per deixar-ho córrer. Obtindràs una imatge millor en dos minuts que després d’una hora de rumiar.
7. Dues versions del mateix contracte. Adjunta les dues i pregunta què les diferencia. Ho vam provar amb dos esborranys d’un contracte de compra on s’havia eliminat una clàusula sobre responsabilitat del personal i s’havia reduït el termini de garantia de 24 a 12 mesos. Les dues modificacions van aparèixer, amb el que signifiquen en la pràctica per al comprador. Aquest tipus de clàusula és precisament el que l’ull passa per alt en llegir.
8. Una sol·licitud de licitació contra les vostres pròpies referències. Adjunta la sol·licitud i un resum del que heu guanyat i entregat abans, i pregunta directament si val la pena dedicar-hi tres dies.
9. El text legal o la normativa. Demana una explicació en un llenguatge adreçat a algú que no és jurista. Demana també una versió que entengués un noi de setze anys, sovint surt millor fins i tot per als adults.
10. Les sol·licituds contra l’anunci. Adjunta l’anunci de feina com a llista de criteris i les sol·licituds una per una, anonimitzades, i demana un sí o un no amb motiu. La decisió continua sent teva, però la base és homogènia.

Escriure i mantenir la teva pròpia veu

11. Deixa que revisi en lloc d’escriure. Escriu la resposta tu mateix i demana una avaluació del to. Sovint et dirà que el que has escrit està bé, i una cosa concreta que ho milloraria. Quan ho vam provar, ens va aconsellar afegir una frase que reconegués la frustració del destinatari, cosa que era encertada. La mateixa resposta acabava amb una referència a unes directrius que no vam poder trobar. Llegeix les referències amb la mateixa desconfiança que la resta.
12. Escurça-ho al setanta per cent. No perquè el text sigui dolent, sinó perquè es llegeixi. En la nostra prova, un text de 906 caràcters es va reduir a 601, amb les quatre dades conservades. Fes-ho costum en tot el que enviïs a més de cinc persones.
13. La resposta al correu enfadat. Enganxa el que has rebut i demana una resposta que calmi en lloc d’avivar. Llegeix-ho bé abans d’enviar: quan ho vam provar, l’esborrany prometia anul·lar una factura immediatament, tot i que expressament li havíem demanat que no prometés res que no sabéssim. El to era correcte, la promesa no era teva.
14. Canvia el to del tot. El mateix text com a formal, càlid, autoirònic. Veure el teu propi text en tres tons és la manera més ràpida de saber quin s’ajusta.
15. La rèplica a l’article d’opinió del diari local. Demana els arguments més forts en contra. No cal que els utilitzis tal qual, però sabràs on ets. Aquí l’avís és el més important: en la nostra prova, la resposta basava els seus arguments en un informe i un document intern que no existeixen. Els arguments eren útils, les xifres inventades. Utilitza el raonament, busca les xifres tu mateix.
16. La traducció que ha de durar. A Documents hi ha traducció de documents per a textos i presentacions. El format es manté, les taules i el disseny queden igual, i reps un fitxer llest per descarregar. Si el text ha de viure molt de temps imprès o a la web: que algú amb la llengua materna el revisi igualment.

Una cosa per recordar: tan bon punt publiques alguna cosa, són paraules teves. Això val independentment de qui o què hagi escrit el primer esborrany.

Especialistes: quan arriba la mateixa pregunta cada dia

Aquesta és la funció que canvia més les coses per a qui respon preguntes semblants una vegada i una altra. A la columna de l’esquerra, sota Especialistes, construeixes el teu propi expert donant-li una instrucció i algunes fonts en què recolzar-se. Tu tries si és només teu, es comparteix amb alguns companys o amb tota l’organització.

17. Qui respon les mateixes preguntes cada dia. Introdueix l’oferta, els preus i les normes com a fonts, i deixa que l’especialista escrigui la resposta. Ho vam provar amb un material de RRHH: l’especialista responia amb xifres i terminis exactes de les fonts, no de memòria.
18. El revisor contra la vostra identitat gràfica. Puja el manual de disseny com a font. Després adjunta un anunci i demana una revisió. Ho vam provar amb un anunci que incomplia quatre normes, i vam rebre les quatre amb la norma citada: el vermell prohibit, el logotip al racó equivocat, el color primari que faltava i el títol en majúscules. Allò que ningú té ganes de buscar cada vegada.
19. El revisor contra la normativa. El mateix principi amb les vostres normes de contractació o la vostra política mediambiental com a font. Llegeix tant la norma de la font com els colors i la composició de la imatge que adjuntes.
20. L’ajuda per a la incorporació. Apunta l’especialista cap al que ja teniu als vostres documents de RRHH, així respon al nou empleat sense que ningú hagi d’escriure un sol text nou. En la prova van tornar les xifres correctes: l’ajut per a salut, el marge de flexibilitat i els límits de saldo, extrets dels documents.
21. El to de la casa. Introdueix un parell de textos amb els quals esteu satisfets com a font i demana que escrigui en el mateix estil. Ara sona com vosaltres, no com un fulletó. En la nostra prova va recuperar el costum de reconèixer primer el desavantatge, que hi havia als textos d’exemple.

Una cosa que ens va sorprendre: les fonts es revisen ja en pujar-les. El nostre material de RRHH es va marcar com a sensible i, per tant, es va vincular a models europeus, mentre que els exemples de to van passar sense objeccions.

Reunions que no es mengen el dia

A Documents pujes l’àudio d’una reunió i reps un acta. El treball continua en segon pla, així que pots tancar la pestanya i anar a la següent reunió.

22. Ningú ha de fer de secretari. Qui normalment pren notes pot participar en la conversa, que sol ser qui més hi aporta. En la nostra prova, l’acta va extreure les decisions i els responsables correctes de l’àudio, i va escriure "no clar, no indicat a la transcripció" on faltaven dades en lloc d’inventar-les.
23. Decisions que no cauen entre cadira i cadira. Desa l’acta com a document, així és cercable per a tothom que el necessiti, en lloc de quedar-se en el bloc de notes d’algú.
24. L’acta es converteix en un document com els altres. Té historial de versions, un botó per aprovar amb paraules que indiquen que un humà ha revisat el contingut, i exportació a Word, PDF o PowerPoint.

Tasques que es fan soles

25. L’informe del matí. Estableix un ritme a la tasca, diàriament o cada divendres, així s’executa abans que arribis. El resultat queda com un document llest al flux quan entres, i el primer que veus és l’Escriptori que et diu què t’espera. El seguiment d’un tema, un resum setmanal els divendres, una recopilació el primer de mes.
26. Tasques amb control pas a pas. A El company IA descrius què vols que es faci. Reps un pla, i després Aprovar o Ometre per a cada pas abans que passi res. Pot cercar a la web, cercar al vostre propi material i crear un document amb el resultat. Si heu connectat el correu a Connexions, també pot llegir la teva agenda i la safata d’entrada, però només llegir: res no s’envia en nom teu i res no es reserva a les teves esquenes.
27. Recerca profunda. Tria Recerca profunda quan la pregunta és massa gran per a una resposta directa. Treballa mentre fas altres coses, els informes d’estat van arribant al fil, i el resultat torna amb bibliografia. En la nostra prova van sortir cinc fonts, una d’elles científica. Una limitació: les imatges que adjuntis no es llegeixen en aquest mode, guarda-les per a una pregunta normal.

Mirar les xifres amb ulls nous

Si adjuntes un full de càlcul o un csv, EuroWork et dona un resum de tot el fitxer: cada columna amb el seu rang de valors, els valors més freqüents i els extrems, més les primeres files en text clar. Això vol dir que pots preguntar per la forma del material directament, mentre que les quantitats exactes continuen sent quelcom que comproves amb la font.

28. Puja el fitxer i demana una anàlisi, sense guiar-la. Digues només quin rol tens, per exemple que el teu treball és promocionar cursos o mantenir baixos els costos de calefacció d’un parc immobiliari. Rebràs una explicació que no sabies que volies, i gairebé sempre dues o tres preguntes que val la pena aprofundir.
29. Demana-li que qüestioni la teva intuïció. "Crec que els clients grans demanen més. Veus res en aquest fitxer que ho contradigui?" Que et posin a prova la teva pròpia tesi val més que un resum.
30. Pregunta directament, amb les teves paraules. No cal que sàpigues terminologia tècnica. Totes les preguntes d’aquesta llista estan escrites en llenguatge quotidià, i totes van funcionar.

Això no és màgia, és ofici

Una cosa que sorprèn a molts: els que en treuen més profit de la IA no són els més tècnics. Són els més hàbils en la seva professió. El jurista fa les millors preguntes sobre contractes, l’economista detecta de seguida si una xifra és inversemblant, el tramitador reconeix una resposta que sona bé però és errònia. El teu coneixement professional val més, no menys, perquè és el que et fa saber què demanar i quan la resposta no serveix.

Dos hàbits fan més diferència que tots els trucs junts:

No esperis la resposta. Dona la tasca, ves a fer una altra cosa, torna. La recerca profunda i la transcripció de reunions estan fetes per a això, i totes dues continuen encara que tanquis la pestanya. Les tasques, en canvi, t’esperen: s’aturen a cada pas fins que l’aproves.

Llegeix les xifres amb desconfiança. El raonament i l’estructura són el punt fort. Les quantitats exactes, les dates i les referències són el punt feble, especialment quan la IA no té cap material en què recolzar-se. Si li dónes un document, les xifres surten bé, ho vam veure una vegada i una altra. Si li demanes xifres sense fonament, se les pot inventar amb tota seguretat a la veu.

I el que et fa atrevir-te

Tot l’anterior hauria estat incòmode si no sabessis on van a parar les dades. Per això, sota cada resposta a EuroWork s’indica quin model ha respost, en quin país s’ha processat i quant ha costat la resposta. L’opció per defecte són models europeus. El contingut no s’utilitza mai per entrenar cap model. Si tries Informació sensible, tot es queda a la UE independentment del que hagis demanat, i el contingut que no es pot processar es bloqueja abans d’enviar-se.

Això vol dir que pots utilitzar la llista anterior amb expedients reals, contractes reals i clients reals. No amb exemples inventats.

Comença amb tres

Tria tres coses d’aquí i fes-les aquesta setmana. Per exemple: fes una foto d’alguna cosa que et faci dubtar, adjunta el document més llarg que hagis rebut aquest mes i pregunta què et concerneix, i dona a El company IA una tasca amb el ritme "cada setmana".

D’aquí a dues setmanes no recordaràs com ho feies abans.