A cosa mi serve l'AI? Trenta risposte da giornate lavorative reali

La domanda più comune dopo una giornata di corso non riguarda mai il funzionamento della tecnologia. È questa: a cosa mi serve?

È una domanda ragionevole. Si sa che altri traggono vantaggio dall'AI, ma gli esempi che si sentono riguardano la scrittura di post per blog, e tu non scrivi post per blog. Gestisci pratiche, invii offerte, chiami clienti, tieni riunioni, leggi report che non hai avuto tempo di leggere.

Questa è una lista di cose che le persone fanno realmente. Nessuna di esse richiede che tu sappia qualcosa sull'AI. Ogni punto è stato testato in EuroWork prima di essere annotato qui, con materiale inventato ma realistico. Le risposte hanno richiesto tra i cinque e i quarantacinque secondi e sono costate tra i due e i quattordici centesimi ciascuna.

La fotocamera è il pulsante sottovalutato

Questo è l'esempio che di solito spinge le persone a prendere il telefono durante il corso.

Trovi un oggetto in una scatola nel magazzino. Non puoi cercarlo perché non sai come si chiama. Fotografalo, premi Allega un documento e chiedi di cosa si tratta e se può essere buttato. Lo stesso funziona per il pezzo di ricambio di cui nessuno conosce il numero, per un componente in un quadro elettrico e per quel cavo nella sala server.

Lo stesso approccio, più varianti:

1. La lavagna dopo la riunione. Fotografala e chiedi un piano di progetto comprensibile invece di ricopiare quindici frecce e un riquadro scarabocchiato.
2. Un vecchio documento con una calligrafia elaborata. Un certificato di matrimonio, un verbale degli anni Cinquanta, un appunto in un vecchio faldone. Chiedi una traduzione e che le parole incerte siano evidenziate, così sai dove concentrarti.
3. Il cartello, l'etichetta o il manuale in una lingua che non conosci. Fotografa e chiedi cosa c'è scritto.
4. Una pagina di report che hai fotografato con il telefono. Chiedi un riassunto della metà della lunghezza, così saprai in dieci secondi se vale la pena leggerlo tutto.

Sembra un giocattolo. Poi lo usi al lavoro ogni settimana.

Leggere ciò che nessuno ha tempo di leggere

Qui si trova il maggior vantaggio inespresso nella maggior parte delle organizzazioni. Non si tratta di scrivere più velocemente, ma di evitare di leggere tutto.

5. Il bilancio annuale o il rapporto semestrale che ti è stato inviato. Allegalo e specifica chi sei: cosa in questo documento mi riguarda, come dirigente scolastico? Come responsabile degli acquisti? Abbiamo provato come dirigente scolastico e abbiamo ottenuto prima la sezione sulla scuola, l'economia come impatto indiretto, e nulla sulla rete idrica.
6. Chiedile di argomentare contro se stessa. Prima: dammi le quattro ragioni più forti per procedere con questo. Poi: dammi le quattro ragioni più forti per lasciar perdere. Otterrai un quadro migliore in due minuti rispetto a un'ora di riflessione.
7. Due versioni dello stesso contratto. Allega entrambe e chiedi cosa le differenzia. Abbiamo provato con due bozze di un contratto di acquisto in cui una clausola sulla responsabilità del personale era stata rimossa e la garanzia ridotta da 24 a 12 mesi. Entrambe le modifiche sono state segnalate, con il loro significato pratico per l'acquirente. Questo tipo di clausola è esattamente ciò che l'occhio salta durante la lettura.
8. La richiesta di offerta rispetto ai vostri riferimenti. Allega la richiesta e una sintesi di ciò che avete vinto e consegnato in passato, e chiedi direttamente se vale la pena dedicarci tre giorni.
9. La legge o il regolamento. Chiedi una spiegazione in un linguaggio rivolto a chi non è un giurista. Chiedi pure una versione che un sedicenne capirebbe, spesso risulta la migliore anche per gli adulti.
10. Le candidature rispetto all'annuncio. Allega l'annuncio di lavoro come lista di criteri e le candidature una alla volta, anonimizzate, e chiedi un sì o no con motivazione. La decisione è ancora tua, ma la base è uniforme.

Scrivere e mantenere la propria voce

11. Falla revisionare invece di scrivere. Scrivi tu la risposta e chiedi una valutazione del tono. Spesso ti dirà che ciò che hai scritto va bene, e una cosa concreta che lo migliorerebbe. Quando abbiamo provato, ci è stato consigliato di aggiungere una frase che riconoscesse la frustrazione del destinatario, il che era corretto. La stessa risposta si concludeva con un riferimento a linee guida che non siamo riusciti a trovare. Leggi i riferimenti alle fonti con la stessa diffidenza di tutto il resto.
12. Accorcia al settanta percento. Non perché il testo sia scadente, ma perché venga letto. Nel nostro test, un testo di 906 caratteri è diventato di 601 caratteri, con tutte e quattro le informazioni di fatto conservate. Fanne un'abitudine per tutto ciò che invii a più di cinque persone.
13. La risposta all'email arrabbiata. Incolla ciò che hai ricevuto e chiedi una risposta che calmi invece di alimentare la tensione. Leggi attentamente prima di inviare: quando abbiamo provato, la bozza prometteva che una fattura sarebbe stata annullata immediatamente, nonostante avessimo espressamente chiesto di non promettere nulla che non sapessimo. Il tono era giusto, la promessa non era nostra da fare.
14. Cambia completamente tono. Lo stesso testo in versione formale, calorosa, autoironica. Vedere il proprio testo in tre toni diversi è il modo più rapido per capire quale si adatta meglio.
15. La replica all'articolo di dibattito sul giornale locale. Chiedi i più forti controargomenti. Non devi usarli così come sono, ma saprai dove ti trovi. Qui l'avvertimento è più importante di tutto: nel nostro test, la risposta ha costruito i suoi argomenti su una relazione e un documento interno che non esistono. Gli argomenti erano utili, i numeri erano inventati. Usa il ragionamento, recupera i numeri tu stesso.
16. La traduzione che deve reggere. Sotto Documenti trovi la traduzione di documenti per testi e presentazioni. La formattazione viene mantenuta, tabelle e layout rimangono intatti, e ricevi indietro un file pronto da scaricare. Se il testo deve durare a lungo in stampa o sul web: fallo comunque rivedere da un madrelingua.

Una cosa da ricordare: non appena pubblichi qualcosa, quelle sono le tue parole. Vale indipendentemente da chi o cosa ha scritto la prima bozza.

Assistenti: quando la stessa domanda arriva ogni giorno

Questa è la funzione che cambia di più per chi risponde a domande simili più e più volte. Sotto Assistenti costruisci un tuo esperto fornendogli un'istruzione e alcune fonti su cui basarsi.

17. Chi risponde alle stesse domande ogni giorno. Inserisci l'offerta, i prezzi e le regole come fonti, e lascia che l'assistente scriva la risposta. Abbiamo testato il principio con un materiale HR: l'assistente ha risposto con importi e orari esatti tratti dalle fonti, non dalla memoria.
18. Il revisore rispetto alla vostra identità visiva. Carica il manuale di design come fonte. Poi allega un annuncio e chiedi una revisione. Abbiamo testato con un annuncio che violava quattro regole, e abbiamo ricevuto indietro tutte e quattro con la regola citata: il colore rosso vietato, il logo nell'angolo sbagliato, il colore primario mancante e il titolo in maiuscolo. Cose che nessuno ha voglia di controllare ogni volta.
19. Il revisore rispetto al regolamento. Stesso principio con le vostre regole di appalto o la vostra politica ambientale come fonte. Legge sia la regola nella fonte sia i colori e la composizione nell'immagine che alleghi.
20. L'aiuto per l'inserimento. Punta l'assistente verso ciò che è già nei vostri documenti HR, così risponderà al neoassunto senza che nessuno scriva un nuovo testo. Nel test sono tornati i numeri corretti: il contributo per il benessere, il tetto di flessibilità e i limiti di saldo, presi dai documenti.
21. Il tono della casa. Inserisci un paio di testi di cui siete soddisfatti come fonte e chiedi che scriva nello stesso stile. Ora suona come voi, non come un opuscolo. Il nostro test ha restituito l'abitudine di riconoscere prima lo svantaggio, come nei testi di esempio.

Una cosa che ci ha sorpreso: le fonti vengono esaminate già al momento del caricamento. Il nostro materiale HR è stato segnalato come sensibile e quindi vincolato a modelli europei, mentre gli esempi di tono sono passati senza osservazioni.

Riunioni che non consumano la giornata

Sotto Documenti carichi l'audio di una riunione e ricevi indietro un verbale. Il lavoro continua in background, quindi puoi chiudere la scheda e andare alla riunione successiva.

22. Nessuno deve fare da segretario. Chi di solito prende appunti può partecipare alla conversazione, che di solito è chi ha più da contribuire. Nel nostro test, il verbale ha individuato correttamente le decisioni e il responsabile dal audio, e ha scritto "non chiaro, non indicato nella trascrizione" dove mancavano informazioni invece di inventare.
23. Decisioni che non cadono nel dimenticatoio. Salva il verbale come documento, così sarà ricercabile da chiunque ne abbia bisogno, invece di rimanere nel blocco note di qualcuno.
24. Il verbale diventa un documento come gli altri. Ha una cronologia delle versioni, un pulsante per approvare con la dicitura che un essere umano ha esaminato il contenuto, e l'esportazione in Word o PDF.

Compiti che si fanno da soli

25. Il rapporto mattutino. Sotto Pianificato imposti un compito ricorrente che viene eseguito prima del tuo arrivo. Il risultato ti aspetta come una Nuova conversazione con AI quando accedi. Il monitoraggio di un argomento, un riepilogo settimanale il venerdì, una sintesi il primo del mese.
26. Compiti con controllo passo dopo passo. Sotto Missioni descrivi cosa vuoi che venga fatto. Ricevi un piano, e poi Approva o Salta per ogni passaggio prima che accada qualcosa. Può cercare sul web, cercare nel vostro materiale e creare un documento con il risultato. Se avete collegato la posta elettronica sotto Connessioni, può anche leggere il tuo calendario e la tua casella di posta, ma solo leggere: nulla viene inviato a tuo nome e nulla viene prenotato alle tue spalle.
27. Ricerca approfondita. Scegli Ricerca approfondita quando la domanda è troppo grande per una risposta immediata. Continua a lavorare mentre fai altro, gli aggiornamenti arrivano nella conversazione, e il rapporto torna indietro con una bibliografia. Il nostro test ha fornito cinque fonti, di cui una scientifica. Una limitazione: le immagini che alleghi non vengono lette in questa modalità, conservale per una domanda normale.

Guardare i numeri con occhi nuovi

Se alleghi un foglio di calcolo o un file csv, EuroWork fornisce un riepilogo dell'intero file: ogni colonna con il suo intervallo di valori, i valori più comuni e gli estremi, più le prime righe in chiaro. Questo significa che puoi chiedere della forma del materiale direttamente, mentre gli importi esatti rimangono qualcosa che verifichi con la fonte.

28. Carica il file e chiedi un'analisi, senza guidare. Di' solo qual è il tuo ruolo, ad esempio che il tuo lavoro è promuovere i corsi o ridurre i costi di riscaldamento in un parco immobiliare. Riceverai indietro un'analisi che non sapevi di voler avere, e quasi sempre due o tre domande su cui vale la pena approfondire.
29. Chiedile di mettere in discussione il tuo istinto. "Penso che i clienti più grandi ordinino di più. Vedi qualcosa in questo file che contraddice questa idea?" Avere la propria tesi messa alla prova vale più di un riepilogo.
30. Chiedi direttamente, con le tue parole. Non è necessario conoscere termini tecnici. Tutte le domande di questa lista sono scritte in linguaggio quotidiano, e tutte hanno funzionato.

Questo non è magia, è artigianato

Una cosa che sorprende molti: coloro che traggono il massimo vantaggio dall'AI non sono i più tecnici. Sono i più abili nel loro mestiere. Il giurista pone le migliori domande sui contratti, l'economista riconosce subito se un numero è irragionevole, l'addetto alla gestione delle pratiche riconosce una risposta che suona giusta ma è sbagliata. La tua competenza professionale diventa più preziosa, non meno, perché è quella che ti fa sapere cosa chiedere e quando la risposta non è sufficiente.

Due abitudini fanno più differenza di tutti i trucchi messi insieme:

Non aspettare la risposta. Assegna il compito, vai a fare qualcos'altro, torna indietro. Ricerca approfondita e trascrizione delle riunioni sono progettate per questo, e continuano anche se chiudi la scheda. Le Missioni, al contrario, aspettano te: si fermano a ogni passaggio finché non lo approvi.

Leggi i numeri con diffidenza. Il ragionamento e la struttura sono il punto di forza. Importi esatti, date e riferimenti alle fonti sono il punto debole, specialmente quando l'AI non ha materiale su cui basarsi. Se le fornisci un documento, i numeri sono corretti, lo abbiamo visto più volte. Se le chiedi numeri a caso, può inventarli con assoluta sicurezza.

E ciò che ti fa osare

Tutto quanto sopra sarebbe stato sgradevole se non avessi saputo dove finiscono i dati. Per questo motivo, sotto ogni risposta in EuroWork è indicato quale modello ha risposto, in quale paese è stato elaborato e quanto è costata la risposta. L'impostazione predefinita è costituita da modelli europei. Il contenuto non viene mai utilizzato per addestrare alcun modello. Se scegli Informazioni sensibili, tutto rimane nell'UE indipendentemente da ciò che hai richiesto, e i contenuti che non possono essere elaborati vengono bloccati prima dell'invio.

Questo significa che puoi utilizzare l'elenco sopra su pratiche reali, contratti reali e clienti reali. Non su esempi inventati.

Inizia con tre

Scegli tre cose da qui e falle questa settimana. Ad esempio: fotografa qualcosa di cui ti chiedi, allega il documento più lungo che hai ricevuto questo mese e chiedi cosa ti riguarda, e imposta un rapporto mattutino sotto Pianificato.

Tra due settimane non ricorderai come facevi prima.